Digital bogføring – hvilke krav gælder for din virksomhed?

Digital bogføring er blevet en fast del af økonomiadministrationen i de fleste danske virksomheder. For mange er det også et lovkrav.

Kravene handler om mere end at bruge et regnskabsprogram. Virksomheden skal registrere sine transaktioner i et digitalt bogføringssystem og opbevare de omfattede bilag digitalt. Systemet skal samtidig opfylde krav til blandt andet sikkerhed og sikkerhedskopiering.

Som virksomhedsejer bør du derfor afklare, om din virksomhed er omfattet, om dit system opfylder kravene, og om dine daglige arbejdsgange sikrer, at bogføring og bilag hænger sammen.

Digital bogføring betyder, at virksomhedens økonomiske transaktioner registreres i et digitalt bogføringssystem.

Det kan eksempelvis være salg til kunder, køb hos leverandører, bankgebyrer, lønudbetalinger og betalinger af moms.

I praksis vil en digital arbejdsgang ofte begynde, når virksomheden modtager en faktura eller kvittering. Bilaget indlæses i systemet, kontrolleres og knyttes til den relevante postering. Betalingen kan derefter afstemmes med virksomhedens bankkonto.

Det gør det lettere at følge en transaktion fra dokumentation til bogføring og betaling.

Digital bogføring er dog ikke det samme som automatisk korrekt bogføring. Et system kan hjælpe med registreringen, men der skal stadig være kontrol med eksempelvis kontovalg, momsbehandling og placering i den rigtige periode.

Virksomhedens form og regnskabspligt har betydning for, hvilke regler der gælder.

ApS og A/S med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven er omfattet af kravene. For selskaber med registrerede bogføringssystemer blev kravet indført for regnskabsår, der begyndte den 1. juli 2024 eller senere. For selskaber med ikke-registrerede systemer gjaldt indfasningen fra regnskabsår, der begyndte den 1. januar 2025 eller senere.

For personligt ejede virksomheder gælder kravet fra indkomstår, der begynder den 1. januar 2026 eller senere, når nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår.

Omsætningsgrænsen for personligt ejede virksomheder bør derfor ikke bruges til at vurdere, om et almindeligt ApS skal bogføre digitalt.

Grænsen vedrører nettoomsætningen. Det vil sige salgsværdien efter fradrag af blandt andet moms og prisnedslag.

Det er virksomhedens faktiske omsætning, der tæller. Et budget med forventet omsætning over grænsen er ikke i sig selv tilstrækkeligt.

De to indkomstår vurderes hver for sig. En samlet omsætning over 600.000 kr. fordelt på to år betyder derfor ikke nødvendigvis, at kravet er opfyldt.

Hvis en enkeltmandsvirksomhed eksempelvis har en nettoomsætning på 250.000 kr. det ene år og 400.000 kr. det næste, har omsætningen ikke været over grænsen i begge år.

Det er en god idé at dokumentere vurderingen ved årsafslutningen, så virksomheden ved, hvilke krav den skal følge i det kommende indkomstår.

En personligt ejet virksomhed, der starter efter den 1. januar 2026, bliver ikke omfattet alene ved stiftelsen. Kravet indtræder først, når den faktiske nettoomsætning har været over grænsen i to indkomstår i træk.

Det kan alligevel være praktisk at vælge digital bogføring fra begyndelsen.

Så slipper virksomheden for senere at ændre hele sin arbejdsgang. Samtidig bliver det lettere at samle fakturaer, holde styr på kundebetalinger og gøre materialet klar til moms og årsafslutning.

Valget bør også tage hensyn til virksomhedens forventede udvikling. Et system, der fungerer med få månedlige bilag, skal måske kunne håndtere medarbejdere, flere bankkonti eller udenlandsk handel senere.

Et registreret bogføringssystem er optaget på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer.

Når virksomheden bruger et registreret system, har udbyderen ansvaret for, at systemet opfylder de krav, der gælder for registrerede systemer. Virksomheden skal stadig bruge det til at registrere transaktioner og opbevare de omfattede bilag.

Registreringen betyder derfor ikke, at alle posteringer automatisk er korrekte.

Virksomheden skal fortsat sikre, at bilagene bliver indlæst, at indtægter og udgifter registreres rigtigt, og at bogføringen bliver kontrolleret og afstemt.

Før du vælger system, bør du kontrollere den konkrete løsning på Erhvervsstyrelsens fortegnelse.

Ja. Det er muligt at bruge et ikke-registreret digitalt bogføringssystem, men virksomheden har selv ansvaret for, at løsningen opfylder de relevante krav.

