Momsfradrag – hvad kan virksomheden trække moms fra?

Når en virksomhed sælger momspligtige varer eller ydelser, opkræver den normalt salgsmoms. Når virksomheden samtidig køber varer og ydelser til sin momspligtige drift, kan den typisk have købsmoms.

Ved momsindberetningen opgøres blandt andet: Salgsmoms minus Fradragsberettiget købsmoms

Det resterende beløb er som udgangspunkt det beløb, virksomheden skal afregne.

Eksempel

Virksomheden har i en momsperiode: Salgsmoms: 100.000 kr. Fradragsberettiget købsmoms: 40.000 kr. Moms til betaling: 60.000 kr.

Virksomheden får altså ikke nødvendigvis købsmomsen overført direkte til bankkontoen. Købsmomsen reducerer normalt den moms, virksomheden skal betale.

Hvis købsmomsen samlet overstiger salgsmomsen, kan virksomheden i stedet få moms til gode.

En virksomhed køber en computer.

Pris inklusive moms:
10.000 kr.

Momsen udgør:
2.000 kr.

Computeren vurderes anvendt:
80 % erhvervsmæssigt
20 % privat.

Hvis reglerne om delvist fradrag anvendes i den konkrete situation, udgør den erhvervsmæssige del af momsen:
2.000 kr. × 80 % = 1.600 kr.

Virksomheden kan dermed have fradrag for:
1.600 kr.

og ikke nødvendigvis hele de 2.000 kr.

Skattestyrelsen beskriver tilsvarende, at en computer, der bruges både erhvervsmæssigt og privat, som udgangspunkt kan give fradrag svarende til den erhvervsmæssige anvendelse.

Hvis udgifterne vedrører virksomhedens lokaler og momspligtige drift, kan der være fradrag for moms efter de almindelige regler.

Det bliver mere kompliceret, hvis virksomheden drives fra:

• Ejerens private bolig

• Blandede private og erhvervsmæssige lokaler

Her skal den private anvendelse holdes adskilt.

Det er derfor ikke korrekt automatisk at tage fuldt momsfradrag på hele husstandens elregning, blot fordi ejeren arbejder hjemmefra.

Telefoner kan ligeledes anvendes både erhvervsmæssigt og privat.

Hvis telefonen udelukkende anvendes til virksomhedens momspligtige aktiviteter, kan vurderingen være forholdsvis enkel.

Hvis den samme telefon også bruges privat, skal virksomhedens momsbehandling tage højde for den blandede anvendelse.

Man bør samtidig holde momsreglerne adskilt fra skattereglerne.

Det skattemæssige spørgsmål om eksempelvis fri telefon er ikke nødvendigvis det samme som spørgsmålet om virksomhedens momsfradrag.

Software og abonnementer kan være almindelige driftsudgifter.

Det kan eksempelvis være:

• Regnskabsprogram

• CRM

• Projektstyring

• Cloud-løsninger

• Designsoftware

• Betalingssystemer

• Kontorpakker

Ved dansk køb med dansk moms og ren erhvervsmæssig anvendelse kan der ofte være fuldt fradrag.

Købes software fra en udenlandsk leverandør, kan momsbehandlingen være anderledes.

Det behandler vi mere detaljeret i artiklen om moms ved køb fra udlandet.

Markedsføring, der bruges til virksomhedens momspligtige aktiviteter, kan som udgangspunkt være en almindelig erhvervsmæssig udgift.

Det kan eksempelvis være:

• Google Ads

• Meta Ads

• Tryksager

• Reklamebureau

• Grafisk design

• Skilte

• Sponsorater

• Websitearbejde

Men momsbehandlingen afhænger blandt andet af leverandøren. En dansk leverandør kan eksempelvis fakturere med dansk moms. En udenlandsk platform kan have en helt anden momsbehandling. Man bør derfor ikke blot kigge på ordet “markedsføring” i regnskabet. Bilaget skal vurderes.

Mad og drikke er et område med flere særlige regler. Derfor bør man ikke anvende den almindelige antagelse: “Det blev købt til virksomheden, så der er 100 % momsfradrag.”

