Revisor og bogholder til restauranter og caféer
En fyldt restaurant er ikke nødvendigvis en profitabel restaurant.
Omsætningen kan være høj, mens råvarer, løn, husleje, leveringstjenester og andre driftsomkostninger samtidig spiser en stor del af indtjeningen.
Derfor er det afgørende at kende tallene bag salget.
Nordic Finans hjælper restauranter, caféer og andre virksomheder i restaurationsbranchen med bogføring, moms, løn, afstemninger, årsregnskab og økonomistyring.
Målet er, at ejeren løbende kan se, hvordan forretningen faktisk klarer sig – ikke først når årsregnskabet bliver lavet.
Bogføring for restauranter og caféer
Restaurationsvirksomheder har ofte mange økonomiske bevægelser hver eneste dag.
Kunder betaler med kort, kontanter og andre betalingsløsninger.
Samtidig kommer der fakturaer fra fødevareleverandører, drikkevareleverandører og en lang række andre leverandører.
Det stiller krav til den løbende bogføring.
Nordic Finans kan håndtere bogføring, bankafstemning, leverandørfakturaer, balanceposter og den øvrige økonomiadministration.
Bogføringen kan samtidig struktureres, så ejeren får et mere anvendeligt billede af restaurantens drift.
Hvordan afstemmer man kassesalg i en restaurant?
Omsætningen i kassesystemet skal kunne hænge sammen med de betalinger, virksomheden faktisk modtager.
Det bliver særligt vigtigt, når salget fordeler sig mellem kort, kontanter, onlinebetalinger og eventuelle eksterne platforme.
Der kan være forskel på tidspunktet, hvor salget registreres, og tidspunktet, hvor pengene kommer ind på bankkontoen.
Derudover kan betalingsudbydere fratrække gebyrer inden udbetalingen.
En systematisk afstemning gør det muligt at identificere differencer og sikrer, at bogføringen ikke alene baseres på bankens indbetalinger.
Kortbetalinger og betalingsgebyrer
Når en kunde betaler 500 kr. i restauranten, er det ikke nødvendigvis 500 kr., der senere lander på bankkontoen.
Betalingsudbyderen kan fratrække gebyrer inden udbetalingen.
Hvis bogføringen alene tager udgangspunkt i nettobeløbet på bankkontoen, kan både omsætning og gebyrer blive registreret forkert.
Derfor bør salget og betalingsudbydernes afregninger kunne afstemmes mod hinanden.
Det bliver endnu vigtigere i virksomheder med stor daglig omsætning.
Wolt, Just Eat og andre leveringstjenester
Leveringsplatforme kan skabe betydelig omsætning, men de kan samtidig have en mærkbar effekt på marginen.
Restaurantens salg gennem en platform er ikke nødvendigvis det samme som det beløb, der bliver udbetalt til banken.
Provision, gebyrer og andre fradrag kan påvirke afregningen.
Derfor bør platformenes afregninger bogføres og afstemmes korrekt, så restauranten kan se både den faktiske omsætning og omkostningen ved salgskanalen.
Det giver samtidig mulighed for at vurdere, om levering gennem eksterne platforme er økonomisk attraktivt for restauranten.
Vareforbrug – en af restaurantens vigtigste nøgletal
Råvarer er en af de største variable omkostninger i restaurationsbranchen.
Hvis en restaurant omsætter mere, men samtidig bruger uforholdsmæssigt meget på råvarer, kan den ekstra omsætning have begrænset værdi.
Derfor bør vareforbruget følges løbende.
Når vareforbruget sammenholdes med omsætningen, får ejeren et bedre billede af, hvor effektivt råvarerne bliver omsat til salg.
En usædvanlig stigning kan eksempelvis skyldes højere indkøbspriser, portionsstørrelser, madspild eller ændringer i salget.
Hvad er bruttoavance i en restaurant?
Bruttoavancen viser grundlæggende, hvor meget der er tilbage af omsætningen efter de direkte vareomkostninger.
Det gør bruttoavancen til et centralt økonomisk mål i en restaurant eller café.
Hvis salgspriserne ikke følger råvarepriserne, kan bruttoavancen falde, selvom restauranten har lige så mange gæster som tidligere.
