Hvilke dokumenter skal bruges til årsregnskabet?

For at udarbejde et korrekt årsregnskab skal virksomhedens bogføring være ajourført, og de væsentlige poster i resultatopgørelsen og balancen skal kunne dokumenteres.

Det er derfor ikke tilstrækkeligt kun at sende en saldobalance eller give adgang til regnskabsprogrammet. Der kan også være behov for bankkontoudtog, låneoversigter, lagerlister, lønafstemninger, leasingaftaler, Skattekonto, dokumentation for mellemregninger og oplysninger om væsentlige hændelser.

Det præcise materialebehov afhænger af virksomhedens aktiviteter. En mindre konsulentvirksomhed uden ansatte har normalt et enklere materiale end en virksomhed med lager, medarbejdere, leasing, udenlandsk handel eller flere selskaber.

Materialet til årsregnskabet bør som minimum dokumentere bank, debitorer, kreditorer, moms, løn, skat, lån, leasing, anlægsaktiver og ejerforhold. Jo bedre afstemt og organiseret materialet er, desto mere effektivt kan årsafslutningen gennemføres.

Årsregnskabet bygger på virksomhedens bogføring, men bogføringen skal kunne underbygges.

Dokumentationen skal blandt andet gøre det muligt at kontrollere:

• At bankens saldo stemmer

• At kunderne reelt skylder de bogførte beløb

• At leverandørgælden er korrekt

• At moms og løn stemmer med indberetningerne

• At lån og leasing er bogført korrekt

• At aktiver fortsat eksisterer

• At varelageret er korrekt opgjort

• At mellemregninger kan forklares

• At indtægter og omkostninger ligger i den rigtige periode

• At væsentlige aftaler er indarbejdet i regnskabet

Manglende dokumentation kan føre til:

• Flere spørgsmål under årsafslutningen

• Ekstra tidsforbrug

• Højere pris

• Forsinket årsrapport

• Usikre eller forkerte saldi

• Behov for skøn

• Fejl i selskabsskatten

• Problemer ved en eventuel erklæringsopgave

De fleste selskaber bør som minimum have følgende materiale klar:

Saldobalance

Saldobalancen viser saldoen på alle regnskabets konti ved regnskabsårets afslutning.

Den bør være:

• Opdateret til balancedagen

• Periodiseret

• Afstemt

• Uden uforklarede differencer

• Sammenhængende med sidste års afslutning

Saldobalancen er et udgangspunkt, men ikke dokumentation i sig selv. Hver væsentlig balancepost bør understøttes af en specifikation eller ekstern dokumentation.

Kontospecifikationer

Kontospecifikationer viser de enkelte posteringer på hver konto.

De bruges blandt andet til at gennemgå:

• Usædvanlige posteringer

• Store beløb

• Manuelle posteringer

• Posteringer tæt på balancedagen

• Konti med negative eller uventede saldi

• Bevægelser mellem ejer og selskab

• Udgifter med særlige moms- eller skatteregler

Seneste årsrapport

Den seneste årsrapport bruges blandt andet til at:

• Kontrollere sammenligningstal

• Afstemme primo egenkapital

• Videreføre regnskabspraksis

• Kontrollere sidste års lån og aktiver

• Identificere tidligere bemærkninger

• Sammenholde åbningsbalancen med sidste års afslutning

Der bør også være adgang til sidste års regnskabsspecifikationer og skatteberegning, hvis de findes.

Banken er en af de vigtigste poster i årsregnskabet.

Kontoudtog

Der bør leveres kontoudtog for alle virksomhedens konti, herunder:

• Driftskonto

• Opsparingskonto

• Skattekonto i banken

• Valutakonti

• Kreditkort

• Kassekredit

• Deposita

• Betalingskonti

• Eventuelle udenlandske konti

Kontoudtoget bør som minimum vise saldoen på balancedagen.

Bankafstemning

Regnskabets banksaldo skal stemme med bankens saldo.

Afstemningen bør forklare eventuelle åbne poster, eksempelvis:

• Betalinger under behandling

• Korttransaktioner, der endnu ikke er trukket

• Indbetalinger registreret efter balancedagen

• Overførsler mellem egne konti

• Bankgebyrer, der endnu ikke er bogført

• Valutakursdifferencer

En bankdifference bør ikke blot bogføres som en tilfældig omkostning.

