Outsourcing af virksomhedens økonomifunktion
En virksomhed behøver ikke nødvendigvis sin egen regnskabsafdeling for at have en professionel økonomifunktion.
Bogføring, betalingsoverblik, debitorer, kreditorer, moms, løn, månedsafslutning og økonomisk rapportering kan organiseres som en ekstern funktion, hvor virksomheden beholder kontrollen over økonomien uden selv at skulle håndtere alle de administrative processer.
Nordic Finans hjælper virksomheder med at outsource hele eller dele af økonomifunktionen og opbygger arbejdsdelingen efter virksomhedens størrelse, systemer og behov.
Hvad betyder outsourcing af økonomifunktionen?
Outsourcing af økonomifunktionen betyder, at økonomiopgaver, som ellers skulle håndteres internt, bliver varetaget eksternt.
Det kan være enkelte funktioner eller næsten hele den daglige økonomiadministration.
Virksomheden kan eksempelvis beholde fakturering og betalinger internt, mens bogføring, moms og afstemninger håndteres eksternt.
En anden virksomhed kan vælge at outsource størstedelen af økonomifunktionen og primært bruge sin tid på at godkende materiale og træffe beslutninger på baggrund af rapporteringen.
Outsourcing behøver derfor ikke være en alt-eller-intet-løsning.
Hvilke økonomiopgaver kan outsources?
En ekstern økonomifunktion kan sammensættes forskelligt fra virksomhed til virksomhed.
Det kan blandt andet omfatte:
- Løbende bogføring
- Bankafstemninger
- Kreditorstyring
- Debitoropfølgning
- Moms
- Lønadministration
- Månedsafslutning
- Balanceafstemninger
- Ledelsesrapportering
- Budgetter og forecasts
- Klargøring til årsafslutning
- Løbende økonomisk sparring
Det afgørende er at definere præcist, hvem der gør hvad og hvornår.
Outsource hele økonomifunktionen eller kun enkelte opgaver?
Begge modeller kan fungere.
En mindre virksomhed kan have behov for at outsource næsten alt administrativt økonomiarbejde.
En større virksomhed kan allerede have en økonomimedarbejder, men ønske hjælp til eksempelvis løn, månedsafslutning eller rapportering.
Det relevante spørgsmål er derfor ikke nødvendigvis:
“Skal vi outsource vores økonomi?”
Det er ofte:
“Hvilke dele af økonomifunktionen giver det mening, at vi selv bruger tid på?”
Den arbejdsdeling kan ændre sig i takt med virksomheden.
Hvornår giver outsourcing af økonomi mening?
Outsourcing bliver ofte relevant, når økonomifunktionen begynder at tage mere tid, end virksomheden ønsker at bruge internt.
Det kan eksempelvis være, når:
- Bogføringen konstant er bagud
- Direktøren selv håndterer økonomiadministration
- Virksomheden vokser hurtigt
- Der kommer flere medarbejdere
- Rapporteringen mangler
- Der opstår flere selskaber
- Økonomiprocesserne afhænger af én medarbejder
- Virksomheden overvejer at ansætte sin første økonomimedarbejder
I disse situationer kan en ekstern økonomifunktion være et alternativ til at opbygge hele funktionen internt.
Ekstern økonomifunktion eller intern medarbejder?
En intern økonomimedarbejder og en ekstern økonomifunktion er to forskellige måder at organisere virksomhedens økonomi på.
En intern medarbejder arbejder tæt på den daglige organisation og kan håndtere mange administrative opgaver.
Til gengæld medfører en ansættelse blandt andet løn, ferie, sygdom, oplæring og ledelse.
Ved outsourcing køber virksomheden i stedet adgang til en funktion uden nødvendigvis at opbygge hele kapaciteten selv.
Hvilken model der er bedst, afhænger af virksomhedens størrelse, kompleksitet og behov for daglig tilstedeværelse.
Hvornår bør man ansætte internt i stedet?
Outsourcing er ikke nødvendigvis den bedste løsning for alle virksomheder.
Når en virksomhed bliver stor nok til at have økonomiopgaver til en eller flere fuldtidsstillinger, kan det give mening at opbygge en intern økonomiafdeling.
Det kan også være relevant, hvis økonomifunktionen er meget tæt integreret i virksomhedens daglige operationer.
Selv i den situation kan dele af arbejdet fortsat ligge eksternt.
En virksomhed kan eksempelvis have en intern financial controller og samtidig outsource løn eller bestemte regnskabsopgaver.
