Bogholder eller statsautoriseret revisor – hvad har din virksomhed brug for?

En bogholder og en statsautoriseret revisor arbejder begge med virksomhedens økonomi, men de har forskellige roller i den samlede regnskabsproces.

Bogholderen arbejder typisk med den løbende økonomiadministration. Det kan blandt andet omfatte bogføring, bankafstemning, moms, løn, debitorer, kreditorer og klargøring til årsafslutningen.

En statsautoriseret revisor arbejder blandt andet med kontrol, revision og erklæringer på virksomhedens årsregnskab. Rollen bliver særligt relevant, når virksomheden er revisionspligtig, eller når banker, ejere, investorer eller andre interessenter ønsker en bestemt form for ekstern kontrol.

For mange virksomheder handler valget derfor ikke om enten en bogholder eller en statsautoriseret revisor. De to funktioner kan indgå på forskellige tidspunkter og løse forskellige dele af virksomhedens økonomiopgaver.

Bogholderen vedligeholder det løbende regnskabsgrundlag, mens en statsautoriseret revisor blandt andet kan kontrollere årsregnskabet og udføre relevante erklæringsopgaver.

Den største forskel ligger i opgaverne og formålet med arbejdet.

En bogholder hjælper virksomheden med at registrere, strukturere og afstemme den daglige økonomi. Bogholderens arbejde bidrager til, at virksomhedens transaktioner bliver behandlet løbende, og at ledelsen har et opdateret økonomisk overblik.

En statsautoriseret revisor kan blandt andet udføre revision og andre erklæringsopgaver. Her foretages en uafhængig kontrol af regnskabet efter de regler og standarder, der gælder for den valgte opgave.

En virksomhed kan derfor have brug for en bogholder gennem hele året, mens den statsautoriserede revisor inddrages i forbindelse med årsafslutningen, revisionen eller en anden konkret erklæringsopgave.

Tabellen viser en almindelig arbejdsdeling. Den konkrete løsning afhænger af virksomhedens størrelse, kompleksitet, aftaler og behov.

En bogholder sørger for, at virksomhedens økonomiske transaktioner bliver registreret, dokumenteret og afstemt.

Bogføring handler ikke kun om at indtaste bilag i et regnskabsprogram. Der skal også være sammenhæng mellem regnskabet, banken, momsen, lønsystemet, kunderne og leverandørerne.

Løbende bogføring

Den løbende bogføring omfatter registrering af virksomhedens økonomiske aktiviteter.

Det kan eksempelvis være:

• Leverandørfakturaer
• Salgsfakturaer
• Kvitteringer
• Abonnementer
• Bankbetalinger
• Kreditnotaer
• Renter og gebyrer
• Udlæg
• Leasingydelser
• Lån og afdrag
• Betalinger mellem virksomheden og ejeren

Bogføringen skal foretages på de korrekte konti og med den korrekte behandling af blandt andet moms.

Bankafstemning

Ved en bankafstemning sammenholdes regnskabets bankkonto med virksomhedens faktiske kontoudtog.

Formålet er blandt andet at finde:

• Manglende posteringer
• Dobbeltbogførte betalinger
• Uidentificerede transaktioner
• Fejl i beløb eller datoer
• Betalinger, der er registreret på forkerte konti
• Private udgifter betalt gennem virksomheden

En virksomhed kan have registreret alle sine bilag og stadig have et forkert regnskab, hvis bankkontiene ikke bliver afstemt.

Momsafstemning og momsindberetning

Bogholderen kan kontrollere, at virksomhedens købsmoms og salgsmoms stemmer med bogføringen, inden momsen indberettes.

Det er særligt vigtigt ved:

• Køb og salg inden for EU
• Handel med lande uden for EU
• Import
• Omvendt betalingspligt
• Momsfrie aktiviteter
• Biler og leasing
• Repræsentation
• Kreditnotaer
• Rettelser af tidligere perioder

Momsindberetningen bør bygge på en afstemt bogføring og ikke alene på regnskabssystemets automatiske momsrapport.