Betalingsløsninger

Virksomheder med andre betalingsløsninger bør også afstemme:

• MobilePay

• Stripe

• PayPal

• Klarna

• Nets

• Shopify Payments

• Wolt

• Just Eat

• Bookingplatforme

• Kasseløsninger

Dokumentationen bør vise:

• Bruttosalg

• Gebyrer

• Tilbagebetalinger

• Udbetalinger

• Saldo, der endnu ikke er overført

Kassebeholdning

Hvis virksomheden har kontanter, bør der foreligge en kasseoptælling pr. balancedagen.

Optællingen bør være:

• Dateret

• Specificeret

• Underskrevet eller godkendt

• Afstemt til regnskabet

Debitorerne skal dokumenteres og vurderes.

Debitorliste

Listen bør vise:

• Kundenavn

• Fakturanummer

• Fakturadato

• Forfaldsdato

• Oprindeligt beløb

• Restbeløb

• Kreditnotaer

• Betalinger efter balancedagen

Kontrol af betalinger efter balancedagen

Efterfølgende kundebetalinger kan understøtte, at tilgodehavendet var reelt ved årets afslutning.

Det bør undersøges:

• Om kunden har betalt efter balancedagen

• Om fakturaen er bestridt

• Om kunden er gået konkurs

• Om sagen er sendt til inkasso

• Om der er indgået en betalingsaftale

• Om beløbet bør nedskrives

Tab på debitorer

Der bør udarbejdes en vurdering af gamle eller usikre tilgodehavender.

Dokumentationen kan omfatte:

• Korrespondance med kunden

• Rykkere

• Inkassosag

• Betalingsaftale

• Konkursoplysninger

• Ledelsens vurdering

• Beregning af eventuel nedskrivning

Virksomhedens gæld til leverandører skal være fuldstændig og korrekt.

Kreditorliste

Listen bør vise:

• Leverandør

• Fakturanummer

• Fakturadato

• Forfaldsdato

• Restbeløb

• Kreditnotaer

• Betalinger efter balancedagen

Leverandørkontoudtog

Ved væsentlige leverandører kan kontoudtog bruges til at kontrollere:

• At alle fakturaer er bogført

• At betalinger er udlignet

• At kreditnotaer er medtaget

• At saldoen stemmer

• At der ikke mangler fakturaer fra årets sidste måneder

Fakturaer modtaget efter balancedagen

Virksomheden bør gennemgå fakturaer, der modtages efter årets afslutning, for at vurdere, om de vedrører det afsluttede regnskabsår.

Det kan eksempelvis være:

• Revision og årsregnskab

• El og varme

• Telefon og internet

• Rådgivning

• Markedsføring

• Underleverandører

• Bonus

• Fragt

• Husleje

• Projektrelaterede udgifter

Moms og øvrige skatter skal afstemmes til indberetningerne og Skattekontoen.

Momsafstemning

Materialet bør omfatte:

• Momsrapport for hver periode

• Kvitteringer for indberetning

• Kontospecifikationer for momskonti

• Afstemning af salgsmoms

• Afstemning af købsmoms

• Dokumentation for EU-køb og EU-salg

• Dokumentation for importmoms

• Eventuelle rettelser

• Forklaring på differencer

Skattekonto

Der bør leveres en udskrift fra Skattekontoen, som viser:

• Moms

• A-skat

• AM-bidrag

• Selskabsskat

• Renter

• Gebyrer

• Modregninger

• Udbetalinger

• Betalinger

• Eventuelle restancer

Saldoen i regnskabet skal kunne afstemmes til Skattekontoens bevægelser.

Selskabsskat

Materialet kan omfatte:

• Betalt acontoskat

• Frivillig acontoskat

• Restskat

• Tidligere underskud

• Skatteopgørelser

• Skatteberegning

• Oplysninger om sambeskatning

• Betalinger via Skattekontoen

Selskaber med ansatte skal kunne dokumentere de lønrelaterede poster.

Lønafstemning

Lønsystemet bør afstemmes til:

• Bogføringen

• Banken

• eIndkomst

• Skattekontoen

• Pension

• ATP

• Feriepenge

Lønmateriale

Materialet kan omfatte:

• Lønsedler

• Lønkladder

• Årsoversigt fra lønsystem

• eIndkomst-oplysninger

• Medarbejderliste

• Ansættelseskontrakter

• Pension

• ATP

• Feriepenge

• Fritvalgskonto

• SH-betaling

• Personalegoder

• Kørselsgodtgørelse

• Refusion ved sygdom og barsel

• Bonusordninger

Skyldige lønposter

Følgende saldi bør dokumenteres:

• Skyldig nettoløn

• Skyldig A-skat

• Skyldigt AM-bidrag

• Skyldig pension

• Skyldigt ATP

• Skyldige feriepenge

• Skyldige tillæg

• Skyldig bonus

Virksomheder med varer skal dokumentere lagerets mængde og værdi.

