Opstilling af regnskab og årsregnskab

Opstilling af regnskab betyder, at virksomhedens regnskabsmateriale bearbejdes og opstilles i den relevante regnskabsmæssige form.

Grundlaget kommer fra virksomhedens bogføring.

Inden regnskabet kan færdiggøres, skal det vurderes, om bogføringen og de væsentlige balanceposter er klar til årsafslutning.

Derfor hænger kvaliteten af regnskabsopstillingen tæt sammen med kvaliteten af det materiale, virksomheden har registreret gennem året.

Begreberne hænger tæt sammen, men beskriver ikke helt det samme.

Årsregnskabet er det færdige regnskab for virksomhedens regnskabsår.

Opstillingen beskriver arbejdet med at få virksomhedens regnskabsmateriale bearbejdet og præsenteret som et færdigt regnskab.

For virksomhedsejeren er det ofte den proces, der omdanner årets løbende bogføring til et samlet billede af virksomhedens økonomi.

Indholdet afhænger blandt andet af virksomhedsformen og de regler, virksomheden er omfattet af.

Centrale elementer er typisk resultatopgørelsen og balancen.

Resultatopgørelsen viser virksomhedens indtægter og omkostninger gennem regnskabsåret.

Balancen viser virksomhedens aktiver, gæld og egenkapital på balancedagen.

Afhængigt af virksomheden kan årsregnskabet desuden indeholde noter og andre relevante regnskabsoplysninger.

Bogføringen er råmaterialet til årsregnskabet.

Hvis en virksomhed har 3.000 transaktioner i løbet af året, bliver disse ikke bare automatisk til et færdigt årsregnskab, fordi de ligger i et økonomisystem.

Ved årsafslutningen skal det kontrolleres, at de relevante poster er registreret korrekt og i den rigtige periode.

Derfor er årsafslutningen forbindelsen mellem den løbende bogføring og det færdige regnskab.

Ved årsafslutningen gennemgås virksomhedens regnskab med fokus på, om de enkelte poster er klar til at indgå i årsregnskabet.

Banken skal eksempelvis stemme med bogføringen.

Virksomhedens debitorer og kreditorer skal kunne forklares.

Moms og lønrelaterede poster skal være afstemt.

Anlægsaktiver, lån og mellemregninger skal være registreret korrekt.

Der kan samtidig være behov for periodiseringer, afskrivninger og andre afslutningsposteringer.

Virksomhedsejeren ser ofte først på årets resultat.

Men ved årsafslutningen er balancen mindst lige så vigtig.

Hvis der står 150.000 kr. som et tilgodehavende, skal det kunne forklares, hvem der skylder pengene.

Hvis virksomheden har et lån, skal gælden kunne afstemmes.

Hvis et aktiv står i regnskabet, skal der være et grundlag for posten.

Balancen fungerer derfor som en vigtig kontrol af, om virksomhedens økonomiske position er korrekt registreret.

En af de første kontroller er normalt, om virksomhedens bankkonti stemmer.

Saldoen i bogføringen skal kunne afstemmes med banken på balancedagen.

Hvis der er en forskel, skal årsagen findes.

Det kan eksempelvis skyldes manglende posteringer, dobbeltregistreringer eller transaktioner, der er placeret forkert.

En bankdifference bør derfor ikke blot overføres til næste regnskabsår uden forklaring.

Debitorlisten viser de beløb, kunderne skylder virksomheden.

Ved årsafslutningen bør det undersøges, om tilgodehavenderne faktisk eksisterer, og om der er gamle fakturaer, som kræver nærmere vurdering.

En faktura, der har stået ubetalt meget længe, kan eksempelvis kræve en anden vurdering end en faktura, der først forfalder kort efter balancedagen.

Debitorlisten bør derfor ikke alene accepteres, fordi den kommer direkte fra bogføringssystemet.

Det er lige så vigtigt at få virksomhedens gæld med.

Hvis en leverandør har leveret en ydelse før regnskabsårets afslutning, kan omkostningen vedrøre det gamle regnskabsår, selv om fakturaen først bliver betalt senere.