Fradragsretten afhænger blandt andet af:

• Hvor maden serveres

• Hvem der deltager

• Formålet

• Om det er restaurant

• Om det er et internt fagligt arrangement

• Om det er socialt personaleområde

• Om der er tale om repræsentation

Ved visse møder i virksomhedens egne lokaler kan virksomheden have fuldt momsfradrag for mad og drikke.

Skattestyrelsen nævner blandt andet:

• Møder med forretningsforbindelser

• Bestyrelsesmøder

• Interne faglige møder

• Temadage

• Interne kurser

hvor der under de relevante betingelser kan være 100 % momsfradrag på forplejningen.

Det er derfor vigtigt at dokumentere formålet med arrangementet.

Ved restaurationsydelser gælder særlige begrænsninger. I situationer, hvor udgiften er erhvervsmæssig og fradragsberettiget, er momsfradraget typisk begrænset.

Skattestyrelsen angiver blandt andet, at fradragsretten for relevante restaurationsydelser er begrænset til: 25 % af momsbeløbet. Det betyder ikke 25 % af hele regningen. Det betyder 25 % af selve momsen.

En restaurantregning er: 1.250 kr. inklusive moms.

Momsen udgør: 250 kr.

Hvis forholdet opfylder betingelserne for det begrænsede restaurationsfradrag, beregnes momsfradraget som: 250 kr. × 25 % = 62,50 kr.

Virksomheden får altså ikke et momsfradrag på: 312,50 kr.

og heller ikke: 250 kr.

Fradraget er i eksemplet: 62,50 kr.

Det er et område, hvor der ofte opstår bogføringsfejl.

En virksomhed kan eksempelvis holde:

• Julefrokost

• Personalefest

på en restaurant. Skattestyrelsen angiver, at der ved relevante arrangementer på restaurant kan være fradrag for 25 % af momsbeløbet på restaurationsydelsen. Det betyder, at man ikke bør behandle en restaurantregning fra julefrokosten på samme måde som almindelige kontorartikler.

Hoteludgifter er også omfattet af særlige regler. Hvis virksomheden betaler et hotelophold i forbindelse med erhvervsmæssig aktivitet, skal man vurdere de konkrete regler for overnatning og eventuel forplejning.

Hotelregningen bør derfor gerne specificere de forskellige ydelser. Det kan eksempelvis være:

• Overnatning

• Morgenmad

• Restaurant

• Parkering

Forskellige dele af samme faktura kan have forskellig momsbehandling.

Biler er et af de områder, hvor momsreglerne er mest afhængige af:

• Bilens type

• Registrering

• Vægt

• Anvendelse

• Privat kørsel

• Erhvervsmæssig kørsel

• Køb

• Leasing

• Drift

Derfor bør man ikke anvende én generel regel på alle biler. Der er eksempelvis forskel på:

• Personbil på hvide plader

• Varebil

• Gule plader

• Papegøjeplader

• Lastbil

Skattestyrelsen har særskilte regler for momsfradrag på køretøjer afhængigt af typen og anvendelsen.

Et almindeligt køb af en personbil kan have væsentligt anderledes momsregler end køb af andre driftsmidler.

Det er derfor en fejl automatisk at tage købsmomsen på en personbil som almindelig købsmoms, blot fordi bilen anvendes i virksomheden.

Bilens konkrete forhold skal undersøges.

For varebiler afhænger momsfradraget blandt andet af:

• Vægt

• Registrering

• Om bilen bruges privat

• Om bilen bruges til momspligtig aktivitet

Der kan derfor være situationer med:

• Fuldt fradrag

• Begrænset fradrag

• Intet fradrag

En bil bør derfor altid opsættes korrekt i bogføringen fra starten.

Momsfradraget på:

• Benzin

• Diesel

• El

• Andre driftsudgifter

hænger blandt andet sammen med bilens momsmæssige behandling og anvendelse. Det er derfor ikke tilstrækkeligt alene at vurdere brændstofkvitteringen. Køretøjets type skal også kendes.

