Regnskab og økonomistyring for konsulenthuse

Et konsulenthus sælger i høj grad viden og tid.

Derfor kan to virksomheder med samme omsætning have vidt forskellig indtjening.

Hvis medarbejdernes faktureringsgrad er lav, projekterne bruger flere timer end forventet, eller timepriserne ikke følger virksomhedens omkostninger, kan marginen hurtigt blive presset.

Regnskabet bør derfor kunne bruges til mere end at se den samlede omsætning.

Det bør hjælpe ledelsen med at forstå sammenhængen mellem omsætning, medarbejderomkostninger, kapacitet og indtjening.

Konsulentvirksomheder har ofte færre varekøb end traditionelle handelsvirksomheder, men det betyder ikke nødvendigvis, at økonomien er enkel.

Kundeaftaler kan løbe over længere perioder, medarbejdere kan arbejde på forskellige projekter, og faktureringen kan ske efter timer, faste projektpriser eller løbende abonnementsaftaler.

Nordic Finans kan håndtere den daglige bogføring, bankafstemninger, kreditorer, debitorer, periodiseringer og øvrige relevante balanceposter.

Bogføringen kan samtidig struktureres efter virksomhedens aktiviteter, så tallene bliver mere anvendelige for ledelsen.

En medarbejder arbejder måske 160 timer på en måned, men alle timer kan sjældent faktureres til kunder.

Tid bruges også på salg, administration, interne møder, uddannelse og andre aktiviteter.

Derfor kan faktureringsgraden være et vigtigt nøgletal i et konsulenthus.

Hvis virksomheden har mange medarbejdere, men en relativt lille del af deres tid bliver faktureret, kan lønomkostningerne hurtigt blive for høje i forhold til omsætningen.

Ved at kombinere tidsregistrering med økonomisk rapportering kan ledelsen få et mere præcist billede af, hvordan virksomhedens kapacitet bliver anvendt.

En stor kunde er ikke nødvendigvis en god kunde.

Hvis kunden kræver mange ekstra timer, hyppige ændringer eller betydelig intern administration, kan den reelle indtjening være lavere end forventet.

Derfor kan det være relevant at se på økonomien på kunde- eller projektniveau.

Hvor datagrundlaget tillader det, kan Nordic Finans hjælpe med at strukturere økonomirapporteringen, så ledelsen bedre kan vurdere, hvor omsætningen og omkostningerne opstår.

Det kan give et bedre grundlag for både prisforhandlinger og prioritering af kunder.

Konsulenthuse kan fakturere på flere forskellige måder.

Ved timeafregning afhænger omsætningen direkte af de registrerede og fakturerbare timer.

Ved fastprisprojekter ligger en større del af risikoen hos konsulenthuset.

Hvis et projekt eksempelvis er solgt til 150.000 kr., men kræver væsentligt flere medarbejdertimer end budgetteret, falder projektets indtjening, selvom kunden betaler den aftalte pris.

Derfor bør fastprisprojekter følges løbende og ikke først vurderes, når projektet er afsluttet.

Projektregnskab kan bruges til at sammenholde den forventede økonomi med det faktiske forløb.

Ledelsen kan eksempelvis følge projektets omsætning, registrerede timer, medarbejderomkostninger og øvrige direkte omkostninger.

Det gør det lettere at opdage projekter, der bruger flere ressourcer end planlagt.

Erfaringerne kan derefter bruges, når fremtidige tilbud skal prissættes.

På den måde bliver regnskabsdata også et værktøj til at forbedre virksomhedens tilbud og priser.

En timepris bør ikke kun fastsættes ud fra konkurrenternes priser.

Virksomheden skal også kunne dække medarbejderens løn, ferie, pension, administration, kontor, software, salgstid og andre indirekte omkostninger.

Derudover skal der være plads til virksomhedens ønskede overskud.

Hvis virksomheden kender sine omkostninger og medarbejdernes faktureringsgrad, bliver det lettere at vurdere, hvilken gennemsnitlig pris der er nødvendig for at skabe den ønskede indtjening.