Lønadministration

Bogholderen kan hjælpe med beregning, bogføring og indberetning af løn.

Opgaverne kan blandt andet omfatte:

• Månedsløn
• Timeløn
• A-skat
• AM-bidrag
• ATP
• Pension
• Feriepenge
• Tillæg og overarbejde
• Kørselsgodtgørelse
• Personalegoder
• Refusion ved sygdom eller barsel
• Afstemning mellem lønsystem og regnskab

Løn kræver en klar proces, fordi fejl kan påvirke både medarbejderen, virksomhedens regnskab og indberetningerne til myndighederne.

Debitorer og kreditorer

Bogholderen kan skabe overblik over, hvad kunderne skylder virksomheden, og hvad virksomheden skylder sine leverandører.

Det kan blandt andet omfatte:

• Registrering af salgsfakturaer
• Udligning af kundebetalinger
• Opfølgning på forfaldne fakturaer
• Kreditnotaer
• Leverandørbetalinger
• Afstemning af leverandørkonti
• Kontrol af gamle åbne poster
• Dokumentation af tilgodehavender og gæld

Et opdateret debitor- og kreditoroverblik er vigtigt for både likviditetsstyring og årsafslutning.

Månedsrapportering og økonomisk overblik

Bogføringen kan også bruges til at give ledelsen et løbende økonomisk overblik.

En månedsrapport kan eksempelvis indeholde:

• Omsætning
• Bruttoavance
• Resultat
• Likviditet
• Debitorer
• Kreditorer
• Lønomkostninger
• Budgetafvigelser
• Udvikling sammenlignet med tidligere perioder
• Relevante nøgletal

Bogholderens rolle kan derfor udvikle sig fra grundlæggende registrering til en mere omfattende ekstern økonomifunktion.

En statsautoriseret revisor arbejder blandt andet med revision, kontrol, regnskaber og erklæringsopgaver.

Rollen bliver særligt relevant, når årsregnskabet skal kontrolleres efter bestemte standarder eller forsynes med en erklæring.

Arbejdet kan blandt andet omfatte:

• Revision af årsregnskabet
• Udvidet gennemgang
• Review
• Regnskabsmæssig assistance
• Andre erklæringsopgaver
• Kontrol af væsentlige regnskabsposter
• Vurdering af dokumentation
• Vurdering af regnskabsmæssige skøn
• Kommunikation om fejl, mangler og risici
• Rådgivning om regnskabsmæssige forhold

Ved en erklæringsopgave skal den statsautoriserede revisor følge de regler og standarder, der gælder for opgaven.

Det omfatter blandt andet krav til:

• Uafhængighed
• Faglighed
• Dokumentation
• Etik
• Kvalitetsstyring
• Efteruddannelse
• Offentligt tilsyn

En bogholder eller regnskabspartner kan hjælpe med årsafslutning, regnskabsopstilling og klargøring af virksomhedens regnskabsmateriale.

Arbejdet kan blandt andet omfatte:

• Afstemning af bankkonti
• Momsafstemning
• Lønafstemning
• Afstemning af debitorer og kreditorer
• Periodiseringer
• Anlægsaktiver
• Lån og leasing
• Mellemregninger
• Skattekonto
• Regnskabsspecifikationer
• Opstilling af resultatopgørelse og balance
• Indsamling af dokumentation

Hvis årsregnskabet skal revideres eller forsynes med en erklæring med sikkerhed, udføres denne del af processen af en statsautoriseret revisor.

Bogholderens arbejde skaber dermed det regnskabsgrundlag, der anvendes ved årsafslutningen og en eventuel efterfølgende kontrol.

Nej. Det er ikke alle virksomheder, der har pligt til at få deres årsregnskab revideret.