En af de mest almindelige fejl er private udgifter på virksomhedens kort. Det kan eksempelvis være:

• Dagligvarer

• Privat tøj

• Ferie

• Privat elektronik

• Privat restaurantbesøg

• Husholdningsudgifter

• Private abonnementer

Disse køb giver ikke automatisk momsfradrag. Skattestyrelsen fastslår, at varer og ydelser, som udelukkende bruges privat, ikke giver ret til momsfradrag. Bogføringen bør derfor identificere sådanne udgifter.

Der kan også opstå en situation, hvor virksomheden oprindeligt har købt en vare til erhvervsmæssig brug og fået momsfradrag.

Senere bliver varen taget ud til privat anvendelse.

Her kan virksomheden blive omfattet af reglerne om: udtagningsmoms.

Skattestyrelsen beskriver, at der som udgangspunkt skal betales moms, når varer eller ydelser, som virksomheden tidligere har fået momsfradrag for, overgår til privat eller andet ikke-momspligtigt formål.

Et selskab køber en vare til virksomhedens drift og får momsfradrag. Senere overtager ejeren varen privat.

Det er ikke nødvendigvis korrekt blot at:

• Fjerne varen

• Lade ejeren beholde den

• Gøre ingenting i regnskabet

Den momsmæssige konsekvens ved den private overtagelse skal vurderes.

Gaver kan have særlige momsregler. Det gælder blandt andet:

• Kundegaver

• Reklamegaver

• Personalegaver

• Private gaver

Virksomheden bør derfor ikke automatisk tage fuldt momsfradrag på alle køb bogført som “gaver”.

Værdi, modtager og formål kan have betydning for behandlingen.

Repræsentationsudgifter er ligeledes et særligt område.

Det kan eksempelvis være udgifter afholdt over for:

• Kunder

• Leverandører

• Forretningsforbindelser

• Potentielle samarbejdspartnere

Momsfradraget kan være begrænset eller helt bortfalde afhængigt af typen af udgift.

Det er derfor vigtigt at skelne mellem eksempelvis:

• Mødeudgifter

• Restaurant

• Gaver

• Reklame

• Almindelige driftsudgifter

Et erhvervsmæssigt køb er ikke alene nok. Virksomheden skal også kunne dokumentere fradraget. Fakturaen bør indeholde de oplysninger, der kræves efter momsreglerne.

Det er derfor en dårlig praksis at tage momsfradrag alene på baggrund af:

• Et kontoudtog

• Et screenshot fra banken

• En korttransaktion

• En kalenderaftale

• En e-mail uden ordentlig faktura

Skattestyrelsen fremhæver fakturaen som dokumentation for virksomhedens køb.

Hvis virksomheden mangler dokumentation, bør den forsøge at få:

• Kopi af faktura

• Ny kvittering

• Dokumentation fra leverandøren

før momsfradraget behandles. Det kan især være relevant ved større køb. Et betalingsspor kan understøtte dokumentationen, men dokumenterer ikke nødvendigvis i sig selv retten til momsfradrag.

Hvis leverandøren ikke har opkrævet dansk moms, kan virksomheden ikke bare beregne: 25 % og tage beløbet som almindelig dansk købsmoms.

Det kan eksempelvis være:

• Momsen er ikke pålagt

• Leverandøren er udenlandsk

• Ydelsen er momsfri

• Omvendt betalingspligt gælder

Bilaget skal derfor forstås, før momskoden vælges.

Udenlandske køb er et område, hvor fejl ofte opstår.

Virksomheden kan eksempelvis købe:

• Software fra USA

• Meta Ads fra Irland

• Google Ads

• Konsulentydelser fra EU

• Varer fra Tyskland

• Varer fra Kina

Her kan virksomheden være forpligtet til selv at beregne moms efter reglerne om eksempelvis omvendt betalingspligt eller erhvervelsesmoms. Det bliver gennemgået særskilt i artiklen: “Moms ved køb fra udlandet – EU og lande uden for EU.”