Hvad koster en ekstern økonomifunktion?
Prisen afhænger af, hvor stor en del af funktionen virksomheden ønsker at outsource.
Transaktionsmængde, antal medarbejdere, antal selskaber, rapporteringsbehov og kompleksiteten i virksomhedens økonomi har betydning.
Der er derfor stor forskel på outsourcing for et mindre konsulentselskab og outsourcing for en virksomhed med 40 medarbejdere, lager og flere selskaber.
Den relevante sammenligning er ofte ikke alene prisen på bogføring.
Virksomheden bør sammenligne den samlede eksterne løsning med omkostningen og tidsforbruget ved at håndtere den samme økonomifunktion internt.
Hvad koster en intern økonomimedarbejder reelt?
Når outsourcing sammenlignes med en ansættelse, bør virksomheden se på mere end medarbejderens månedsløn.
Der kan også være omkostninger til pension, ferie, arbejdsplads, software, rekruttering, oplæring og ledelsestid.
Derudover opstår spørgsmålet om kapacitet.
Hvis virksomheden kun har behov for 15-20 timers økonomiarbejde om ugen, kan det være svært at udnytte en fuldtidsstilling effektivt.
En ekstern løsning kan derfor være særlig relevant i perioden mellem “ejeren gør det selv” og “vi har behov for en fuld økonomiafdeling”.
Outsourcing når virksomheden vokser
Vækst gør økonomifunktionen mere krævende.
100 fakturaer bliver til 500.
Tre medarbejdere bliver til 20.
Én bankkonto bliver til flere konti og betalingsløsninger.
Virksomheden får måske lager, finansiering eller nye selskaber.
Hvis økonomifunktionen ikke udvikler sig samtidig, kan regnskabet begynde at halte bagefter.
En outsourcet løsning kan skaleres i takt med transaktionsmængden og virksomhedens behov.
Fra bogholderi til økonomifunktion
Der er forskel på at få bogført bilag og at have en økonomifunktion.
Bogføringen registrerer det, der allerede er sket.
En økonomifunktion skal også sørge for, at økonomien løbende bliver afstemt, afsluttet og gjort anvendelig.
Det betyder eksempelvis, at ledelsen ikke kun skal kunne se omsætningen.
Den skal også kunne forstå udviklingen i resultat, likviditet, debitorer, omkostninger og andre relevante nøgletal.
Outsourcing kan derfor udvikle sig fra simpel bogføring til en bredere økonomifunktion.
Outsourcing af bogføring
Bogføring er ofte den første økonomiopgave, virksomheder vælger at outsource.
Virksomheden leverer eller integrerer det nødvendige materiale, hvorefter transaktionerne behandles og bogføres.
Men outsourcing af bogføringen fungerer bedst, når der samtidig er klare procedurer for bilag, bank, fakturaer og godkendelser.
Målet bør ikke alene være at få bilag registreret.
Målet bør være at skabe en proces, hvor regnskabet kan holdes aktuelt og afstemt.
Outsourcing af kreditorstyring
Når virksomheden vokser, kan leverandørfakturaer hurtigt blive en administrativ belastning.
Fakturaerne skal modtages, registreres, godkendes og indgå korrekt i regnskabet.
En god kreditorproces gør det samtidig muligt at se, hvilke betalinger virksomheden har foran sig.
Det giver både bedre administration og bedre likviditetsoverblik.
Virksomheden kan fortsat beholde den endelige kontrol over betalingerne, selv om den administrative behandling outsources.
Outsourcing af debitoropfølgning
Omsætning er ikke det samme som penge på bankkontoen.
Hvis kunder betaler for sent, kan en virksomhed med høj omsætning stadig få likviditetsproblemer.
Derfor kan debitorstyring være en vigtig del af økonomifunktionen.
Det handler blandt andet om at have overblik over åbne fakturaer og identificere forfaldne tilgodehavender.
For virksomheder med mange erhvervskunder kan en struktureret debitorproces få stor betydning for arbejdskapitalen.
Outsourcing af lønadministration
Løn kan outsources uafhængigt af resten af økonomifunktionen eller indgå som en samlet del af løsningen.
Det kan være relevant for virksomheder, der ønsker at beholde bogføringen internt, men ikke ønsker selv at håndtere lønkørsler og den løbende lønadministration.
Nordic Finans har en separat serviceside om Lønadministration, hvor selve lønprocessen behandles mere detaljeret.