Lageroptælling

Der bør foreligge en lagerliste pr. balancedagen med:

• Varenummer

• Beskrivelse

• Antal

• Enhedspris

• Samlet værdi

• Lagersted

• Dato for optælling

Optællingen bør være dokumenteret og godkendt.

Værdiansættelse

Virksomheden bør kunne dokumentere:

• Kostpris

• Fragt og andre købsomkostninger

• Varer under transport

• Beskadigede varer

• Langsomt omsættelige varer

• Varer, der udgår af sortiment

• Eventuel nedskrivning

Lagerbevægelser omkring balancedagen

Kontrollér blandt andet:

• Varer modtaget lige før og efter årsskiftet

• Varer sendt til kunder omkring balancedagen

• Kreditnotaer

• Returvarer

• Varer hos tredjemand

• Varer, der tilhører andre

Håndværks-, projekt- og konsulentvirksomheder kan have behov for at opgøre igangværende arbejder.

Materialet kan omfatte:

• Projektoversigt

• Kontrakter

• Tilbud

• Fakturerede beløb

• Afholdte omkostninger

• Registrerede timer

• Materialeforbrug

• Færdiggørelsesgrad

• Forventet samlet avance

• Risiko for tab

• Kundebetalinger

Det skal være muligt at forklare, hvordan værdien er beregnet.

Alle lån skal kunne afstemmes til eksterne opgørelser.

Lånedokumentation

Materialet kan omfatte:

• Låneaftale

• Årsopgørelse

• Kontoudtog

• Restgæld

• Rentesats

• Afdragsplan

• Stiftelsesomkostninger

• Sikkerhedsstillelser

• Kautioner

• Pant

• Valuta

Kortfristet og langfristet gæld

Der kan være behov for at fordele gælden mellem:

• Afdrag inden for næste år

• Afdrag efter næste år

• Eventuel gæld efter mere end fem år

Ejerlån og private lån

Lån fra ejer eller nærtstående bør dokumenteres med:

• Aftale

• Hovedstol

• Rente

• Afdrag

• Betalinger

• Saldo

• Formål

• Godkendelse

Leasingaftaler skal gennemgås særskilt.

Materialet kan omfatte:

• Leasingkontrakt

• Førstegangsydelse

• Månedlig ydelse

• Renteelement

• Løbetid

• Restværdi

• Købsoption

• Registreringsoplysninger

• Momsbehandling

• Betalingsoversigt

Den regnskabsmæssige behandling afhænger af aftalens konkrete indhold.

Mellemregningen skal kunne forklares post for post.

Materialet kan omfatte:

• Private udlæg

• Betalinger foretaget af ejer

• Hævninger

• Tilbagebetalinger

• Løn

• Udbytte

• Lån

• Renter

• Dokumentation for større overførsler

Private udgifter bør ikke skjules som almindelige virksomhedsudgifter.

Ved væsentlige eller usædvanlige saldi kan der være behov for særskilt skattemæssig eller selskabsretlig vurdering.

Virksomheder i en koncern skal levere yderligere materiale.

Kapitalandele

Dokumentationen kan omfatte:

• Ejerbog

• Købsaftale

• Stiftelsesdokumenter

• Ejerandel

• Anskaffelsespris

• Seneste årsrapport fra datterselskabet

• Eventuelle ændringer i ejerandelen

• Salg eller likvidation

Mellemregninger mellem selskaber

Selskabernes mellemregninger skal stemme med hinanden.

Der bør leveres:

• Kontospecifikation fra begge selskaber

• Afstemning af saldo

• Dokumentation for betalinger

• Låneaftaler

• Renter

• Koncerninterne fakturaer

• Fordeling af omkostninger

Udbytte

Materialet kan omfatte:

• Generalforsamlingsreferat

• Beslutning om udbytte

• Beregning af frie reserver

• Betalingsdokumentation

• Indberetning

• Bogføring i begge selskaber

Sambeskatning

Materialet kan omfatte:

• Oversigt over sambeskattede selskaber

• Udpegning af administrationsselskab

• Skatteberegning for hvert selskab

• Tidligere underskud

• Sambeskatningsbidrag

• Betaling af selskabsskat

• Fordeling mellem selskaberne

• Mellemregning vedrørende skat

Årsrapporten skal afspejle selskabets aktuelle oplysninger.