Ved at følge udviklingen løbende bliver det lettere at opdage, hvis indtjeningen på menuen bliver presset.
Det kan give anledning til at gennemgå priser, portionsstørrelser, leverandører eller menuens sammensætning.
Madspild koster direkte på bundlinjen
Mad, der bliver købt men aldrig solgt, er stadig en omkostning.
Madspild påvirker derfor restaurantens vareforbrug og indtjening direkte.
Regnskabet kan ikke alene fortælle præcis, hvorfor varer går tabt, men udviklingen i vareforbrug og bruttoavance kan være med til at afsløre, at noget har ændret sig.
Når de økonomiske tal kombineres med restaurantens egne lager- og driftsdata, bliver det lettere at identificere områder, hvor marginen kan forbedres.
Lønprocent i restaurationsbranchen
Løn er typisk en anden af restaurantens største omkostninger.
Det betyder, at bemandingen skal passe til aktivitetsniveauet.
For mange medarbejdertimer på stille dage kan hurtigt reducere indtjeningen.
Omvendt kan for lav bemanding påvirke driften og kundeoplevelsen.
Derfor kan det være relevant at følge personaleomkostningerne i forhold til omsætningen.
Nordic Finans kan håndtere lønadministrationen og samtidig lade lønomkostningerne indgå i den løbende økonomirapportering.
Hvad koster en åbningstime?
En restaurant kan have høj omsætning fredag og lørdag og betydeligt lavere aktivitet på andre tidspunkter.
Derfor kan det være interessant at undersøge, om alle åbningstider er økonomisk attraktive.
Når man kender omsætning, lønomkostninger og øvrige driftsomkostninger, får ledelsen et bedre grundlag for at vurdere åbningstider og bemanding.
Regnskabet kan dermed bruges til konkrete driftsbeslutninger frem for kun at dokumentere, hvad der allerede er sket.
Moms for restauranter og caféer
Restaurationsvirksomheder har betydelige momsbevægelser gennem både salg og indkøb.
Det gør korrekt registrering og afstemning vigtig.
Nordic Finans kan håndtere den løbende bogføring og momsafstemning, så momsgrundlaget bygger på en ajourført økonomi.
Hvis restauranten har særlige aktiviteter eller transaktioner med en mere kompleks momsmæssig behandling, vurderes disse særskilt.
Kontantsalg og dokumentation
Selvom en stor del af restaurationsbranchens betalinger i dag sker elektronisk, kan nogle virksomheder fortsat modtage kontanter.
Kontantsalg skal indgå korrekt i virksomhedens bogføring, og der bør være faste procedurer for registrering og afstemning.
Det er vigtigt, at bogføringen ikke kun tager udgangspunkt i de beløb, der kan ses på bankkontoen.
Kassesystemets registreringer og virksomhedens faktiske betalingsstrømme skal kunne hænge sammen.
Hvor meget tjener restauranten egentlig?
Bankkontoen fortæller ikke nødvendigvis, om restauranten har haft en god måned.
Der kan eksempelvis stå mange penge på kontoen umiddelbart før moms, løn eller store leverandørbetalinger forfalder.
En månedlig resultatrapport kan give et bedre billede.
Her kan ejeren blandt andet følge omsætning, vareforbrug, bruttoavance, personaleomkostninger, øvrige driftsomkostninger og resultat.
Det gør det lettere at identificere, hvad der faktisk driver restaurantens overskud.
Likviditet i en restaurant
Restaurationsbranchen har mange løbende betalinger.
Løn, råvarer, husleje, moms og leverandører skal betales, uanset om måneden har været stærk eller svag.
Derfor bør ejeren ikke kun følge resultatet, men også likviditeten.
Et likviditetsbudget kan vise de forventede ind- og udbetalinger og gøre det lettere at planlægge perioder med større betalinger.
Det kan være særligt relevant for virksomheder med sæsonudsving.
Sæsonudsving og budgettering
En restaurant ved en strand kan have en helt anden omsætningsprofil end en café i et kontorområde.
Derfor bør budgettet tage udgangspunkt i den enkelte virksomheds faktiske sæson.
Et budget kan vise forventet omsætning, råvareforbrug, løn, husleje og andre faste omkostninger måned for måned.
