Manglende bilag – hvad gør du med udgifter uden kvittering?

En betaling står på virksomhedens bankkonto, men fakturaen eller kvitteringen mangler. Det er en situation, mange virksomheder møder i deres bogføring.

Måske er en papirbon blevet væk, en faktura ligger i en medarbejders indbakke, eller et abonnement er blevet trukket automatisk uden, at dokumentationen er hentet.

Den manglende dokumentation skal undersøges. En bankbetaling viser, at penge er overført, men fortæller ikke nødvendigvis, hvad virksomheden har købt, eller hvordan købet skal behandles.

Den bedste løsning er derfor først at forsøge at fremskaffe bilaget. Hvis det ikke lykkes, skal bogføring, skattefradrag og momsfradrag vurderes hver for sig.

Et bilag er dokumentation for en transaktion i virksomhedens bogføring.

Det kan eksempelvis være en leverandørfaktura, en kvittering, en kreditnota eller dokumentation for en intern regnskabsmæssig postering.

Erhvervsstyrelsen skelner mellem eksterne bilag, som bygger på dokumentation fra andre, og interne bilag, som indeholder oplysninger fra virksomheden selv.

Bilaget skal give et grundlag for at forstå posteringen. Ved et køb er det blandt andet relevant at kunne identificere leverandøren, købets indhold, datoen og beløbet.

Dokumentationens indhold har derfor betydning. En fil med navnet “kvittering” er ikke tilstrækkelig, hvis de nødvendige oplysninger mangler.

Et kontoudtog kan dokumentere en betaling, men giver ofte ikke et tilstrækkeligt grundlag for at vurdere selve købet.

En kortbetaling på 1.250 kr. til en butik kan eksempelvis vedrøre kontorudstyr, varer til videresalg eller et privat køb. Bankposteringen viser normalt ikke forskellen.

Den viser heller ikke nødvendigvis, om der er moms på købet, eller om virksomheden har ret til at fradrage den.

Kontoudtoget er derfor nyttigt som supplerende dokumentation og til bankafstemning. Men det bør ikke automatisk behandles som en erstatning for fakturaen eller kvitteringen.

Skattestyrelsen fremhæver, at køb med momsfradrag skal kunne dokumenteres med en faktura.

Inden du vurderer alternative løsninger, bør du undersøge, om bilaget allerede findes.

Søg i virksomhedens mail, medarbejdernes relevante indbakker og leverandørens kundeportal. Kontrollér også, om dokumentet er uploadet til regnskabsprogrammet uden at være knyttet til den rigtige postering.

Ved digitale abonnementer ligger fakturaerne ofte under kontoindstillinger, betalinger eller faktureringshistorik.

Ved køb i en fysisk butik kan leverandøren muligvis finde betalingen ud fra dato, beløb og betalingsoplysninger.

Lav gerne en samlet oversigt over de manglende bilag. Det gør opfølgningen mere effektiv end at lede efter ét bilag ad gangen uden at registrere resultatet.

Hvis bilaget ikke findes, er næste skridt at kontakte leverandøren.

Oplys købsdato, beløb, virksomhedsnavn og eventuelt ordre- eller kundenummer. Bed om en kopi af den oprindelige faktura eller kvittering.

En kopi gør det lettere at kontrollere købet uden at rekonstruere oplysningerne fra hukommelsen.

Når dokumentet modtages, bør du kontrollere, om købet allerede er bogført. Bilaget skal knyttes til den eksisterende postering, hvis den er korrekt, så udgiften ikke registreres to gange.

Hvis leverandøren sender en ny faktura frem for en kopi, bør du afklare, om den erstatter den oprindelige.

Et internt bilag kan bruges til at dokumentere virksomhedens forklaring og den behandling, der er valgt i bogføringen.

Det kan eksempelvis beskrive betalingsdato, beløb, modtager, formål og de forsøg, der er gjort på at fremskaffe ekstern dokumentation.

Vedhæft den dokumentation, der faktisk findes. Det kan være en bankpostering, ordrebekræftelse eller korrespondance med leverandøren.

Et selvudarbejdet bilag er dog ikke automatisk lig med en leverandørfaktura. Det giver heller ikke i sig selv ret til skatte- eller momsfradrag.

Du bør ikke fremstille et dokument, som ser ud til at være udstedt af leverandøren, hvis virksomheden selv har lavet det. Dokumentationen skal vise, hvor oplysningerne kommer fra.

Manglende købsdokumentation kan betyde, at virksomheden ikke kan underbygge sit momsfradrag.

