Første medarbejder – få styr på løn og arbejdsgiverregistrering

Den første medarbejder kan give virksomheden mere kapacitet og frigøre tid til kunder, salg og udvikling. Ansættelsen betyder samtidig, at virksomheden får nye administrative opgaver.

Løn skal beregnes, indberettes, betales og bogføres. Der skal også være styr på medarbejderens oplysninger, ferieordning, forsikring og eventuelle pensionsaftale.

En god opstart kræver derfor mere end en aftale om månedslønnen. Når registreringer, lønsystem og arbejdsfordeling er på plads inden første lønkørsel, bliver det lettere at skabe en fast og overskuelig proces.

Inden virksomheden kan indberette løn, skal den være registreret som arbejdsgiver på Virk og have adgang til eIndkomst. Det gælder også, hvis en ekstern rådgiver skal håndtere lønnen.

Har virksomheden allerede udbetalt løn til ejeren af et ApS, kan arbejdsgiverregistreringen være på plads. Du bør stadig kontrollere registreringen og adgangen, inden den nye medarbejder oprettes.

Aftal samtidig, hvem der skal administrere lønnen. Det kan være ejeren selv, en medarbejder i virksomheden eller en ekstern lønpartner.

Registrering og adgang bør afklares i god tid. Ellers kan den første lønudbetaling blive forsinket af praktiske problemer.

Lønopsætningen skal bygge på de vilkår, virksomheden og medarbejderen har aftalt.

Det gælder blandt andet ansættelsesdato, arbejdstid, løn, lønperiode, pension, ferie og eventuelle tillæg. Hvis medarbejderen skal have provision, bonus eller personalegoder, bør beregningen og betingelserne også være tydelige.

De fleste medarbejdere har krav på skriftlige oplysninger om ansættelsesvilkårene. De centrale oplysninger skal som udgangspunkt gives senest syv kalenderdage efter arbejdets begyndelse, mens de øvrige oplysninger skal gives senest en måned efter.

Det er praktisk at få aftalen færdig før første arbejdsdag. Så kan lønsystemet sættes op ud fra de samme oplysninger, som medarbejderen har accepteret.

En ansættelseskontrakt og en korrekt lønopsætning løser forskellige opgaver. Begge dele skal være på plads.

Inden første lønkørsel bør virksomheden indsamle de oplysninger, der er nødvendige for at oprette medarbejderen.

Det omfatter typisk navn, CPR-nummer, adresse, ansættelsesdato og konto til lønudbetaling. Derudover skal lønansvarlige kende arbejdstiden, lønformen, ferieordningen og eventuelle pensionsvilkår.

For en timelønnet medarbejder skal der være en proces for registrering og godkendelse af timer. For en månedslønnet medarbejder skal der blandt andet være styr på ændringer, fravær og eventuelle tillæg.

Personoplysninger bør afleveres og opbevares gennem en sikker løsning med adgang for de personer, der har brug for dem.

Medarbejderens digitale skattekort skal indhentes, og virksomheden skal afklare, om der skal bruges hovedkort, bikort eller frikort.

Skattestyrelsen anbefaler, at arbejdsgiveren spørger medarbejderen om den relevante skattekorttype, når ansættelsesoplysningerne registreres.

Det er særligt relevant, hvis medarbejderen har flere indtægter eller et andet arbejde.

Du bør ikke beregne skatten ud fra en gammel lønseddel. Lønsystemets oplysninger skal bygge på det gældende skattekort.

Hvis skattekortet mangler, bør problemet afklares inden lønkørslen. Manglende oplysninger kan påvirke medarbejderens udbetalte løn.

Virksomheden kan selv stå for lønnen eller bruge en ekstern lønpartner.

En god løsning skal kunne håndtere virksomhedens lønformer og give et tydeligt overblik over lønsedler, indberetninger, betalinger og bogføringsmateriale.

Selv med én medarbejder kan lønnen indeholde flere elementer. Det kan eksempelvis være timeløn, overarbejde, provision, pension eller personalegoder.

Derfor bør valget ikke kun afhænge af prisen på systemet. Se også på, hvor meget tid virksomheden skal bruge på opsætning, kontrol og rettelser.

Hvis en ekstern partner håndterer lønnen, har virksomheden fortsat ansvar for, at Skattestyrelsen modtager korrekte oplysninger og betalinger til tiden.

Bruttolønnen er medarbejderens løn før skat og relevante medarbejderbidrag.

Nettolønnen er det beløb, medarbejderen får udbetalt efter beregningen af blandt andet A-skat, eventuelt AM-bidrag, eget pensionsbidrag og medarbejderens ATP-andel.

Virksomhedens samlede udgift er heller ikke nødvendigvis lig med bruttolønnen. Der kan komme arbejdsgiverbetalt pension, ferieomkostninger, bidrag, forsikring og administration oveni.

Det er derfor vigtigt at skelne mellem den aftalte løn, medarbejderens udbetaling og virksomhedens samlede omkostning.

En bankoverførsel til medarbejderen dokumenterer betalingen, men erstatter ikke lønberegningen og indberetningen.