Moms som en del af den eksterne økonomifunktion
Moms bør ikke være en isoleret aktivitet, der først behandles umiddelbart før indberetningsfristen.
Momsoplysningerne kommer fra virksomhedens løbende bogføring.
Når regnskabet bliver vedligeholdt og afstemt gennem perioden, skabes et bedre grundlag for momsbehandlingen.
Det reducerer samtidig behovet for at rydde op i flere måneders transaktioner umiddelbart før en frist.
Månedsafslutning
Hvis ledelsen skal bruge regnskabet aktivt, er det ikke nok, at bogføringen er nogenlunde opdateret.
Perioden skal også afsluttes.
Det kan blandt andet indebære bankafstemning, kontrol af debitorer og kreditorer, gennemgang af balanceposter og relevante periodiseringer.
Herefter kan virksomheden få et mere pålideligt billede af månedens økonomiske udvikling.
En fast månedsafslutning kan derfor være en central del af en outsourcet økonomifunktion.
Ledelsesrapportering efter månedsafslutningen
Når tallene er klar, skal de kunne bruges.
En rapport kan eksempelvis vise udviklingen i:
- Omsætning
- Bruttofortjeneste
- Personaleomkostninger
- Resultat
- Likviditet
- Debitorer
- Budget kontra realiseret
Rapporteringen bør tilpasses virksomheden.
En webshop har ikke nødvendigvis behov for de samme nøgletal som et konsulenthus eller en håndværksvirksomhed.
Outsourcing og CFO services er ikke det samme
En outsourcet økonomifunktion fokuserer primært på at få virksomhedens økonomiprocesser til at fungere.
CFO services ligger typisk tættere på den strategiske anvendelse af tallene.
Her kan fokus eksempelvis være budgettering, forecasts, finansiering, scenarieanalyser og ledelsessparring.
De to områder kan arbejde sammen.
Først skal tallene være pålidelige.
Derefter kan de bruges til at træffe bedre beslutninger.
Nordic Finans har derfor en separat serviceside om CFO services.
Hvem har ansvaret, når økonomifunktionen outsources?
Outsourcing betyder ikke, at virksomhedens ledelse stopper med at have ansvar for virksomhedens økonomi.
Derfor skal arbejdsdelingen være tydelig.
Det bør eksempelvis være klart:
Hvem sender materialet?
Hvem godkender leverandørfakturaer?
Hvem foretager betalingerne?
Hvornår skal lønoplysninger afleveres?
Hvornår afsluttes måneden?
Hvem følger op på manglende dokumentation?
En velfungerende outsourcingmodel kræver klare processer på begge sider.
Hvordan foregår overgangen til en ekstern økonomifunktion?
En god overgang begynder med at kortlægge den nuværende proces.
Hvilket økonomisystem bruges?
Hvordan modtages bilag?
Hvem fakturerer kunderne?
Hvordan godkendes leverandørfakturaer?
Hvordan håndteres løn?
Hvornår indberettes moms?
Hvilke rapporter bruger ledelsen?
Når den eksisterende proces er kortlagt, kan opgaverne fordeles og en ny arbejdsgang etableres.
Skal virksomheden skifte økonomisystem?
Ikke nødvendigvis.
Hvis virksomhedens eksisterende system understøtter de nødvendige arbejdsgange, kan det ofte fortsætte.
Det vigtigste er, at der kan etableres en effektiv proces omkring bilag, bogføring, bank, fakturering og rapportering.
Hvis virksomhedens systemer derimod skaber meget manuelt arbejde eller begrænser økonomifunktionen, kan det være relevant at vurdere en anden opsætning.
Teknologien skal understøtte processen – ikke omvendt.
Kan en ekstern økonomifunktion arbejde sammen med virksomhedens medarbejdere?
Ja.
Outsourcing betyder ikke, at hele virksomhedens interne økonomiarbejde skal forsvinde.
En medarbejder kan eksempelvis stå for fakturering og leverandørgodkendelser, mens den eksterne økonomifunktion håndterer bogføring, afstemninger og månedsafslutning.
I andre virksomheder kan en intern controller arbejde sammen med ekstern bogføring og CFO-rådgivning.
En hybridmodel kan derfor være den mest effektive løsning.
Outsourcing for virksomheder med flere selskaber
Når en ejer har flere selskaber, bliver en ensartet økonomiproces endnu vigtigere.