Behovet afhænger blandt andet af:

• Virksomhedens selskabsform
• Virksomhedens størrelse
• Vedtægterne
• Ejerforhold
• Branche
• Bankaftaler
• Investorkrav
• Tilskudsordninger
• Andre kontraktlige krav

Et mindre ApS kan under bestemte betingelser have fravalgt revision. Andre selskaber kan være omfattet af revisionspligt eller have accepteret et krav om revision i deres vedtægter eller finansieringsaftaler.

Selv om revision ikke er lovpligtig, kan en bank, investor, ejer eller anden samarbejdspartner stille krav om en bestemt erklæring eller form for ekstern kontrol.

Virksomheden bør derfor vurdere både lovgivningen og de konkrete krav fra dem, der skal anvende årsregnskabet.

Et ApS skal bogføre virksomhedens transaktioner og opbevare den nødvendige dokumentation. Det betyder ikke, at selskabet nødvendigvis skal have en ekstern bogholder. Ejeren kan selv udføre bogføringen, hvis arbejdet bliver udført korrekt og rettidigt.

Mange selskaber vælger professionel assistance, fordi bogføringen kan omfatte:

• Moms
• Løn
• Bankafstemninger
• Debitorer og kreditorer
• Skattekonto
• Årsafslutning
• Dokumentationskrav
• Digitale bogføringssystemer
• Indberetningsfrister
• Handel med udlandet
• Leasing og finansiering

Ledelsen har fortsat ansvaret for selskabets bogføring og årsrapport, selv om opgaverne bliver overladt til en ekstern økonomipartner.

En bogholder eller regnskabspartner kan ofte håndtere virksomhedens løbende behov, når virksomheden primært har brug for:

• Bogføring
• Bankafstemning
• Moms
• Løn
• Debitorstyring
• Kreditorstyring
• Månedsrapportering
• Årsafslutning
• Regnskabsspecifikationer
• Klargøring til årsregnskabet

Det gælder især virksomheder med relativt enkle økonomiske forhold og uden krav om revision eller andre erklæringsopgaver.

Behovet kan dog ændre sig, hvis virksomheden:

• Vokser
• Får flere medarbejdere
• Får nye ejere
• Optager større finansiering
• Begynder at handle internationalt
• Får investorer
• Bliver omfattet af revisionspligt
• Skal gennemføre et salg eller opkøb

En statsautoriseret revisor kan være relevant, når:

• Virksomheden er omfattet af revisionspligt
• Vedtægterne kræver revision
• Banken kræver en bestemt erklæring
• Investorer eller ejere ønsker ekstern kontrol
• En myndighed eller tilskudsordning kræver en erklæring
• Virksomheden ønsker udvidet gennemgang
• Virksomheden ønsker et review
• Virksomheden vælger frivillig revision
• Der skal afgives en særlig erklæring
• En bestemt transaktion kræver ekstern kontrol

Den konkrete løsning bør tilpasses virksomhedens størrelse, økonomi, risici og de krav, som regnskabets modtagere stiller.

For mange virksomheder kan en arbejdsdeling mellem den løbende økonomifunktion og en statsautoriseret revisor være hensigtsmæssig.

Den løbende økonomifunktion kan blandt andet håndtere:

• Bogføring
• Bankafstemning
• Moms
• Løn
• Debitorer
• Kreditorer
• Dokumentation
• Rapportering
• Klargøring til årsafslutningen

En statsautoriseret revisor kan blandt andet håndtere:

• Planlægning af revisions- eller erklæringsopgaven
• Risikovurdering
• Relevante kontrolhandlinger
• Vurdering af væsentlige regnskabsposter
• Gennemgang af årsregnskabet
• Afgivelse af en erklæring
• Kommunikation om relevante observationer

Når den løbende bogføring er ajourført og afstemt, bliver årsafslutningen mere overskuelig. Det kan samtidig reducere behovet for efterfølgende oprydning og ekstra dokumentation.

