Regnskab til virksomheder

Et virksomhedsregnskab er den samlede registrering og opgørelse af virksomhedens økonomiske aktiviteter.

Regnskabet viser blandt andet virksomhedens indtægter, omkostninger, aktiver, gæld og egenkapital.

Grundlaget skabes gennem den løbende bogføring.

Når virksomheden sælger til en kunde, modtager en leverandørfaktura, betaler løn eller køber et aktiv, skal transaktionen indgå korrekt i regnskabet.

På den måde bliver de mange enkelte transaktioner samlet til et økonomisk billede af virksomheden.

Et regnskab består af flere forskellige dele.

Resultatopgørelsen viser virksomhedens økonomiske aktivitet over en periode, mens balancen viser virksomhedens aktiver, gæld og egenkapital på et bestemt tidspunkt.

Bag disse opgørelser ligger virksomhedens bogføring og dokumentation.

Det er derfor kvaliteten af den løbende bogføring, der i høj grad afgør kvaliteten af det samlede regnskab.

Resultatopgørelsen viser virksomhedens indtægter og omkostninger over en bestemt periode.

Den kan blandt andet vise:

• Omsætning
• Vareforbrug
• Bruttofortjeneste
• Personaleomkostninger
• Andre eksterne omkostninger
• Afskrivninger
• Finansielle poster
• Periodens resultat

Resultatopgørelsen gør det dermed muligt at se, hvordan virksomhedens indtjening udvikler sig.

Men det er ofte endnu mere værdifuldt at forstå, hvorfor resultatet ændrer sig.

Balancen viser virksomhedens økonomiske position på et bestemt tidspunkt.

Her kan blandt andet fremgå bankindestående, debitorer, lager, driftsmidler, gæld, kreditorer og egenkapital.

Hvis resultatopgørelsen fortæller, hvordan virksomheden har præsteret over en periode, fortæller balancen mere om, hvordan virksomheden økonomisk står på selve balancedagen.

Derfor bør resultatopgørelsen og balancen altid ses i sammenhæng.

Et retvisende regnskab kræver et ordentligt bogføringsgrundlag.

Hvis transaktioner mangler, bilag er registreret forkert, eller bankkonti ikke bliver afstemt, vil fejlene også påvirke virksomhedens økonomiske rapportering.

Derfor bør bogføringen foretages løbende og kontrolleres gennem afstemninger.

Jo længere virksomheden venter med at rette fejl, desto vanskeligere kan det være at finde forklaringen senere.

Hvor ofte virksomheden bør opdatere regnskabet afhænger blandt andet af virksomhedens størrelse og behov.

Hvis regnskabet alene opdateres få gange om året, kan det være svært at bruge tallene aktivt.

En virksomhed, der vokser hurtigt eller har mange transaktioner, kan have behov for et langt mere aktuelt økonomisk billede.

Når bogføringen holdes løbende opdateret, kan ledelsen følge udviklingen i stedet for først at opdage ændringer flere måneder senere.

Bankafstemning er en central del af et korrekt regnskab.

Det betyder, at virksomhedens bogføring sammenholdes med bevægelserne på bankkontoen.

Hvis banken viser en betaling, som ikke findes i regnskabet, skal forskellen undersøges.

Det samme gælder, hvis noget er bogført, men ikke kan genfindes på banken.

En afstemt bank er derfor en vigtig kontrol af, om virksomhedens transaktioner er registreret korrekt og fuldstændigt.

Det er ikke kun banken, der skal stemme.

Virksomhedens øvrige balancekonti bør også kunne dokumenteres og forklares.

Det kan eksempelvis være:

• Debitorer
• Kreditorer
• Moms
• Lønrelaterede poster
• Mellemregninger
• Lån
• Anlægsaktiver
• Andre tilgodehavender og gældsposter

Hvis en saldo står i balancen år efter år uden at kunne forklares, kan det være tegn på, at noget bør undersøges.

Løbende balanceafstemning gør derfor årsafslutningen væsentligt mere overskuelig.

Når virksomheden sender en faktura med betalingsfrist, opstår der typisk et tilgodehavende hos kunden.