Virksomheden skal beregne, indeholde og indberette A-skat og AM-bidrag efter de regler, der gælder for medarbejderen.

AM-bidraget er normalt 8 procent. Fra 2026 skal der dog ikke betales AM-bidrag til og med det indkomstår, hvor medarbejderen fylder 17 år.

Lønopsætningen skal derfor tage højde for medarbejderens konkrete forhold.

Efter lønkørslen skal virksomheden sikre, at oplysningerne er indberettet, og at de skyldige beløb bliver betalt. Det er to forskellige handlinger.

Kontrollér de aktuelle frister for virksomhedens registrering, og læg betalingerne ind i en fast kalender.

Når medarbejderen opfylder betingelserne for ATP, skal bidraget beregnes og indberettes. Beregningen afhænger blandt andet af arbejdstid og lønperiode.

Virksomheden kan også blive opkrævet andre arbejdsgiverbidrag gennem Samlet Betaling. Det omfatter blandt andet ordninger knyttet til barsel, uddannelse og arbejdsskader.

Bidragene bør indgå i budgettet for medarbejderen.

Selv om nogle opkrævninger kommer kvartalsvist, er det nyttigt at tage højde for dem i den månedlige økonomi. Ellers kan virksomhedens lønomkostning se lavere ud, end den reelt er.

Ferieordningen skal afklares, inden medarbejderen oprettes i lønsystemet.

En medarbejder kan efter de relevante vilkår have ferie med løn og ferietillæg eller optjene feriegodtgørelse. Ved feriegodtgørelse er den almindelige sats 12,5 procent af den ferieberettigede løn.

Den konkrete opsætning skal passe til ansættelsen og en eventuel overenskomst.

Det er en fejl at lægge 12,5 procent oven i alle medarbejderes løn uden at undersøge ferieordningen. Det kan også være en fejl at undlade at budgettere med ferie, fordi medarbejderen får en fast månedsløn.

Ferie har betydning for både lønberegningen, virksomhedens omkostninger og planlægningen af arbejdet.

En pensionsforpligtelse kan følge af en overenskomst eller af aftalen med medarbejderen. Derfor bør virksomheden afklare pensionsvilkårene, før den endelige lønpakke aftales.

Hvis der skal indbetales pension, skal lønopsætningen blandt andet indeholde den rigtige ordning, fordelingen mellem arbejdsgiver og medarbejder samt det løngrundlag, bidraget beregnes af.

Arbejdsgiverens pensionsbidrag skal medregnes i virksomhedens samlede medarbejderomkostning.

Et løntilbud bør være tydeligt om, hvorvidt den oplyste løn er inklusive eller eksklusive arbejdsgiverbetalt pension. Det gør forventningerne lettere at afstemme.

Som arbejdsgiver skal virksomheden sikre sine ansatte mod arbejdsskader. Det indebærer som udgangspunkt en arbejdsskadeforsikring for arbejdsulykker og betaling af bidrag til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring for erhvervssygdomme.

Forsikringen bør være på plads, når medarbejderen begynder at arbejde.

Den er en særskilt opgave og bliver ikke nødvendigvis håndteret, fordi medarbejderen er oprettet i lønsystemet.

Forsikringsprisen bør også indgå i budgettet. Den kan variere med blandt andet arbejdsopgaverne og virksomhedens branche.

Den samlede udgift afhænger af lønnen og ansættelsesvilkårene.

Ud over bruttolønnen bør budgettet tage højde for arbejdsgiverbetalt pension, ferieomkostninger, ATP og øvrige bidrag, forsikring og lønadministration.

Der kan også være udgifter til computer, telefon, arbejdsplads, oplæring og andre arbejdsredskaber.

Det er nyttigt at lave to beregninger: et budget for den løbende månedlige udgift og et budget for opstarten.

Likviditetsbudgettet bør vise, hvornår pengene faktisk skal betales. Nettoløn, skat, pension og kvartalsvise bidrag kan have forskellige betalingsdatoer.

En fast proces gør det lettere at undgå fejl.

Aftal først en deadline for timer, fravær, bonus og andre ændringer. Derefter udarbejdes lønnen og kontrolleres, inden den godkendes.

Efter godkendelsen skal virksomheden sikre lønudbetaling, indberetning, relevante betalinger og bogføring.

Ved den første lønkørsel bør du især kontrollere ansættelsesdato, lønperiode, skattekort, timer, ferieordning og pension.

Det er også vigtigt at afstemme lønnen med bogføringen. Beløbet på medarbejderens bankkonto er kun en del af den samlede lønpostering.

En virksomhed, der er registreret som arbejdsgiver for A-skat og AM-bidrag, skal hver måned oplyse, om der er indeholdt beløb. Hvis der ikke udbetales løn, skal der normalt foretages en nulindberetning.

Det kan være relevant, hvis registreringen sker før første lønudbetaling, eller der opstår en pause.

Manglende lønudbetaling betyder derfor ikke automatisk, at virksomheden kan springe månedens indberetning over.