Mindre konsulentvirksomhed

En konsulentvirksomhed drives gennem et mindre ApS med:

• Én bankkonto
• Få månedlige bilag
• Ingen ansatte
• Danske kunder
• Intet varelager
• Ingen komplicerede finansieringsaftaler

Virksomheden kan have behov for hjælp til:

• Løbende bogføring
• Bankafstemning
• Moms
• Årsafslutning
• Opstilling af regnskabsmateriale

Hvis selskabet ikke har krav om revision eller en anden erklæringsopgave, kan det løbende behov typisk håndteres gennem en bogholder eller regnskabspartner.

Håndværksvirksomhed med medarbejdere

En håndværksvirksomhed har:

• Flere medarbejdere
• Mange leverandørfakturaer
• Materialekøb
• Firmabiler
• Løn og pension
• Igangværende arbejder
• Bankfinansiering

Virksomheden vil typisk have behov for løbende hjælp med:

• Bogføring
• Løn
• Moms
• Debitorer
• Leverandørbetalinger
• Likviditet
• Månedsrapportering
• Årsafslutning

Derudover kan virksomhedens størrelse, vedtægter eller bankaftale medføre behov for en statsautoriseret revisor.

Vækstvirksomhed med investorer

En vækstvirksomhed har:

• Flere ejere
• Eksterne investorer
• Månedlig rapportering
• Budgetter
• International handel
• Behov for yderligere kapital

Virksomheden kan have behov for en samlet løsning med:

• Løbende bogføring
• Controllerfunktion
• Budgetopfølgning
• Likviditetsstyring
• Rapportering til investorer
• En statsautoriseret revisor
• Eventuel revision eller anden erklæringsopgave

Her løser den løbende økonomifunktion og den statsautoriserede revisor forskellige dele af det samlede behov.

Virksomhed med bogføring, der er kommet bagud

En virksomhed har ikke afstemt banken eller momsen i seks måneder. Flere bilag mangler, og enkelte private udgifter er blevet betalt gennem virksomhedens konto.

Det første skridt er at genetablere et korrekt regnskabsgrundlag.

Arbejdet kan blandt andet omfatte:

• Indsamling af manglende bilag
• Bogføring af manglende perioder
• Bankafstemning
• Momsafstemning
• Gennemgang af debitorer
• Gennemgang af kreditorer
• Kontrol af løn
• Afstemning af Skattekontoen
• Dokumentation af mellemregninger
• Klargøring til årsafslutningen

Når materialet er opdateret og afstemt, kan virksomheden tage stilling til det videre behov i forbindelse med årsregnskabet.

En bogholder har normalt en lavere timepris end en statsautoriseret revisor ved almindelige, løbende økonomiopgaver.

Prisforskellen skyldes blandt andet forskelle i:

• Uddannelse
• Autorisation
• Ansvar
• Dokumentationskrav
• Kvalitetsstyring
• Opgavens kompleksitet
• Krav til uafhængighed
• Behovet for specialistviden
• Om der skal afgives en erklæring

Det er ikke altid økonomisk hensigtsmæssigt at få en statsautoriseret revisor til at håndtere alle virksomhedens rutineprægede bogføringsopgaver.

Omvendt bør virksomheden ikke vælge en almindelig bogføringsløsning, hvis den konkrete opgave kræver revision eller en anden erklæringsopgave.

En klar arbejdsdeling kan derfor være hensigtsmæssig:

• Den løbende økonomifunktion håndterer bogføringen og afstemningerne.
• Den statsautoriserede revisor udfører den relevante eksterne kontrol.

Det kan i nogle situationer være muligt, men kravene til den statsautoriserede revisors uafhængighed skal overholdes.

Hvis en statsautoriseret revisor skal afgive en erklæring med sikkerhed, må arbejdet ikke tilrettelægges på en måde, hvor den statsautoriserede revisor reelt kontrollerer sit eget arbejde uden tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.