Moms og skat skal holdes adskilt. Når man spørger: “Kan virksomheden trække det fra?” kan spørgsmålet faktisk betyde to forskellige ting: Kan momsen trækkes fra? og Kan udgiften trækkes fra skattemæssigt? Det er ikke nødvendigvis samme svar. En udgift kan eksempelvis have:

• Fuld skattemæssig fradragsret

• Begrænset momsfradrag

eller andre kombinationer. Derfor bør bogholderen altid skelne mellem: Momsbehandling og Skattemæssig behandling.

En virksomhed betaler en erhvervsmæssig restaurantregning. Den samlede udgift kan have én skattemæssig behandling. Momsen kan samtidig være omfattet af det begrænsede restaurationsfradrag.

Det er derfor forkert blot at sige: “Den er fradragsberettiget.” Man bør præcisere: Hvilket fradrag taler vi om?

Virksomheden køber kontorudstyr.
Pris eksklusive moms: 8.000 kr. Moms: 2.000 kr. Samlet betaling: 10.000 kr.

Bogføringen skal principielt adskille: Driftsudgift/aktiv: 8.000 kr. Købsmoms: 2.000 kr. Bank/kreditor: 10.000 kr.

Dermed indgår de 2.000 kr. i momsopgørelsen.

Hvis virksomheden ikke har ret til momsfradrag, bliver momsen ikke bogført som fradragsberettiget købsmoms.

Hvis en udgift på: 1.250 kr. inklusive moms ikke giver momsfradrag, skal virksomheden derfor ikke medtage: 250 kr. som almindelig købsmoms.

Den konkrete regnskabsføring afhænger af udgiftens karakter.

Hvis virksomheden kun må fradrage en del af momsen, bør regnskabet afspejle dette korrekt.

Eksempel: Moms: 1.000 kr. Fradragsberettiget andel: 50 % Købsmoms: 500 kr.

Den ikke-fradragsberettigede del skal behandles sammen med den øvrige udgift efter de relevante regler.

Alt på firmakortet får fuldt momsfradrag

Betalingsmåden siger ikke noget om fradragsretten.

Privat køb behandles som erhverv

Virksomhedens betaling bliver fejlagtigt betragtet som dokumentation for erhvervsmæssig anvendelse.

Restaurant får 100 % momsfradrag

De særlige regler om restaurationsydelser bliver overset.

Bilen behandles som almindeligt inventar

Bilreglerne bliver ikke undersøgt.

Udenlandsk faktura behandles som dansk

Bogholderen tager momsfradrag, selv om fakturaen ikke indeholder dansk moms.

Fakturaen mangler

Momsfradraget tages alene på baggrund af bankbetalingen.

Blandet privat og erhverv får 100 % fradrag

Den private anvendelse bliver ikke taget i betragtning.

Momsfri aktivitet overses

Virksomheden tager fuldt momsfradrag på fællesudgifter, selv om en del vedrører momsfrit salg.

Når en faktura skal bogføres, kan du starte med følgende spørgsmål:

1. Er virksomheden momsregistreret?
   Hvis ikke, kan virksomheden som udgangspunkt ikke anvende almindeligt købsmomsfradrag.

2. Er der faktisk moms på fakturaen?
   Hvis ikke, skal du ikke automatisk beregne dansk købsmoms.

3. Vedrører købet virksomheden?
   Private køb giver ikke almindeligt momsfradrag.

4. Vedrører købet momspligtig aktivitet?
   Momsfrie aktiviteter kan begrænse fradragsretten.

5. Bruges købet også privat?
   Det kan medføre delvist fradrag eller andre regler.

6. Er udgiften omfattet af særlige momsregler?
   Eksempelvis bil, restaurant eller repræsentation.

7. Er dokumentationen tilstrækkelig?
   Momsfradraget skal kunne dokumenteres.

En konsulentvirksomhed har i én måned følgende køb:
Regnskabssoftware: 1.250 kr.
Computer til arbejdsplads: 12.500 kr.
Restaurantmøde med kunde: 1.250 kr.
Privat køb på firmakort: 625 kr.
Meta Ads: 10.000 kr.

