Varelager i årsregnskabet – optælling, værdi og bogføring

Hvis din virksomhed køber eller fremstiller varer til salg, kan varelageret have stor betydning for årsregnskabet.

Varer, der stadig er på lager ved regnskabsårets afslutning, skal ikke uden videre behandles som varer, der allerede er solgt eller forbrugt. Lageret skal opgøres og værdiansættes, så både resultatopgørelsen og balancen bliver korrekte.

En forkert lageropgørelse kan derfor påvirke årets resultat, virksomhedens aktiver og den skattemæssige opgørelse.

En god årsafslutning kræver overblik over, hvilke varer virksomheden ejer, hvor mange der er tilbage, og hvilken værdi de skal indgå med.

Varelager omfatter typisk varer, som virksomheden har købt eller fremstillet med henblik på salg.

Det kan være handelsvarer i en butik, produkter på en webshops lager eller råvarer og færdigvarer i en produktionsvirksomhed.

Du bør skelne mellem varer til salg og udstyr, virksomheden selv bruger.

En computer købt til videresalg kan være en lagervare. En computer, der bruges til virksomhedens administration, skal vurderes som udstyr og ikke som varelager.

Det er dermed varens formål i virksomheden, der er afgørende for klassifikationen.

Varelageret hænger sammen med virksomhedens vareforbrug.

Hvis alle varekøb straks behandles som forbrug, uden at der tages højde for usolgte varer, kan årets omkostninger blive for høje.

Varer, der er i behold ved regnskabsårets afslutning, indgår som en balancepost. Lagerets størrelse har derfor også betydning for indkomstopgørelsen.

For en almindelig handelsvirksomhed kan sammenhængen illustreres sådan:

Vareforbrug = lager primo + årets varekøb − lager ultimo

Beregningen forudsætter, at varekøb og lagerbevægelser er opgjort korrekt. Særlige forhold kan kræve yderligere reguleringer.

En virksomhed har følgende oplysninger:

Virksomheden har købt varer for 500.000 kr., men lageret er samtidig steget med 50.000 kr. Vareforbruget bliver derfor 450.000 kr. i dette forenklede eksempel.

Hvis lageret ved årets afslutning fejlagtigt blev opgjort til 200.000 kr., ville vareforbruget blive 50.000 kr. for lavt. Årets resultat ville tilsvarende blive 50.000 kr. for højt før skat.

Det viser, hvorfor lageropgørelsen ikke blot er en administrativ formalitet.

En lageroptælling skal give et dokumenteret grundlag for de varer, der er i behold på balancedagen.

Planlæg optællingen, så alle relevante lagersteder bliver gennemgået. Det kan være butik, baglokale, eksternt lager og varer placeret hos en samarbejdspartner.

Registrer varerne systematisk med varenummer eller en tydelig beskrivelse, antal og enhed.

Aftal også, hvordan varer i modtagelsen, returvarer og varer klar til afsendelse skal håndteres. Ellers kan de blive overset eller talt med flere gange.

Det er praktisk at begrænse lagerbevægelser under optællingen. Hvis driften fortsætter, skal bevægelserne registreres, så optællingen kan kontrolleres.

Opgørelsen skal vedrøre lageret på balancedagen.

Hvis den fysiske optælling sker før eller efter, skal virksomheden kunne dokumentere bevægelserne mellem optællingsdatoen og balancedagen. Skattestyrelsens vejledning beskriver kravene til opgørelse og optælling af varelageret.

Det kan eksempelvis kræve en gennemgang af varemodtagelser, salg, returneringer og kassationer i perioden.

Jo større afstanden er mellem datoerne, desto vigtigere bliver dokumentationen.

En lagerliste fra januar er derfor ikke automatisk en korrekt opgørelse af lageret den 31. december.

Ved regnskabsmæssig værdiansættelse er udgangspunktet kostprisen. Varer skal nedskrives, hvis nettorealisationsværdien er lavere.

Kostprisen kan blandt andet opgøres efter vejede gennemsnitspriser eller FIFO-metoden, hvor de først indkøbte varer anses for at være solgt først.

Den almindelige salgspris er derfor ikke det samme som lagerets regnskabsmæssige værdi.

Hvis en vare er købt for 200 kr. og forventes solgt for 500 kr., skal den ikke blot indgå på lageret til 500 kr. Den forventede avance er endnu ikke optjent gennem et salg.

Virksomheden bør bruge en dokumenteret og konsekvent metode, der passer til varerne og regnskabsreglerne.

Nettorealisationsværdien er den forventede salgspris med fradrag af de omkostninger, der er nødvendige for at færdiggøre og sælge varen.

Den er relevant, når varen ikke længere forventes at kunne sælges med et provenu, der dækker kostprisen.