Den konkrete vurdering afhænger blandt andet af:

• Erklæringstypen
• Virksomhedens størrelse
• Opgavernes karakter
• Ledelsens involvering
• Omfanget af bogføringsarbejdet
• Den konkrete arbejdsdeling
• Gældende regler om uafhængighed

Virksomheden bør derfor på forhånd afklare, hvordan bogføring, årsafslutning og en eventuel erklæringsopgave bliver fordelt.

Inden virksomheden indgår en aftale, bør den blandt andet spørge:

1. Hvilke typer virksomheder arbejder I normalt med?
2. Hvilke opgaver er inkluderet i aftalen?
3. Hvor ofte bliver bogføringen ajourført?
4. Hvordan afstemmer I bank, moms og løn?
5. Hvem har ansvaret for indberetninger?
6. Hvilke regnskabssystemer arbejder I med?
7. Hvordan håndteres manglende bilag?
8. Hvordan afregnes ekstraarbejde?
9. Hvem bliver virksomhedens faste kontaktperson?
10. Hvordan klargøres materialet til årsafslutningen?
11. Hvordan tilpasses løsningen, hvis virksomheden vokser?
12. Hvordan håndteres virksomhedens data og systemadgange?

Virksomheden kan blandt andet spørge:

1. Hvilken erklæringsopgave har virksomheden behov for?
2. Er erklæringen et lovkrav eller et krav fra en ekstern part?
3. Hvilket materiale skal leveres?
4. Hvornår skal materialet afleveres?
5. Hvilke områder forventes at være væsentlige?
6. Hvordan beregnes honoraret?
7. Hvad kan udløse ekstraarbejde?
8. Hvordan kommunikeres fejl og mangler?
9. Er der forhold, som påvirker uafhængigheden?
10. Hvordan koordineres arbejdet med virksomhedens løbende økonomifunktion?

Alle ApS-selskaber skal have en statsautoriseret revisor

Det er ikke korrekt. Kravene afhænger blandt andet af selskabets størrelse, vedtægter, branche og eventuelle krav fra banker eller andre interessenter.

En bogholder må ikke lave et årsregnskab

En bogholder eller regnskabspartner kan godt hjælpe med årsafslutning og opstilling af regnskabsmaterialet. Hvis der skal udføres revision eller afgives en erklæring med sikkerhed, håndteres denne del af processen særskilt.

En statsautoriseret revisor bogfører automatisk gennem hele året

Ikke nødvendigvis. Løbende bogføring og revision er forskellige ydelser. Arbejdsdelingen skal fremgå af virksomhedens aftaler.

Et regnskabsprogram erstatter en bogholder

Et regnskabsprogram kan automatisere dele af registreringen og dokumenthåndteringen. Systemet kan dog ikke nødvendigvis foretage den korrekte vurdering i alle regnskabs- og momsmæssige situationer.

Automatiske forslag kan blandt andet være forkerte ved:

• Moms
• Handel med udlandet
• Biler
• Repræsentation
• Private udgifter
• Leasing
• Lån
• Periodiseringer

Revision betyder, at regnskabet er garanteret fejlfrit

Revision giver en høj grad af sikkerhed, men ikke absolut sikkerhed. Arbejdet planlægges ud fra væsentlighed og risiko.

Den dyreste rådgiver er altid den bedste

Pris og kvalitet hænger ikke automatisk sammen. Virksomheden bør også vurdere kompetencer, arbejdsprocesser, dokumentation, kommunikation og opgavernes konkrete indhold.

Virksomheden kan tage udgangspunkt i fem spørgsmål.

Hvilke opgaver skal udføres hver måned?

Hvis behovet primært er bogføring, bankafstemning, moms, løn og rapportering, er en bogholder eller ekstern økonomifunktion normalt et naturligt udgangspunkt.

Skal årsregnskabet kontrolleres eksternt?

Hvis virksomheden er revisionspligtig, eller hvis en ekstern part kræver en erklæring, skal den relevante opgave indgå i planlægningen.