Det gør det lettere at planlægge bemanding og likviditet gennem både travle og stille perioder.
Skal restauranten åbne lokation nummer to?
En succesfuld restaurant kan være fristet til hurtigt at åbne endnu en lokation.
Men en ny restaurant kræver typisk betydelige investeringer i lokaler, køkken, inventar, depositum, markedsføring og personale.
Inden beslutningen træffes, bør der derfor udarbejdes et realistisk etablerings- og driftsbudget.
Her kan man beregne, hvor stor omsætning den nye lokation skal skabe for at dække sine omkostninger og på hvilket tidspunkt investeringen forventes at blive rentabel.
Årsregnskab for restauranter og caféer
Ved årsafslutningen skal virksomhedens bogføring og balanceposter gennemgås.
Det kan blandt andet omfatte bank, kasse, betalingsudbydere, leverandører, moms, løn, lager, aktiver, gæld og periodiseringer.
Hvis disse områder allerede bliver afstemt løbende, bliver årsafslutningen væsentligt mere effektiv.
Nordic Finans kan hjælpe med bogføring, afstemninger og udarbejdelse af årsregnskabet.
Hvad koster en bogholder eller revisor til en restaurant?
Prisen afhænger blandt andet af restaurantens størrelse, antallet af transaktioner, medarbejdere, betalingsløsninger og hvor stor en del af økonomifunktionen Nordic Finans skal håndtere.
En mindre café med få medarbejdere har normalt et andet behov end en restaurant med stor omsætning, mange ansatte og flere salgskanaler.
Vi gennemgår virksomhedens setup og giver derefter et konkret tilbud.
Kend restaurantens indtjening – ikke kun omsætningen
En restaurant kan have gæster hver aften og stadig have en presset økonomi.
Det afgørende er, hvor meget der er tilbage, når råvarer, løn, husleje, leveringsplatforme og øvrige omkostninger er betalt.
Nordic Finans kan hjælpe med at skabe en økonomifunktion, hvor ejeren løbende kan følge restaurantens vigtigste tal og træffe beslutninger på baggrund af dem.
Ofte stillede spørgsmål om regnskab for restauranter
- Hvordan bogfører man dagens salg i en restaurant?
Bogføringen bør tage udgangspunkt i det registrerede salg og de forskellige betalingsformer. Kassesystem, kortbetalinger, kontanter og øvrige betalingskanaler skal kunne afstemmes mod de faktiske afregninger.
- Hvordan bogføres Wolt og andre leveringstjenester?
Afregningen kan indeholde både salg, provision og andre gebyrer. Derfor bør den underliggende afregning anvendes, så omsætning og omkostninger bliver registreret korrekt.
- Hvad er vareforbrug i en restaurant?
Vareforbrug viser værdien af de varer og råvarer, der er forbrugt i forbindelse med virksomhedens salg. Det bruges blandt andet til at vurdere bruttoavancen.
- Hvad er bruttoavance?
Bruttoavancen viser, hvor meget af omsætningen der er tilbage efter de direkte vareomkostninger. Den kan bruges til at følge udviklingen i restaurantens grundlæggende indtjening.
- Hvad er lønprocent?
Lønprocent bruges til at sammenholde virksomhedens personaleomkostninger med omsætningen. Den kan være nyttig til at følge, om bemandingen udvikler sig hensigtsmæssigt i forhold til aktiviteten.
- Kan Nordic Finans håndtere løn til restaurantens medarbejdere?
Ja. Lønservice kan indgå som en del af den samlede økonomiløsning.
- Kan Nordic Finans hjælpe med moms?
Ja. Vi kan hjælpe med den løbende bogføring, momsafstemning og indberetning ud fra virksomhedens konkrete aktiviteter.
- Kan Nordic Finans hjælpe med årsregnskabet?
Ja. Vi kan hjælpe med bogføring, afstemninger og årsafslutning. Opgaver, der kræver en godkendt revisor, håndteres af den relevante godkendte revisionsvirksomhed.
- Kan en restaurant skifte bogholder midt i året?
Ja. Vi kan gennemgå den eksisterende bogføring og overtage de aftalte opgaver uden at vente til næste regnskabsår.