Det kan være relevant for virksomheder med et specialudviklet system eller en samlet løsning med flere programmer.

Her bør systemets funktioner og dokumentation gennemgås grundigt. Det er ikke tilstrækkeligt, at løsningen kan vise en resultatopgørelse eller registrere fakturaer.

Virksomheden skal også have styr på, hvordan transaktioner og bilag opbevares, hvordan sikkerhedskopiering fungerer, og hvordan materialet kan tilgås og udleveres.

Et ikke-registreret system bør derfor vælges på et oplyst grundlag.

Et almindeligt Excel-ark er ikke i sig selv en løsning, der opfylder kravene til digital bogføring.

Excel kan fortsat være nyttigt til budgetter, beregninger, afstemninger og supplerende oversigter. Men når virksomheden er omfattet af kravet, skal den samlede bogføringsløsning opfylde de relevante systemkrav.

Det samme gælder, hvis bilagene alene ligger i en mappe på computeren, mens posteringerne føres i et regneark.

At materialet findes elektronisk er ikke det samme som, at virksomhedens digitale bogføring opfylder reglerne.

De købs- og salgsbilag, der er omfattet af reglerne, skal opbevares digitalt i bogføringssystemet. Pligten vedrører bestemte bilag og er ikke et ubetinget krav om, at ethvert dokument i virksomheden skal ligge i systemet.

I det daglige bør virksomheden have en enkel og konsekvent proces.

Modtager du en leverandørfaktura på mail, bør den indlæses i bogføringssystemet, så den ikke kun ligger i indbakken. Modtager du en papirskvittering, bør den digitaliseres i læsbar form og håndteres efter den relevante bilagsprocedure.

Kontrollér, at hele bilaget er med. Et billede, hvor beløb, dato eller leverandør mangler, giver et dårligt grundlag for bogføringen.

Det er også nyttigt at kontrollere, at det samme bilag ikke bliver indlæst flere gange.

Et system bør passe til virksomhedens opgaver og den måde, arbejdet fordeles på.

En mindre konsulentvirksomhed kan have behov for fakturering, bilagsindlæsning og bankafstemning. En butik kan have behov for integration med kassesystem og lager. En virksomhed med ansatte kan have behov for en god forbindelse mellem lønsystem og bogføring.

Se også på samarbejdet med din bogholder. Det bør være tydeligt, hvem der uploader bilag, hvem der bogfører, og hvem der kontrollerer materialet.

Prisen bør vurderes sammen med tidsforbruget. Et billigt system kan blive en dyr løsning, hvis medarbejderne bruger meget tid på manuelle overførsler og gentagne indtastninger.

En god overgang begynder med en gennemgang af den eksisterende bogføring.

Fastlæg, hvor langt regnskabet er ajourført, hvilke perioder der er afstemt, og om der mangler dokumentation. Vælg derefter en tydelig dato for overgangen.

Når oplysningerne flyttes, bør åbningssaldi og relevante specifikationer kontrolleres. Det gælder blandt andet bank, kundetilgodehavender, leverandørgæld og aktiver.

Der skal også være en plan for adgangen til historisk materiale. Du bør kende mulighederne for eksport og opbevaring, før et gammelt abonnement afsluttes.

Afprøv gerne et samlet forløb i det nye system: modtag et bilag, bogfør det, registrer betalingen og kontrollér sammenhængen. Det kan afsløre praktiske problemer, inden systemet tages i fuld brug.

Ja. Virksomheden kan bruge en bogføringsvirksomhed til at håndtere den digitale bogføring. Det kræver en klar opgavefordeling.

Ejeren kan eksempelvis stå for at sende bilag og forklare usædvanlige transaktioner, mens bogholderen håndterer registrering, afstemning og opfølgning.

Aftalen bør også beskrive, hvem der administrerer systemet, hvilke adgange virksomheden har, og hvordan materialet overdrages, hvis samarbejdet stopper.

Jo enklere processen er for aflevering af bilag, desto lettere er det at holde bogføringen ajour.

En almindelig fejl er at købe et bogføringssystem uden at ændre de daglige rutiner. Hvis kvitteringer stadig bliver væk, og fakturaer ligger spredt i indbakker, løser systemet ikke problemet alene.

En anden fejl er at stole på automatiske forslag uden kontrol. Et system kan foreslå en konto eller genkende et beløb, men det kender ikke nødvendigvis formålet med købet.

Manglende afstemning kan også give et misvisende regnskab. Selv om bilagene er digitale, bør virksomheden kontrollere, at bankbevægelser, betalinger og bogføring stemmer.

Digital bogføring fungerer bedst, når system, arbejdsfordeling og faste kontroller understøtter hinanden.