Hvem skal bruge årsregnskabet?

Banker, investorer, ejere, myndigheder og samarbejdspartnere kan stille forskellige krav. Kravene bør afklares inden årsafslutningen.

Hvor kompleks er virksomhedens økonomi?

International handel, lager, koncernforhold, investeringer, finansiering og komplicerede kontrakter kan øge behovet for specialiseret rådgivning.

Er den nuværende bogføring ajourført?

Hvis bogføringen ikke er afstemt, bør virksomheden først få skabt et korrekt og dokumenteret regnskabsgrundlag.

Nordic Finans hjælper virksomheder med at skabe struktur og overblik i den løbende økonomifunktion.

Afhængigt af virksomhedens behov kan arbejdet blandt andet omfatte:

• Løbende bogføring
• Bankafstemning
• Momsafstemning og momsindberetning
• Lønadministration
• Debitor- og kreditorstyring
• Månedsrapportering
• Budgettering
• Likviditetsstyring
• Økonomistyring
• Årsafslutning
• Regnskabsspecifikationer
• Klargøring af materiale til årsregnskabet
• Koordinering af den samlede regnskabsproces

Virksomhedens behov kan spænde fra grundlæggende bogføring til en mere omfattende ekstern økonomifunktion. Løsningen tilrettelægges derfor efter virksomhedens aktivitet, kompleksitet og interne ressourcer.

Hvor der er behov for revision, udvidet gennemgang, review eller en anden erklæringsopgave, indgår den statsautoriserede revisors arbejde som en særskilt del af den samlede regnskabsproces.

Kontakt Nordic Finans for en vurdering af virksomhedens nuværende økonomifunktion og behovet for bogføring, rapportering og årsafslutning.

Få afklaret virksomhedens behov

Hvad er den største forskel på en bogholder og en statsautoriseret revisor?

En bogholder håndterer typisk den løbende bogføring, bankafstemning, moms, løn og økonomiadministration. En statsautoriseret revisor arbejder blandt andet med revision, ekstern kontrol og erklæringer på årsregnskabet.

Kan en bogholder indberette moms?

Ja. En bogholder kan hjælpe med momsafstemning og momsindberetning. Det bør fremgå af aftalen, hvem der kontrollerer og godkender den endelige indberetning.

Kan en bogholder udarbejde et årsregnskab?

En bogholder eller regnskabspartner kan hjælpe med årsafslutning og opstilling af regnskabsmaterialet. Hvis der skal udføres revision eller afgives en erklæring med sikkerhed, indgår dette som en særskilt del af processen.

Skal et ApS altid have en statsautoriseret revisor?

Nej. Behovet afhænger blandt andet af selskabets størrelse, vedtægter, branche og eventuelle krav fra banker, investorer eller andre interessenter.

Kan en statsautoriseret revisor også udføre bogføring?

Bogføringsopgaver kan i visse situationer indgå i en samlet løsning. Hvis der efterfølgende skal afgives en erklæring med sikkerhed, skal de relevante krav om uafhængighed overholdes.

Er det billigere at bruge en bogholder end en statsautoriseret revisor?

En bogholder har ofte en lavere timepris ved løbende bogføringsopgaver. Den samlede pris afhænger dog af opgavens kompleksitet, kvaliteten af materialet og hvilke ydelser der er inkluderet.

Har en enkeltmandsvirksomhed brug for en statsautoriseret revisor?

En enkeltmandsvirksomhed har normalt ikke revisionspligt på samme måde som visse selskaber. Der kan dog fortsat være behov for hjælp til bogføring, moms, skatteregnskab og økonomisk rådgivning.

Hvordan hjælper Nordic Finans ved årsafslutningen?

Nordic Finans kan hjælpe med afstemninger, dokumentation, regnskabsspecifikationer og klargøring af materialet, så årsafslutningen kan gennemføres på et struktureret grundlag.