Disse tilgodehavender indgår som debitorer i regnskabet, indtil kunden betaler.

Et højt debitorbeløb er ikke nødvendigvis positivt.

Det kan betyde, at virksomheden har faktureret meget, men endnu ikke har modtaget pengene.

Derfor bør debitorer både ses som en regnskabspost og som en del af virksomhedens likviditetsstyring.

Kreditorer viser typisk de leverandørfakturaer, som virksomheden har modtaget, men endnu ikke betalt.

Det er vigtigt, at leverandørfakturaerne registreres i den korrekte periode.

Ellers kan virksomhedens resultat se bedre eller dårligere ud, end det reelt er.

Et opdateret kreditoroverblik hjælper samtidig virksomheden med at forstå sine kommende betalinger.

Momsindberetningen bygger på virksomhedens bogføring.

Hvis køb eller salg er registreret forkert, kan det derfor påvirke den moms, virksomheden indberetter.

Inden en momsperiode afsluttes, bør de relevante konti være bogført og afstemt.

Det giver et bedre grundlag for momsindberetningen og reducerer behovet for efterfølgende rettelser.

Nordic Finans kan håndtere moms som en integreret del af virksomhedens løbende regnskab.

Løn er for mange virksomheder en af de største omkostninger.

Efter en lønkørsel skal lønoplysningerne også indgå korrekt i regnskabet.

Det gælder blandt andet lønomkostninger og relevante lønrelaterede balanceposter.

Hvis Nordic Finans håndterer både regnskab og lønadministration, kan lønnen indgå direkte i den samlede økonomiproces.

En betaling på bankkontoen fortæller ikke altid, hvilken periode en indtægt eller omkostning vedrører.

En virksomhed kan eksempelvis betale en forsikring for et helt år på én gang.

Hvis regnskabet skal vise udviklingen måned for måned, kan udgiften derfor skulle fordeles over den periode, den vedrører.

Det samme princip kan være relevant for indtægter.

Periodisering giver et mere præcist billede af virksomhedens økonomiske aktivitet i den enkelte periode.

Når virksomheden køber større aktiver, bliver købet ikke nødvendigvis behandlet som en almindelig omkostning på én gang.

Det kan eksempelvis være maskiner, biler, inventar eller andet udstyr, som virksomheden forventer at anvende over flere år.

Sådanne aktiver kan indgå i balancen og blive afskrevet over deres økonomiske levetid.

Derfor er det vigtigt at skelne mellem almindelige driftsomkostninger og investeringer i aktiver.

Et ApS har en række løbende bogførings- og regnskabsmæssige forpligtelser.

Selskabets økonomi skal samtidig holdes adskilt fra ejerens private økonomi.

Det betyder blandt andet, at private betalinger og selskabets udgifter ikke bare bør blandes sammen.

Et struktureret regnskab gør det lettere at dokumentere selskabets transaktioner og skabe et korrekt grundlag for årsafslutningen.

Et holdingselskab kan have langt færre transaktioner end et aktivt driftsselskab, men det betyder ikke, at regnskabet kan ignoreres.

Der kan blandt andet være kapitalandele, bankbevægelser, udbytte, mellemregninger, investeringer og andre selskabsrelaterede poster.

Hvis holdingselskabet ejer et driftsselskab, er det samtidig vigtigt, at økonomiske bevægelser mellem selskaberne bliver registreret korrekt begge steder.

Virksomhedsejere med flere selskaber har behov for at holde økonomien i hver juridisk enhed adskilt.

Hvert selskab har sit eget regnskab.

Samtidig kan ejeren have behov for et samlet økonomisk overblik.

Nordic Finans kan strukturere regnskabsarbejdet på tværs af flere selskaber, så der skabes ensartede processer og bedre overblik over økonomien i den samlede selskabsstruktur.

Bogføring er den løbende registrering af virksomhedens økonomiske transaktioner.

Regnskab er et bredere begreb og omfatter blandt andet den samlede behandling, afstemning og præsentation af virksomhedens økonomiske oplysninger.

Bogføringen er derfor fundamentet.

Hvis den løbende bogføring ikke er korrekt, bliver det efterfølgende regnskab heller ikke korrekt.

