Regnskab for kædeforretninger og franchisekoncepter

Den økonomiske struktur, der fungerer for én butik, fungerer ikke nødvendigvis, når virksomheden åbner butik nummer to, fem eller ti.

Når antallet af lokationer vokser, skal regnskabet kunne vise mere end virksomhedens samlede omsætning.

Ledelsen bør eksempelvis kunne sammenligne omsætning og omkostninger på tværs af butikker og identificere, hvis en lokation konsekvent performer dårligere end resten af kæden.

En gennemtænkt regnskabsstruktur fra begyndelsen gør det betydeligt lettere at skalere virksomheden senere.

En kædeforretning kan have hundredvis eller tusindvis af økonomiske bevægelser hver måned.

Salg, varekøb, løn, husleje, betalingsløsninger, markedsføring og øvrige driftsomkostninger skal registreres korrekt.

Hvis virksomheden har flere butikker, bør bogføringen samtidig struktureres, så relevante indtægter og omkostninger kan henføres til de enkelte lokationer.

Nordic Finans kan håndtere den løbende bogføring og afstemning og etablere en struktur, der passer til virksomhedens størrelse.

En kæde kan samlet set vise overskud, selvom enkelte butikker taber penge.

Det kan ske, hvis stærke lokationer skjuler underskuddet fra svagere enheder.

Derfor er økonomirapportering på lokationsniveau vigtig.

Ved at følge omsætning, vareforbrug, løn, husleje og andre relevante omkostninger pr. lokation bliver det lettere at se den reelle indtjening.

Det giver ledelsen et bedre grundlag for at beslutte, hvor der skal investeres, og hvilke butikker der kræver handling.

En af fordelene ved at have flere ensartede enheder er muligheden for at sammenligne dem.

Hvis to butikker har nogenlunde samme omsætning, men meget forskellige resultater, bør ledelsen kunne undersøge hvorfor.

Forskellen kan eksempelvis ligge i bemanding, vareforbrug, husleje eller andre lokale omkostninger.

En ensartet kontoplan og rapporteringsstruktur gør det muligt at sammenligne enheder på samme grundlag.

Det gør regnskabet til et værktøj til benchmarking internt i kæden.

Som franchisetager driver man sin egen virksomhed inden for et eksisterende koncept.

Det kan give adgang til brand, systemer og en gennemprøvet forretningsmodel, men betyder samtidig, at virksomhedens økonomi kan indeholde betalinger, som en almindelig selvstændig butik ikke har.

Det kan eksempelvis være løbende franchiseafgifter, fælles markedsføringsbidrag eller andre betalinger fastsat i franchiseaftalen.

Disse betalinger bør fremgå tydeligt af økonomien, så franchisetageren kan se, hvad det reelt koster at drive virksomheden under konceptet.

Franchiseaftaler kan være bygget forskelligt op.

Nogle indeholder en fast løbende betaling, mens andre afgifter beregnes som en procentdel af omsætningen.

Der kan også være etableringsbetalinger og fælles markedsføringsbidrag.

Den konkrete regnskabsmæssige behandling afhænger af betalingen og aftalens karakter.

Derfor bør franchisebetalinger struktureres tydeligt i bogføringen frem for blot at blive samlet med virksomhedens øvrige omkostninger.

Det giver samtidig franchisetageren mulighed for at se den samlede økonomiske belastning fra franchiseaftalen.

Ikke alle omkostninger kan direkte knyttes til én butik.

Kæden kan eksempelvis have en central administration, fælles software, ledelse, markedsføring eller andre omkostninger, som understøtter flere lokationer.

Hvis ledelsen ønsker at beregne den reelle indtjening på den enkelte butik, kan det derfor være nødvendigt at tage stilling til, hvordan fælles omkostninger skal behandles i den interne rapportering.

Fordelingsmetoden bør være konsekvent og give økonomisk mening.

På den måde undgår man, at en lokation ser mere eller mindre rentabel ud alene på grund af en uhensigtsmæssig intern fordeling.

For kædeforretninger med fysiske varer kan lageret udgøre en betydelig del af virksomhedens kapital.

Derfor er sammenhængen mellem salg, indkøb og lager vigtig.

Hvis vareforbruget udvikler sig anderledes end forventet, kan det påvirke bruttoavancen betydeligt.

