Revisor og bogholder til transportvirksomheder

Transportbranchen har mange tilbagevendende omkostninger.

Brændstof, leasing, vejafgifter, forsikringer, værksted, dæk, løn og andre driftsudgifter skal registreres korrekt.

Nordic Finans kan håndtere den løbende bogføring, bankafstemninger, leverandører, debitorer og relevante balanceposter.

Når bogføringen er ajourført, får virksomhedsejeren samtidig mulighed for at følge økonomien gennem året i stedet for først at se resultatet ved årsafslutningen.

Anskaffelsesprisen eller leasingydelsen fortæller kun en del af historien.

Den reelle omkostning består også af brændstof, forsikring, service, reparationer, dæk, afgifter, finansiering og eventuel chaufførløn.

Derudover kan perioder, hvor køretøjet står stille, påvirke indtjeningen.

Derfor kan det være relevant at samle de økonomiske oplysninger, så virksomheden får et bedre billede af den samlede omkostning ved vognparken.

Det giver et bedre grundlag for både prissætning og beslutninger om nye køretøjer.

Hvis virksomheden har flere køretøjer, er det samlede resultat ikke altid tilstrækkeligt.

En del af vognparken kan være meget rentabel, mens andre biler har høje omkostninger eller utilstrækkelig aktivitet.

Hvor virksomhedens systemer og datagrundlag gør det muligt, kan økonomien struktureres, så relevante indtægter og omkostninger følges på de enkelte køretøjer eller dele af vognparken.

Det kan gøre det lettere at identificere, hvor indtjeningen bliver skabt, og hvor marginen er under pres.

Brændstof kan være en af de største variable omkostninger i en transportvirksomhed.

Når priserne ændrer sig, kan virksomhedens margin derfor ændre sig hurtigt.

Hvis virksomheden samtidig har mange køretøjer, kan selv en relativt lille ændring i den gennemsnitlige brændstofomkostning få stor betydning samlet set.

Derfor bør brændstofudgifterne kunne følges løbende og sammenholdes med virksomhedens aktivitet og omsætning.

For virksomheder med elektriske køretøjer gælder samme grundprincip for relevante energi- og ladeomkostninger.

Når virksomheden skal have en ny lastbil, varebil eller andet køretøj, opstår spørgsmålet ofte: Skal den købes eller leases?

Der findes ikke ét svar, der passer til alle transportvirksomheder.

Køb og leasing kan påvirke virksomhedens likviditet, finansiering og regnskab forskelligt.

Derfor bør beslutningen blandt andet vurderes ud fra anskaffelsespris, leasingvilkår, finansieringsomkostninger, forventet anvendelsesperiode, likviditet og virksomhedens øvrige kapitalbehov.

Nordic Finans kan hjælpe med at opstille det økonomiske beslutningsgrundlag.

Et ældre køretøj kan være fuldt betalt og stadig være dyrt at beholde.

Hvis udgifterne til værksted, reservedele og driftsstop stiger, kan det økonomisk være mere attraktivt at udskifte køretøjet.

Det modsatte kan også være tilfældet.

Derfor bør beslutningen om udskiftning ikke alene baseres på køretøjets alder.

Historiske driftsomkostninger kan bruges som en del af vurderingen af, om bilen fortsat giver økonomisk mening for virksomheden.

For mange transportvirksomheder er chaufførløn sammen med køretøjerne en af de største omkostninger.

Nordic Finans kan håndtere virksomhedens lønadministration og sørge for, at lønomkostningerne registreres korrekt i bogføringen.

Lønnen kan samtidig indgå i den løbende økonomirapportering.

Dermed kan virksomhedsejeren følge udviklingen i personaleomkostningerne i forhold til virksomhedens omsætning og aktivitet.

En kunde med stor omsætning er ikke nødvendigvis virksomhedens mest profitable kunde.

Hvis en bestemt kørselsaftale kræver mange kilometer, lang ventetid eller andre ekstraomkostninger, kan den reelle margin være lav.

Derfor kan det være relevant at analysere økonomien bag større kunder eller kontrakter.