Derfor skal virksomhedens kreditorer og øvrige ubetalte omkostninger gennemgås ved årsafslutningen.

Ellers kan resultatet blive placeret i den forkerte periode.

Tidspunktet for betalingen afgør ikke altid, hvilket regnskabsår en indtægt eller omkostning tilhører.

Hvis virksomheden eksempelvis betaler for en ydelse, der dækker både december og januar, kan beløbet vedrøre to forskellige regnskabsperioder.

Det samme kan gælde indtægter.

Periodisering handler derfor om at placere virksomhedens økonomiske aktivitet i den periode, den faktisk vedrører.

Større investeringer bliver ikke nødvendigvis behandlet som en almindelig driftsomkostning i købsåret.

Maskiner, biler, inventar og andre aktiver kan i stedet indgå i virksomhedens balance og blive afskrevet over en periode.

Ved årsafslutningen skal virksomhedens anlægsaktiver derfor gennemgås.

Nye køb skal være registreret korrekt, solgte aktiver skal håndteres, og årets afskrivninger skal indgå i regnskabet.

I ejerledede virksomheder kan der opstå transaktioner mellem ejeren og selskabet.

Det kan eksempelvis være udlæg eller andre betalinger, hvor det skal afklares, hvem udgiften reelt vedrører.

Ved årsafslutningen er det vigtigt, at mellemregningskonti kan forklares og dokumenteres.

Private og selskabsmæssige økonomiske forhold bør ikke blandes sammen uden korrekt registrering.

Hvis virksomhedsejeren har både holding og drift eller flere selskaber, kan der være økonomiske bevægelser mellem selskaberne.

Et selskab kan eksempelvis have betalt en udgift på vegne af et andet.

Sådanne bevægelser skal registreres i begge selskabers regnskaber.

Ved årsafslutningen bør mellemregninger derfor afstemmes, så et tilgodehavende i det ene selskab svarer til den relevante gæld i det andet.

Et ApS skal have styr på selskabets økonomi gennem hele regnskabsåret og afslutte perioden på et ordentligt regnskabsgrundlag.

For et mindre ApS kan økonomien være forholdsvis enkel.

For et større driftsselskab kan der være medarbejdere, lager, leasing, lån, flere bankkonti og betydelige tilgodehavender.

Arbejdsomfanget ved årsafslutningen afhænger derfor ikke alene af selskabsformen, men af den konkrete virksomheds aktivitet og kompleksitet.

Et holdingselskab har ofte færre bilag end et driftsselskab.

Til gengæld kan enkelte poster være væsentlige.

Det kan eksempelvis være kapitalandele i datterselskaber, udbytte, mellemregninger og investeringer.

Hvis holdingselskabet ejer et eller flere driftsselskaber, skal regnskabet samtidig ses i sammenhæng med den øvrige selskabsstruktur.

Et lille antal transaktioner betyder derfor ikke nødvendigvis, at årsafslutningen kun består af at bogføre bankkontoen.

Et selskab kan have meget begrænset eller ingen egentlig drift i løbet af året.

Det betyder ikke nødvendigvis, at selskabets regnskabsmæssige forpligtelser forsvinder.

Der kan fortsat være selskabskapital, bank, omkostninger, gæld, mellemregninger eller andre balanceposter, som skal behandles.

Et selskab uden omsætning kan derfor stadig have behov for en korrekt årsafslutning og et årsregnskab.

Det præcise materiale afhænger af virksomheden.

Det kan eksempelvis være årsudtog fra banken, låneoversigter, debitor- og kreditorlister, dokumentation for større aktiver, oplysninger om lager, leasingaftaler og specifikationer til væsentlige balanceposter.

Det vigtigste er, at de beløb, der fremgår af regnskabet, kan forklares og dokumenteres.

Hvis dokumentationen samles løbende, bliver årsafslutningen typisk væsentligt mere effektiv.