Holding, driftsselskaber og øvrige aktiviteter skal have separate regnskaber, samtidig med at transaktioner mellem selskaberne skal kunne afstemmes.
Hvis selskaberne anvender forskellige processer og kontoplaner uden et klart system, bliver rapporteringen hurtigt uoverskuelig.
En ekstern økonomifunktion kan skabe en mere ensartet struktur på tværs af selskaberne.
Outsourcing reducerer personafhængighed
I mange mindre og mellemstore virksomheder ligger en stor del af økonomifunktionen hos én person.
Hvis denne medarbejder er syg, holder ferie eller stopper, kan vigtige processer blive forsinket.
Det kan eksempelvis påvirke bogføring, løn, betalinger eller rapportering.
En struktureret ekstern økonomifunktion kan mindske denne personafhængighed ved at gøre processerne mere dokumenterede og mindre bundet til én enkelt medarbejder.
Kan man outsource økonomifunktionen midt i regnskabsåret?
Ja.
Virksomheden behøver ikke vente til 1. januar eller begyndelsen af et nyt regnskabsår.
Ved overtagelsen gennemgås den eksisterende økonomifunktion og bogføring.
Hvis der findes uafstemte konti eller manglende materiale, skal det identificeres, så der kan fastlægges et klart udgangspunkt.
Herefter kan den nye arbejdsgang implementeres.
Hvornår er virksomheden vokset fra simpel bogføring?
Et typisk tegn er, at ledelsen begynder at stille spørgsmål, som bogføringen alene ikke kan besvare hurtigt.
Hvorfor faldt marginen denne måned?
Hvor meget likviditet har vi om tre måneder?
Hvilke kunder skylder os mest?
Hvorfor stiger personaleomkostningerne hurtigere end omsætningen?
Kan vi ansætte tre medarbejdere mere?
Når denne type spørgsmål bliver en fast del af ledelsen, har virksomheden ofte behov for en egentlig økonomifunktion frem for alene løbende bogføring.
En økonomifunktion der kan vokse med virksomheden
Behovet for økonomiadministration ændrer sig markant fra virksomhedens første år til en organisation med mange medarbejdere og millioner i omsætning.
I begyndelsen handler det måske primært om bogføring og moms.
Senere kommer løn, månedsafslutning, rapportering, budgetter, likviditetsstyring og flere selskaber.
Outsourcing gør det muligt at bygge økonomifunktionen op i takt med behovet frem for nødvendigvis at etablere hele organisationen fra første dag.
Nordic Finans kan fungere som virksomhedens eksterne økonomifunktion med en arbejdsdeling, der tilpasses virksomhedens størrelse, kompleksitet og udvikling.
Ofte stillede spørgsmål om outsourcing af økonomifunktionen
- Hvad betyder outsourcing af økonomifunktionen?
Det betyder, at virksomheden lader en ekstern økonomipartner håndtere hele eller dele af de økonomiopgaver, som ellers skulle udføres internt.
- Hvilke økonomiopgaver kan outsources?
Det kan blandt andet være bogføring, afstemninger, kreditorer, debitorer, moms, løn, månedsafslutning og økonomisk rapportering.
- Skal hele økonomifunktionen outsources?
Nej. Virksomheden kan outsource enkelte funktioner og beholde andre internt. Arbejdsdelingen kan tilpasses virksomhedens behov.
- Er outsourcing billigere end en økonomimedarbejder?
Det afhænger af virksomhedens behov og arbejdsomfang. For virksomheder, der endnu ikke har behov for en fuldtids økonomimedarbejder, kan outsourcing være et alternativ til at opbygge funktionen internt.
- Kan vi beholde vores nuværende økonomisystem?
Ofte ja. Det afhænger af systemet og de processer, der skal etableres.
- Kan Nordic Finans overtage en eksisterende økonomifunktion?
Ja. Den nuværende bogføring, systemopsætning og arbejdsdeling kan gennemgås, hvorefter de aftalte funktioner kan overtages.
- Kan vi outsource økonomifunktionen midt i året?
Ja. Overgangen kan gennemføres i løbet af regnskabsåret, når det eksisterende regnskabsgrundlag og arbejdsdelingen er blevet kortlagt.
- Kan vi senere tage økonomifunktionen hjem igen?
Ja. En ekstern økonomifunktion behøver ikke være virksomhedens permanente organisationsmodel. Behovet kan ændre sig, når virksomheden vokser og opbygger en større intern organisation.