Nordic Finans kan hjælpe med økonomiske beregninger og rapportering, der giver et bedre grundlag for prissætningen.

I mange konsulentvirksomheder udgør løn langt størstedelen af virksomhedens omkostninger.

Det betyder, at selv relativt små ændringer i bemanding kan have stor betydning for resultatet.

Nordic Finans kan håndtere lønadministrationen og samtidig lade personaleomkostninger indgå i den løbende økonomirapportering.

Dermed kan ledelsen følge, hvordan lønomkostningerne udvikler sig i forhold til omsætning og budget.

Det er et spørgsmål, mange vækstvirksomheder møder.

For få medarbejdere kan betyde, at virksomheden siger nej til opgaver.

For mange medarbejdere kan skabe en betydelig fast omkostning, hvis ordrebogen efterfølgende bliver mindre.

Inden en ansættelse kan man derfor beregne, hvor meget ekstra omsætning medarbejderen forventes at skabe, og hvor høj faktureringsgrad der skal opnås.

Et budget kan dermed bruges til at vurdere konsekvensen, før virksomheden påtager sig den nye faste omkostning.

Et konsulenthus kan vise et flot overskud og stadig opleve pres på bankkontoen.

Det kan eksempelvis ske, hvis medarbejdernes løn betales hver måned, mens større kunder først betaler fakturaerne efter længere betalingsfrister.

Derfor er debitorstyring og likviditetsplanlægning vigtige dele af økonomistyringen.

En likviditetsprognose kan vise, hvornår virksomheden forventer at modtage og betale penge og dermed give ledelsen mulighed for at reagere tidligere.

Et traditionelt årsbudget kan hurtigt blive forældet i en virksomhed, hvor medarbejderantal og kundeportefølje ændrer sig gennem året.

Derfor kan det være relevant løbende at opdatere forventningerne.

Et forecast kan eksempelvis tage højde for den aktuelle pipeline, eksisterende kundeaftaler, forventet bemanding og virksomhedens omkostningsbase.

Nordic Finans kan hjælpe med budgettering og løbende økonomisk opfølgning, så ledelsen ikke alene styrer efter et budget, der blev lavet mange måneder tidligere.

Ved årsafslutningen skal virksomhedens bogføring og balance gennemgås.

For et konsulenthus kan der blandt andet være behov for at vurdere fakturerede og ikke-fakturerede indtægter, periodiseringer, debitorer, løn, skattemæssige forhold og øvrige aktiver og forpligtelser.

Nordic Finans kan hjælpe med den løbende bogføring, afstemninger og udarbejdelsen af årsregnskabet.

Prisen afhænger af, hvor omfattende virksomhedens økonomifunktion er.

Et mindre konsulenthus kan primært have behov for bogføring, løn og årsregnskab.

Et større konsulenthus kan derudover have behov for projektøkonomi, månedlig ledelsesrapportering, budgetter, forecasts og mere omfattende økonomistyring.

Nordic Finans gennemgår virksomhedens nuværende setup og giver derefter et konkret tilbud på de opgaver, der skal håndteres.

Når et konsulenthus vokser, kan behovet udvikle sig fra simpel bogføring til en egentlig økonomifunktion.

Ledelsen får brug for hurtigere rapportering, budgetter, analyser og økonomiske beregninger.

Det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden skal opbygge en fuld økonomiafdeling internt.

Nordic Finans kan varetage en større del af økonomifunktionen og tilpasse omfanget, efterhånden som virksomheden udvikler sig.

Et konsulenthus bør ikke kun vide, hvor meget der bliver faktureret.

Ledelsen bør også kunne se, hvad medarbejderne, projekterne og kunderne betyder for virksomhedens samlede indtjening.

Nordic Finans kan samle bogføring, løn, projektøkonomi, budgettering, rapportering og årsregnskab i en økonomifunktion, der kan udvikle sig sammen med virksomheden.