Det løbende regnskab viser virksomhedens økonomi gennem året.

Årsregnskabet samler og afslutter regnskabsåret.

En virksomhed kan derfor godt have løbende bogføring og månedlige økonomirapporter samtidig med, at der én gang årligt udarbejdes et årsregnskab.

Jo bedre det løbende regnskab er vedligeholdt, desto mere effektiv bliver årsafslutningen typisk.

Når regnskabsåret slutter, skal virksomhedens bogføring afsluttes og de relevante poster gennemgås.

Det kan blandt andet omfatte afstemning af bank, debitorer, kreditorer, moms, løn, mellemregninger, anlægsaktiver og øvrige balanceposter.

Der kan også være behov for periodiseringer og andre afslutningsposteringer.

Hvis disse områder allerede er blevet vedligeholdt gennem året, bliver årsafslutningen væsentligt mere overskuelig.

Et opdateret regnskab kan bruges til mere end indberetninger og årsafslutning.

Det kan også bruges til løbende økonomirapportering.

Ledelsen kan eksempelvis følge:

• Omsætning
• Bruttofortjeneste
• Personaleomkostninger
• Resultat
• Likviditet
• Debitorer
• Udviklingen i centrale omkostninger

Det gør regnskabet til et værktøj for ledelsen frem for alene en administrativ forpligtelse.

Et godt regnskab kan hjælpe med at besvare langt mere end spørgsmålet om, hvorvidt virksomheden har overskud.

Det kan eksempelvis vise:

Vokser omsætningen?

Udvikler omkostningerne sig hurtigere end indtægterne?

Hvor meget skylder kunderne virksomheden?

Hvor meget gæld har virksomheden?

Hvor bliver pengene bundet?

Hvordan udvikler indtjeningen sig?

Når tallene analyseres løbende, kan virksomheden reagere tidligere på ændringer.

En virksomhed kan have overskud uden at have mange penge på bankkontoen.

Hvis kunder endnu ikke har betalt deres fakturaer, eller virksomheden har bundet kapital i lager og investeringer, kan resultat og likviditet udvikle sig meget forskelligt.

Derfor bør virksomhedsejeren ikke alene bruge bankkontoen som mål for, hvordan virksomheden klarer sig.

Regnskabet giver et bredere billede af økonomien.

Outsourcing kan være relevant, når virksomhedsejeren bruger for meget tid på bogføring og administration, eller når virksomheden er blevet så kompleks, at der er behov for en mere struktureret økonomifunktion.

Det kan også være relevant, hvis regnskabet konstant er bagud.

Jo større virksomheden bliver, desto større værdi kan der være i at have aktuelle økonomiske oplysninger til rådighed.

Nordic Finans kan håndtere hele eller dele af virksomhedens regnskabsfunktion.

Ja.

Et skifte behøver ikke vente til næste regnskabsår.

Den eksisterende bogføring kan gennemgås, relevante saldi kan afstemmes, og de aftalte regnskabsopgaver kan derefter overtages.

Hvis der er fejl eller uafklarede poster i det eksisterende regnskab, kan disse identificeres som en del af overgangen.

Prisen afhænger af virksomhedens størrelse, transaktionsmængde og kompleksitet.

En mindre virksomhed med få månedlige bilag har et andet behov end en virksomhed med medarbejdere, flere selskaber, lager, mange bankbevægelser eller forskellige betalingsløsninger.

Det har også betydning, om Nordic Finans skal håndtere enkelte regnskabsopgaver eller fungere som virksomhedens samlede eksterne økonomifunktion.

Løsningen bør derfor tilpasses den konkrete virksomhed.

Regnskabet dokumenterer virksomhedens økonomi, men det kan samtidig bruges til at styre virksomheden.

Når bogføring og afstemninger er opdaterede, kan virksomhedsejeren følge udviklingen i omsætning, omkostninger, resultat, gæld, tilgodehavender og likviditet.

Nordic Finans hjælper virksomheder med at skabe et regnskab, der både fungerer som fundament for virksomhedens regnskabsmæssige forpligtelser og som et løbende økonomisk overblik.