Revisor og bogholder til webshops

Bogføring for en webshop handler ikke kun om at registrere de beløb, der kommer ind på bankkontoen.

Et salg kan blive gennemført i webshoppen én dag, betalt gennem en betalingsgateway og først udbetalt til banken flere dage senere.

Inden udbetalingen kan der samtidig være fratrukket betalingsgebyrer, refunds eller andre beløb.

Derfor skal der være sammenhæng mellem webshoppens salg, betalingsudbyderen og de faktiske bankudbetalinger.

Nordic Finans kan strukturere bogføringen, så disse bevægelser bliver afstemt løbende.

Shopify og lignende webshopplatforme indeholder oplysninger om virksomhedens salg, rabatter, returvarer og andre transaktioner.

Det betyder ikke nødvendigvis, at beløbet i Shopify kan bogføres direkte som én almindelig bankindtægt.

Betalingen kan eksempelvis være gået gennem Shopify Payments, Stripe, PayPal, MobilePay eller en anden betalingsløsning.

Bogføringen skal derfor tage højde for både salget og den efterfølgende betalingsstrøm.

Det afgørende er, at det bogførte salg kan afstemmes med webshoppen, betalingsløsningerne og banken.

En af de klassiske udfordringer i webshopregnskab er betalingsgateways.

Hvis webshoppen sælger for 100.000 kr., betyder det ikke nødvendigvis, at 100.000 kr. bliver indsat på bankkontoen.

Betalingsudbyderen kan eksempelvis fratrække gebyrer eller tilbagebetalinger, inden resten udbetales.

Hvis virksomheden alene bogfører nettobeløbet fra banken som omsætning, kan både omsætning og omkostninger blive registreret forkert.

Derfor bør betalingsgateways afstemmes særskilt.

Jo flere betalingsløsninger webshoppen tilbyder, desto flere steder kan der være penge, som endnu ikke er udbetalt til virksomhedens bankkonto.

Stripe, PayPal, Shopify Payments og andre betalingsudbydere kan derfor fungere som et mellemled mellem salget og banken.

Saldoen hos betalingsudbyderen skal kunne forklares og afstemmes.

Det giver et mere retvisende billede af både omsætning, gebyrer og virksomhedens tilgodehavender.

Returvarer er en naturlig del af mange webshops.

Men en refundering påvirker ikke kun bankkontoen.

Det oprindelige salg skal også håndteres korrekt i bogføringen, og varen kan komme tilbage på lager.

Hvis webshoppen har en høj returprocent, kan forskellen mellem bruttoomsætning og den reelle omsætning efter returvarer være betydelig.

Derfor bør returvarer være en synlig del af webshoppen økonomistyring og ikke kun noget, kundeservice håndterer.

En returvare kan koste mere end selve tilbagebetalingen til kunden.

Der kan være fragt, emballage, betalingsgebyrer, medarbejdertid og eventuelt tab af varens værdi.

For webshops med mange returneringer kan returprocenten derfor have stor betydning for indtjeningen.

Det kan være relevant at følge returprocenten sammen med dækningsbidrag og kundeanskaffelsesomkostninger.

En høj omsætning er mindre værd, hvis en stor del af salget efterfølgende bliver returneret.

For webshops, der sælger fysiske produkter, er lageret ofte en af virksomhedens største balanceposter.

Indkøb af varer er ikke nødvendigvis det samme som virksomhedens vareforbrug i perioden.

Hvis virksomheden køber et stort parti varer i december, men først sælger dem året efter, har en del af værdien stadig karakter af lager ved regnskabsårets afslutning.

Derfor er korrekt lagerstyring og lageropgørelse vigtig for at beregne virksomhedens resultat.

Omsætningen fortæller, hvor meget webshoppen sælger.

Den fortæller ikke, hvor meget virksomheden tjener på varerne.

Vareforbruget viser værdien af de varer, der er anvendt til at skabe periodens salg.