Disse fem betalinger skal ikke nødvendigvis behandles ens. Regnskabssoftwaren kan være en almindelig dansk driftsudgift. Computeren skal vurderes i forhold til anvendelsen. Restaurantregningen kan være omfattet af begrænset momsfradrag. Det private køb giver ikke almindeligt momsfradrag. Meta Ads kan være et udenlandsk køb med en anden momsbehandling end en dansk faktura.

En korrekt momsindberetning kræver derfor mere end at finde alle bankposteringer og trække 20 % af beløbet ud som moms.

En håndværker køber:

• Værktøj

• Arbejdstøj

• Materialer

• Varebil

• Brændstof

• Mad

• Mobiltelefon

Alle køb har relation til virksomhedens hverdag. Men det betyder ikke, at de nødvendigvis har samme momsbehandling.

Værktøj og materialer kan eksempelvis være almindelige driftskøb. Bilen er omfattet af særlige regler. Telefonen kan have privat anvendelse. Maden kan være omfattet af begrænsninger. Derfor bør kontoplan og momskoder opsættes, så udgifterne ikke behandles ens.

En virksomhed har:

• 60 % momspligtig aktivitet

• 40 % momsfri aktivitet.

Den køber et fælles IT-system, der anvendes af hele virksomheden. Virksomheden kan ikke nødvendigvis tage fuldt momsfradrag alene fordi systemet bruges erhvervsmæssigt. Der skal vurderes, hvor stor en del der vedrører de momspligtige aktiviteter. Virksomheder med blandede aktiviteter bør derfor have særlig fokus på deres delvise fradragsprocent.

Fejl i momsfradraget kan påvirke virksomheden på to måder. Hvis virksomheden tager:

• For lidt momsfradrag betaler den potentielt for meget moms. Hvis virksomheden tager:

• For meget momsfradrag kan den efterfølgende skulle rette momsindberetningen og tilbagebetale beløbet.

Det kan derfor betale sig at få behandlingen korrekt første gang.

Momsfradrag handler om: Hvordan det enkelte køb skal behandles.
Momsafstemning handler om: Om den samlede moms for perioden stemmer.

De to ting hænger sammen. Hvis bilagene har forkerte momskoder, vil momsafstemningen også være forkert. En god momsproces består derfor både af:

• Korrekt løbende bogføring

• Korrekte momskoder

• Dokumentation

• Momsafstemning

• Kontrol inden indberetning

Inden virksomheden tager momsfradrag, bør den blandt andet kontrollere:

• Er virksomheden momsregistreret?

• Er leverandøren identificeret?

• Er der en korrekt faktura?

• Er dansk moms faktisk opkrævet?

• Vedrører købet virksomheden?

• Vedrører det momspligtig aktivitet?

• Er der privat anvendelse?

• Er der momsfrie aktiviteter?

• Er der særlige regler for udgiften?

• Er det en biludgift?

• Er det restaurant eller forplejning?

• Er det repræsentation?

• Er leverandøren udenlandsk?

• Er momskoden korrekt?

• Er momsbeløbet beregnet korrekt?

• Er fradraget fuldt eller delvist?

• Kan virksomheden dokumentere vurderingen?

Nordic Finans hjælper virksomheder med at håndtere den løbende moms som en integreret del af bogføringen.

Det kan blandt andet omfatte:

• Bogføring af købsbilag

• Kontrol af købsmoms

• Salgsmoms

• Vurdering af momskoder

• Delvist momsfradrag

• Private udgifter

• Restaurant og forplejning

• Bilag fra udlandet

• EU-køb

• Momsafstemning

• Kontrol af momskonti

• Momsindberetning

• Rettelse af tidligere momsperioder

Formålet er ikke alene at indberette et tal til Skattestyrelsen. Momsindberetningen skal kunne spores tilbage til virksomhedens regnskab og bilag. Hvis virksomhedens momskoder og bogføring bliver sat korrekt op fra starten, reduceres risikoen for fejl og unødvendig oprydning senere.

Kontakt Nordic Finans, hvis du ønsker hjælp til bogføring, moms eller gennemgang af virksomhedens nuværende momsbehandling.