Det kan derfor være relevant at følge både vareforbrug og bruttoavance på kædeniveau og, hvor datagrundlaget tillader det, på de enkelte lokationer.

Det giver ledelsen mulighed for hurtigere at opdage usædvanlige udviklinger.

Personaleomkostninger kan være en af de største udgiftsposter i en butikskæde.

Nordic Finans kan håndtere den løbende lønadministration og sørge for, at lønomkostningerne bliver registreret korrekt.

Hvis medarbejderne er tilknyttet forskellige butikker, kan økonomien samtidig struktureres, så ledelsen får indsigt i personaleomkostningerne på de relevante enheder.

Dermed bliver det lettere at sammenholde bemanding med butikkernes omsætning og indtjening.

En ny butik bør ikke alene åbnes, fordi de eksisterende butikker har travlt.

Før virksomheden binder sig til ny husleje, personale, inventar og lager, bør økonomien bag etableringen vurderes.

Et etableringsbudget kan vise den nødvendige investering, mens et driftsbudget kan vise, hvor stor omsætning den nye lokation skal skabe for at dække sine omkostninger.

Der kan samtidig opstilles forskellige scenarier for, hvor hurtigt butikken forventes at nå break-even.

Det giver ledelsen et bedre grundlag for beslutningen.

Vækst kræver kapital.

Nye butikker kan kræve depositum, inventar, lager, markedsføring og medarbejdere, før den første kunde har betalt.

En virksomhed kan derfor være rentabel og samtidig opleve betydeligt likviditetspres under ekspansion.

Likviditetsbudgettering kan hjælpe med at synliggøre, hvornår virksomheden forventes at have de største kapitalbehov.

Det kan være afgørende, hvis kæden planlægger flere nye lokationer inden for en kort periode.

Der findes ikke ét selskabssetup, der passer til alle kæder.

Nogle virksomheder driver flere lokationer i samme selskab, mens andre anvender en struktur med flere driftsselskaber og eventuelt et holdingselskab.

Valget kan have både juridiske, skattemæssige, finansielle og administrative konsekvenser.

Nordic Finans kan hjælpe med at belyse de økonomiske og regnskabsmæssige konsekvenser af forskellige selskabsstrukturer.

Hvor der kræves særlig juridisk eller skattemæssig rådgivning, inddrages den relevante specialist.

Et samlet årsbudget fortæller ikke nødvendigvis nok om en kædes udvikling.

Det kan være mere værdifuldt at arbejde med budgetter på lokationsniveau og derefter samle dem til et overordnet koncern- eller virksomhedsbudget.

Ledelsen kan dermed sammenholde de faktiske resultater med budgettet for hver enhed.

Det gør det muligt at opdage problemer tidligere og samtidig identificere de butikker, der klarer sig bedre end forventet.

Ved årets afslutning skal virksomhedens bogføring og balanceposter gennemgås.

Det kan blandt andet omfatte bank, betalingsløsninger, debitorer, kreditorer, løn, moms, lager, aktiver, gæld og periodiseringer.

Hvis kæden består af flere selskaber, skal årsafslutningen samtidig koordineres på tværs af selskaberne.

Nordic Finans kan hjælpe med bogføring, afstemninger og udarbejdelse af årsregnskabet.

Hvis virksomheden har behov for revision eller andre erklæringer, der kræver en godkendt revisor, håndteres denne del i samarbejde med en godkendt revisionsvirksomhed.

Prisen afhænger blandt andet af antallet af butikker, selskaber og medarbejdere samt mængden af transaktioner.

Derudover har det betydning, om Nordic Finans alene skal håndtere bogføring og årsregnskab, eller om virksomheden også ønsker løn, budgetter og løbende økonomirapportering.

En franchisetager med én lokation vil derfor normalt have et andet behov end en kæde med ti butikker og flere selskaber.

Vi gennemgår virksomhedens struktur og giver derefter et konkret tilbud.

Når virksomheden har flere lokationer, bliver økonomisk gennemsigtighed afgørende.

Ledelsen skal kunne se hvor pengene bliver tjent, hvor omkostningerne opstår, og hvordan hver enkelt enhed udvikler sig.

Nordic Finans kan hjælpe med at samle bogføring, løn, rapportering, budgettering og årsregnskab i en økonomifunktion, der kan følge virksomheden, når kæden vokser.