Det er ikke usædvanligt, at en virksomhed kommer til årsafslutningen med manglende bilag eller uafstemte konti.

I så fald skal regnskabsgrundlaget først færdiggøres.

Det kan indebære gennemgang af bogføringen, indhentning af manglende materiale og afstemning af relevante konti.

Først når grundlaget er tilstrækkeligt, kan årsregnskabet færdiggøres på et ordentligt grundlag.

Fejl i den løbende bogføring bliver ikke nødvendigvis permanente, blot fordi regnskabsåret er afsluttet.

Ved årsafslutningen kan der identificeres poster, som skal korrigeres.

Det kan eksempelvis være en udgift på en forkert konto, en manglende periodisering eller en balancepost, der ikke stemmer.

Jo bedre bogføringen er vedligeholdt gennem året, desto færre korrektioner vil der typisk være behov for ved årsafslutningen.

Opstilling og revision har forskellige formål.

Ved opstilling arbejdes der med at udarbejde og præsentere virksomhedens regnskab på baggrund af dens økonomiske oplysninger.

Revision indebærer derimod en særskilt undersøgelse af årsregnskabet med henblik på at opnå sikkerhed omkring oplysningerne.

Derfor bør de to ydelser ikke betragtes som forskellige betegnelser for den samme proces.

Udvidet gennemgang indebærer handlinger med henblik på at opnå sikkerhed omkring årsregnskabet.

Det gør en almindelig regnskabsopstilling ikke.

Hvilken løsning virksomheden har behov for, afhænger blandt andet af dens konkrete forhold og den erklæringsform, der skal anvendes.

Nordic Finans har separate servicesider om både Revision og Udvidet gennemgang, hvor forskellene behandles mere detaljeret.

Et godt årsregnskab begynder i praksis allerede under regnskabsåret.

Hvis banken bliver afstemt løbende, bilag bliver registreret korrekt, og balanceposter bliver gennemgået, er en stor del af grundlaget allerede på plads.

Det gør det muligt at bruge årsafslutningen på de poster, der faktisk kræver vurdering, frem for at bruge tiden på at finde gamle bogføringsfejl.

Tidsforbruget afhænger i høj grad af virksomhedens regnskabsgrundlag.

Et veldokumenteret og afstemt regnskab kan behandles langt mere effektivt end et regnskab med manglende bilag og uforklarede saldi.

Virksomhedens størrelse og kompleksitet spiller naturligvis også en rolle.

Derfor er kvaliteten af den løbende bogføring en væsentlig faktor for, hvor effektiv årsafslutningen bliver.

Prisen afhænger af virksomhedens størrelse, kompleksitet og kvaliteten af det eksisterende regnskabsmateriale.

Et mindre selskab med få transaktioner og afstemte konti har et andet arbejdsomfang end en virksomhed med medarbejdere, lager, flere bankkonti eller flere selskaber.

Hvis bogføringen først skal gennemgås og korrigeres, kan det også påvirke arbejdsomfanget.

Prisen bør derfor vurderes ud fra den konkrete virksomheds regnskab.

Ja.

Virksomheden kan godt have håndteret den løbende bogføring selv eller gennem en anden bogholder og efterfølgende få hjælp til årsafslutningen og regnskabet.

Det kræver dog, at bogføringen og den nødvendige dokumentation kan stilles til rådighed.

Hvis der identificeres fejl eller manglende afstemninger, skal disse håndteres som en del af klargøringen.

Årsregnskabet er slutproduktet af et helt års økonomiske aktivitet.

Kvaliteten afhænger derfor i høj grad af, hvordan bogføring, dokumentation og afstemninger er blevet håndteret undervejs.

Når bank, debitorer, kreditorer, moms, aktiver, gæld og mellemregninger allerede er under kontrol, bliver årsafslutningen mere effektiv, og virksomhedsejeren får et bedre overblik over årets økonomiske resultat.

Nordic Finans hjælper med at samle virksomhedens regnskabsmateriale og føre det fra løbende bogføring til et færdigt årsregnskab.