Når vareforbruget trækkes fra omsætningen, får virksomheden et langt bedre billede af bruttofortjenesten.

For en webshop er udviklingen i bruttoavancen et centralt nøgletal.

Hvis omsætningen vokser, men bruttoavancen falder, kan væksten være mindre attraktiv, end den umiddelbart ser ud.

Fragt kan være en betydelig omkostning for en webshop.

Virksomheden kan vælge at opkræve fragt hos kunden, tilbyde gratis fragt over et bestemt beløb eller betale hele fragten selv.

Det betyder, at fragtstrategien påvirker både kundernes købsadfærd og virksomhedens margin.

Det er derfor relevant at følge, hvor meget webshoppen modtager i fragtbetalinger sammenholdt med de faktiske fragtomkostninger.

En ordre på 1.000 kr. er ikke det samme som 1.000 kr. i indtjening.

Fra salgsprisen kan der blandt andet skulle dækkes vareforbrug, betalingsgebyrer, fragt, emballage, annoncering og eventuelle returvarer.

Hvis virksomheden kun følger omsætningen, kan det derfor være svært at vurdere, hvilke produkter og kampagner der faktisk skaber overskud.

Webshoppen bør kende økonomien bag den gennemsnitlige ordre og ikke kun antallet af ordrer.

Mange webshops er afhængige af betalt annoncering for at skabe salg.

Google Ads, Meta Ads og andre annonceplatforme kan derfor være blandt virksomhedens største omkostninger.

Men annonceforbruget bør ikke vurderes isoleret.

Hvis virksomheden bruger 100.000 kr. på markedsføring og genererer 500.000 kr. i omsætning, fortæller det stadig ikke, om kampagnerne er profitable.

Varemargin, returvarer, fragt og øvrige variable omkostninger skal også med i vurderingen.

ROAS bruges ofte til at måle, hvor meget omsætning en webshop genererer for hver krone brugt på annoncering.

Men en høj ROAS er ikke automatisk ensbetydende med en god forretning.

En webshop med høje vareomkostninger kan have behov for en væsentligt højere ROAS end en webshop med høje avancer.

Derfor bør markedsføringen ses sammen med virksomhedens faktiske dækningsbidrag.

Det økonomiske spørgsmål er ikke kun, hvor meget omsætning annoncerne skaber, men hvor meget der er tilbage bagefter.

Moms kan blive mere kompleks, når en webshop begynder at sælge til forskellige typer kunder og lande.

En dansk webshop, der alene sælger til danske kunder, har typisk en mere enkel momsstruktur end en webshop med salg til kunder i flere EU-lande eller uden for EU.

Derfor skal webshoppen have styr på, hvem kunden er, hvor kunden befinder sig, og hvilken type salg der er tale om.

Bogføringen bør struktureres, så de forskellige typer salg kan identificeres korrekt.

Når en webshop sælger varer til private kunder i andre EU-lande, kan særlige regler for grænseoverskridende B2C-salg blive relevante.

For webshops med salg på tværs af EU kan One Stop Shop, OSS, derfor være en vigtig del af momshåndteringen.

Det gør det nødvendigt at kunne identificere omsætningen fordelt på de relevante lande og momssatser.

Webshoppen bør derfor tænke momshåndtering ind i opsætningen, før det internationale salg bliver omfattende.

Hvis webshoppen sælger varer til kunder uden for EU, kan der gælde andre moms- og dokumentationskrav end ved almindeligt dansk salg.

Det er derfor vigtigt at kunne dokumentere, hvilken type salg der er gennemført, og hvor varerne er leveret.

Når webshoppen vokser internationalt, bør regnskabsopsætningen kunne håndtere forskellene mellem dansk salg, EU-salg og salg til lande uden for EU.

Nogle webshops sælger ikke kun gennem deres egen hjemmeside.

De kan også sælge gennem markedspladser eller andre eksterne platforme.

Det kan skabe endnu et lag mellem virksomhedens salg og de beløb, der faktisk bliver udbetalt.