Når virksomheden kender sine egne omkostninger bedre, bliver det også lettere at vurdere, hvilke priser der skal kræves ved nye aftaler.

Prisen skal kunne dække mere end brændstof og chaufførens timer.

Virksomheden skal også finansiere køretøjet, forsikring, administration, vedligeholdelse og andre faste omkostninger og samtidig skabe et overskud.

Derfor kan en pris, der ser attraktiv ud i forhold til konkurrenterne, stadig være for lav for den konkrete virksomhed.

Et bedre overblik over virksomhedens omkostningsstruktur giver et stærkere grundlag for at vurdere priser og kontrakter.

Transportvirksomheder kan have transaktioner med forskellige momsforhold, særligt hvis virksomheden arbejder på tværs af landegrænser.

Derfor bør den momsmæssige behandling tage udgangspunkt i den konkrete ydelse og transaktion.

Nordic Finans kan hjælpe med den almindelige bogføring, momsafstemning og relevante indberetninger.

Hvis virksomheden har mere komplekse internationale transaktioner, vurderes momsbehandlingen særskilt.

International transport kan gøre regnskabet mere komplekst.

Virksomheden kan have udenlandske kunder, leverandører og omkostninger til eksempelvis brændstof, vejafgifter og andre transportrelaterede udgifter i forskellige lande.

Det stiller større krav til dokumentation og korrekt registrering.

Bogføringen bør derfor struktureres, så udenlandske transaktioner kan identificeres og behandles korrekt.

Transportvirksomheder kan have betydelige udgifter, før kunderne betaler.

Løn, brændstof, leasing og andre driftsomkostninger skal betales løbende, mens større kunder kan have længere betalingsfrister.

Det betyder, at en virksomhed kan vise overskud og stadig opleve pres på bankkontoen.

En likviditetsprognose kan vise de forventede ind- og udbetalinger og gøre det lettere at planlægge virksomhedens kapitalbehov.

En ekstra bil kan skabe mere omsætning, men den skaber også nye faste omkostninger.

Før virksomheden udvider vognparken, bør der derfor opstilles en beregning af den forventede økonomi.

Hvor stor omsætning skal køretøjet skabe?

Hvad koster chaufføren?

Hvad forventes der brugt på brændstof, leasing, forsikring og vedligeholdelse?

Når de samlede omkostninger er kendt, kan virksomheden beregne, hvor meget aktivitet der skal til, før investeringen bliver rentabel.

Et budget kan samle virksomhedens forventninger til omsætning og omkostninger.

For en transportvirksomhed kan det blandt andet omfatte omsætning, løn, brændstof, leasing, forsikringer, reparationer og andre driftsudgifter.

De faktiske resultater kan derefter sammenholdes med budgettet.

Hvis brændstof eller værkstedsudgifter pludselig ligger væsentligt over forventningerne, bliver det synligt tidligere.

Nordic Finans kan hjælpe med budgettering, forecasts og løbende økonomirapportering.

Ved årsafslutningen skal virksomhedens økonomiske poster gennemgås og afstemmes.

Det kan blandt andet omfatte bank, debitorer, kreditorer, moms, løn, køretøjer, leasing, finansiering, aktiver, gæld og periodiseringer.

Nordic Finans kan hjælpe med den løbende bogføring, afstemninger og årsafslutning.

Prisen afhænger af virksomhedens størrelse og økonomiske aktivitet.

En selvstændig vognmand med ét køretøj har typisk et andet behov end en transportvirksomhed med mange chauffører og en større vognpark.

Antallet af transaktioner, medarbejdere, køretøjer, selskaber og eventuelle internationale aktiviteter har også betydning.

Nordic Finans gennemgår virksomhedens behov og giver derefter et konkret tilbud.

I transportbranchen er høj omsætning ikke nok.

Virksomheden skal vide, hvad køretøjer, chauffører, brændstof, finansiering og vedligeholdelse koster, og hvor meget der reelt er tilbage på de enkelte kørselsaktiviteter.

Nordic Finans kan hjælpe med at skabe en økonomifunktion, hvor bogføring, løn, vognpark, budgettering og økonomirapportering hænger sammen.