En vare kan eksempelvis være beskadiget, forældet eller kun kunne sælges på udsalg.

I et forenklet eksempel har varen en kostpris på 300 kr. Den forventes solgt for 220 kr., og de nødvendige salgsomkostninger udgør 20 kr. Nettorealisationsværdien bliver dermed 200 kr.

Hvis forudsætningerne er dokumenteret, giver det grundlag for at vurdere en regnskabsmæssig nedskrivning.

Ukurante varer er varer, der har mistet værdi eller er blevet vanskeligere at sælge.

Det kan eksempelvis være udgåede modeller, beskadigede produkter eller sæsonvarer, som ikke længere kan sælges på de oprindelige vilkår.

Ukurante varer skal stadig med i lageroptællingen. Ukurans handler om værdiansættelsen og ikke om at udelade varerne fra opgørelsen.

Markér derfor varerne på lagerlisten og dokumentér, hvorfor værdien er reduceret.

Det kan understøttes af oplysninger om skader, alder, salgshistorik, nedsatte priser eller manglende efterspørgsel.

En generel nedskrivning bør ikke vælges alene for at reducere årets resultat.

Vurderingen skal bygge på lagerets faktiske forhold. En procentvis nedskrivning kræver derfor et dokumenteret grundlag.

Skattestyrelsens vejledning om skattemæssig ukurans beskriver konkrete betingelser og vurderingsprincipper. De kan ikke uden videre erstattes af en selvvalgt standardsats.

Regnskabsmæssig og skattemæssig værdiansættelse skal desuden vurderes hver for sig. En nedskrivning i årsregnskabet medfører ikke automatisk samme behandling i skatteopgørelsen.

Varer på vej ind eller ud kræver særlig opmærksomhed.

Det afgørende er ikke alene, om varen fysisk står i virksomheden, eller om fakturaen er betalt. Leveringsvilkår og tidspunktet for overgangen af rettigheder og risici kan have betydning.

En virksomhed kan have varer på et eksternt lager, som skal indgå i opgørelsen. Omvendt kan den opbevare varer for andre, som ikke tilhører dens eget lager.

Gennemgå derfor køb og salg tæt på balancedagen sammen med leveringsdokumentation og fakturaer.

Det hjælper med at sikre, at lager, varekøb og salg bliver placeret i den rigtige periode.

Et lagersystem er et vigtigt værktøj, men oplysningerne skal kontrolleres.

Lagersaldoen kan være forkert, hvis varemodtagelser, returvarer, svind eller kassationer ikke er registreret.

Sammenhold derfor systemets antal med den fysiske optælling, og undersøg forskellene.

En difference kan skyldes en simpel registreringsfejl. Den kan også vise et problem i virksomhedens arbejdsgange.

Ret ikke blot systemets tal uden at dokumentere, hvad der er fundet, og hvorfor reguleringen er foretaget.

En brugbar lagerliste bør gøre det muligt at følge beregningen fra den enkelte vare til den samlede lagerværdi.

Den bør normalt vise varenummer eller beskrivelse, antal, kostpris pr. enhed og samlet værdi.

Eventuelle nedskrivninger bør fremgå særskilt med en forklaring.

Angiv også optællingsdatoen, hvilke lagersteder der er medtaget, og hvem der har udarbejdet eller kontrolleret opgørelsen.

Gem grundlaget for priserne og relevante oplysninger om bevægelser omkring balancedagen.

En samlet lagerværdi uden specifikation er vanskeligere at kontrollere og giver et svagere grundlag for årsafslutningen.

Bogføringen afhænger af, hvordan virksomheden registrerer varekøb og lagerbevægelser gennem året.

I en enkel model, hvor varekøb løbende er registreret som omkostninger, reguleres lageret ved afslutningen, så det opgjorte ultimolager indgår i balancen, og vareforbruget bliver korrekt.

Hvis virksomheden bruger løbende lagerbogføring, kan arbejdet i stedet bestå i at regulere forskelle mellem den bogførte beholdning og den kontrollerede lageropgørelse.

Undgå at bogføre hele ultimolageret på ny uden at kontrollere den eksisterende lagersaldo. Det kan medføre, at lageret bliver registreret dobbelt.

Hos Nordic Finans kan gennemgang af lageropgørelsen indgå i det aftalte arbejde med årsregnskabet.

Virksomheden står normalt for den fysiske optælling og oplysningerne om varerne. Vi kan efter aftale gennemgå beregningen, afstemme lageret med bogføringen og vurdere den regnskabsmæssige behandling.

En klar arbejdsfordeling gør det lettere at få de nødvendige oplysninger klar inden årsafslutningen.