Platformen kan tilbageholde gebyrer, håndtere refunds eller foretage andre reguleringer.

Derfor skal afregninger fra markedspladser kunne afstemmes med det underliggende salg.

En international webshop kan modtage betalinger i forskellige valutaer.

Det kan medføre valutakursforskelle mellem tidspunktet for salget og tidspunktet, hvor pengene bliver udbetalt eller vekslet.

Derudover kan betalingsudbyderen opkræve vekselgebyrer.

Bogføringen skal derfor kunne forklare forskellen mellem det oprindelige salg og det beløb, der ender på virksomhedens bankkonto.

En webshop i kraftig vækst kan opleve et paradoks.

Omsætningen stiger, men bankkontoen bliver ikke nødvendigvis større.

En del af pengene kan være bundet i lager.

Hvis virksomheden skal købe varer flere måneder før de bliver solgt, kan vækst skabe et betydeligt finansieringsbehov.

Derfor bør webshoppen følge både resultatet og udviklingen i arbejdskapital og likviditet.

For lidt lager kan betyde udsolgte produkter og mistet omsætning.

For meget lager binder kapital og øger risikoen for varer, der bliver svære at sælge.

Derfor bør indkøb ikke kun baseres på mavefornemmelse.

Historiske salgstal, forventet vækst, leveringstider og virksomhedens likviditet kan bruges til at planlægge kommende vareindkøb.

Flere ordrer er ikke nødvendigvis det samme som en stærkere virksomhed.

Før webshoppen øger annoncebudgettet, køber større lagerpartier eller ekspanderer til nye markeder, bør økonomien bag den eksisterende forretning være kendt.

Virksomheden bør blandt andet forstå sin bruttoavance, dækningsbidrag, markedsføringsomkostninger, returprocent og likviditet.

Når disse tal er kendt, bliver det lettere at vurdere, om yderligere vækst forventes at skabe mere overskud eller blot mere omsætning.

Webshops har adgang til store mængder data.

Men data fra Shopify, Google Ads og betalingsudbydere er ikke det samme som et samlet økonomisk overblik.

Nordic Finans kan hjælpe med at koble virksomhedens regnskab sammen med den økonomiske udvikling.

Et budget kan blandt andet indeholde forventninger til omsætning, vareforbrug, markedsføring, fragt, løn og øvrige omkostninger.

De faktiske resultater kan derefter sammenholdes med budgettet gennem året.

Ved årsafslutningen skal webshoppen have styr på mere end bankkontoen.

Der skal blandt andet være sammenhæng mellem bogført omsætning, betalingsløsninger, debitorer, kreditorer, lager, moms og øvrige balanceposter.

Hvis disse områder er blevet afstemt løbende gennem året, bliver årsafslutningen væsentligt mere overskuelig.

Nordic Finans hjælper med den samlede regnskabsproces fra løbende bogføring og afstemninger til årsafslutning og virksomhedens øvrige regnskabsmæssige behov.

Prisen afhænger blandt andet af webshoppen størrelse, antallet af transaktioner og kompleksiteten i betalings- og salgsstrukturen.

En dansk webshop med én betalingsløsning har typisk et andet behov end en international webshop med flere valutaer, betalingsgateways, markedspladser og omfattende EU-salg.

Vi ser derfor på virksomhedens konkrete setup og sammensætter regnskabsløsningen derefter.

Det er nemt at se, hvor meget en webshop omsætter for.

Det sværere spørgsmål er:

Hvor meget tjener virksomheden faktisk på salget?

Vareforbrug, annoncering, fragt, betalingsgebyrer og returvarer kan tage en betydelig del af salgsprisen.

Derfor bør en webshop ikke styres alene efter omsætning og ROAS.

Nordic Finans hjælper med at skabe et regnskab, hvor webshoppen kan følge omsætning, bruttoavance, omkostninger, lager, likviditet og resultat og dermed få et bedre økonomisk grundlag for at skalere forretningen.