Det er ikke tilstrækkeligt at vide, at betalingen er sket fra virksomhedens konto. Købet skal også opfylde betingelserne for fradrag og være dokumenteret.

Skattestyrelsen beskriver blandt andet krav om faktura og om, at købet vedrører den momsregistrerede virksomheds drift. Private køb giver ikke momsfradrag.

Hvis bilaget mangler, bør du derfor fremskaffe det eller få dokumentationen vurderet, inden der tages momsfradrag.

Du bør heller ikke beregne købsmoms ved blot at tage 20 procent af enhver bankbetaling. Der kan være tale om en momsfri ydelse, et udenlandsk køb eller en udgift med begrænset fradragsret.

Nej. Skattefradrag vedrører opgørelsen af virksomhedens skattepligtige resultat.

Momsfradrag vedrører virksomhedens momsregnskab.

De to spørgsmål skal vurderes særskilt.

Ved skattefradrag skal virksomheden blandt andet kunne dokumentere udgiften og dens erhvervsmæssige sammenhæng. Skattestyrelsen anbefaler, at bilag gemmes, og at anledningen til udgiften noteres.

Manglende originalbilag betyder ikke, at enhver situation har samme resultat. Men alternativ dokumentation giver heller ikke automatisk ret til fradrag. Vurderingen afhænger af det samlede grundlag.

Derfor bør du undgå både at godkende og afvise alle udgifter uden bilag efter én fast regel.

Bankbevægelsen skal håndteres, så bankafstemningen er korrekt. Samtidig skal det være tydeligt, at dokumentationen endnu ikke er afklaret.

Afhængigt af kontoplanen og arbejdsgangen kan en midlertidig afklaringskonto være relevant. Det kræver, at posteringen bliver fulgt op og senere behandlet korrekt.

En afklaringskonto bør ikke blive en permanent samling af udgifter, ingen har undersøgt.

Hvis oplysningerne allerede viser, at betalingen er privat, et lån eller en overførsel mellem egne konti, skal den vurderes ud fra det. Den bør ikke placeres som en almindelig driftsudgift alene for at få banken til at stemme.

Virksomhedens bank viser en kortbetaling på 1.250 kr. til en elektronikbutik.

Ejeren forklarer, at betalingen vedrører udstyr til kontoret, men kvitteringen mangler.

Først undersøges mail og kundekonto. Derefter kontaktes butikken for at få en kopi.

Når bilaget kommer, kan virksomheden kontrollere, hvad der er købt, om der er moms, og om købet skal behandles som en driftsudgift eller et aktiv.

Hvis bilaget ikke kan fremskaffes, samles den øvrige dokumentation og forklaringen. Den regnskabs- og skattemæssige behandling vurderes derefter på det grundlag.

Beløbet alene afgør ikke behandlingen.

Ved medarbejderudlæg bør virksomheden få oplysninger om dato, beløb, leverandør og formål med købet.

Medarbejderen bør først forsøge at hente en kopi. Hvis det ikke lykkes, kan en skriftlig forklaring indgå i det materiale, virksomheden vurderer.

En intern godkendelse af tilbagebetalingen til medarbejderen afgør ikke automatisk retten til skatte- eller momsfradrag.

For at undgå gentagelser kan virksomheden indføre en fast procedure, hvor kvitteringer fotograferes eller uploades umiddelbart efter købet.

Manglende bilag kan også skjule, at en betaling ikke vedrører virksomheden.

Hvis ejeren ikke kan forklare købets erhvervsmæssige formål, bør det undersøges nærmere.

En betaling bliver ikke erhvervsmæssig, fordi firmakortet er brugt.

I et ApS skal private betalinger vurderes særskilt i forhold til blandt andet ejerens mellemregning og eventuelle skattemæssige konsekvenser.

I en enkeltmandsvirksomhed skal private hævninger holdes adskilt fra virksomhedens driftsudgifter.

Det er derfor vigtigt at få formålet afklaret, før posteringen afsluttes.

Den mest effektive løsning er en arbejdsgang, hvor dokumentationen bliver samlet tæt på købstidspunktet.

Brug en fælles fakturamail og sørg for, at abonnementer er oprettet med virksomhedens oplysninger. Aftal, hvordan medarbejdere afleverer kvitteringer, og hvem der følger op på mangler.

Gennemgå jævnligt bankposteringer uden tilknyttet dokumentation. Jo tidligere et manglende bilag opdages, desto lettere er det normalt at finde.

Hos Nordic Finans kan opfølgning på manglende bilag indgå i det aftalte bogføringsarbejde. En klar proces mellem virksomheden og bogholderen gør det lettere at holde materialet ajour.