Der bør være adgang til:

• Vedtægter

• Ejerbog

• Generalforsamlingsreferater

• Bestyrelsesreferater, når det er relevant

• Ledelsesændringer

• Kapitalforhøjelser

• Kapitalnedsættelser

• Udbyttebeslutninger

• Ændring af regnskabsår

• Ændring af aktivitet

• Oplysninger om nærtstående parter

Væsentlige aftaler kan påvirke både regnskabet og noterne.

Materialet kan omfatte:

• Huslejekontrakter

• Leasingaftaler

• Låneaftaler

• Kundekontrakter

• Leverandøraftaler

• Ansættelsesaftaler

• Bonusordninger

• Licensaftaler

• Franchiseaftaler

• Købs- og salgsaftaler

• Ejeraftaler

• Kautioner og garantier

• Retssager og krav

Der skal gives oplysninger om væsentlige forhold, som opstår efter regnskabsårets afslutning og før årsrapporten godkendes.

Det kan eksempelvis være:

• Tab af en stor kunde

• Konkurs hos en væsentlig debitor

• Brand eller skade

• Optagelse af større lån

• Køb eller salg af virksomhed

• Kapitalforhøjelse

• Udbytte

• Retssag

• Betydelige økonomiske problemer

• Ophør af aktivitet

• Ændring i ejerforhold

Ledelsen bør aktivt oplyse om sådanne forhold og ikke kun afvente spørgsmål.

Hvis virksomheden har økonomiske udfordringer, kan der være behov for dokumentation for fortsat drift.

Materialet kan omfatte:

• Likviditetsbudget

• Driftsbudget

• Finansieringsaftaler

• Kreditfaciliteter

• Støtteerklæring fra ejer

• Plan for omkostningsreduktioner

• Ordrebeholdning

• Aftaler med kreditorer

• Efterfølgende indbetalinger

• Dokumentation for ny kapital

Virksomheden bør oplyse om:

• Retssager

• Kundekrav

• Leverandørtvister

• Skattesager

• Erstatningskrav

• Garantiforpligtelser

• Kautioner

• Pantsætninger

• Mulige bøder eller tilbagebetalingskrav

Dokumentationen kan være:

• Advokatkorrespondance

• Kravbreve

• Aftaler

• Forlig

• Ledelsens vurdering

• Beregning af mulig økonomisk effekt

Virksomheder med udenlandsk aktivitet kan have behov for yderligere dokumentation.

Det kan omfatte:

• Udenlandske fakturaer

• Kundernes momsnumre

• Dokumentation for EU-salg

• Importspecifikationer

• Toldoplysninger

• Valutakontoudtog

• Kursreguleringer

• Betalingsplatforme

• Udenlandske momsregistreringer

• Aftaler med udenlandske kunder og leverandører

Omsætningen bør kunne afstemmes til virksomhedens salgssystemer.

Dokumentationen kan omfatte:

• Fakturaliste

• Kassesystem

• Webshop

• Ordresystem

• Abonnementssystem

• Bookingplatform

• Betalingsudbydere

• Kreditnotaer

• Salg pr. land

• Salg pr. momstype

Det bør især kontrolleres, om salg omkring balancedagen er placeret i det korrekte regnskabsår.

Store eller usædvanlige omkostninger bør kunne forklares.

Det kan eksempelvis være:

• Rådgivning

• Markedsføring

• Rejser

• Repræsentation

• Konsulenter

• Underleverandører

• Bonus

• Tab

• Reparationer

• Software

• Stiftelses- og omstruktureringsomkostninger

Indtægter og omkostninger skal placeres i det regnskabsår, de vedrører.

Materialet kan omfatte:

• Forudbetalt husleje

• Forsikringer

• Softwareabonnementer

• Serviceaftaler

• Skyldig revision

• Skyldige bonusser

• Optjente renter

• Forudbetalinger fra kunder

• Igangværende projekter

• Fakturaer modtaget efter balancedagen

Grundmateriale

• Saldobalance

• Kontospecifikationer

• Seneste årsrapport

• Sidste års regnskabsspecifikationer

• Sidste års skatteberegning

• Aktuel kontoplan

Bank

• Kontoudtog for alle bankkonti

• Bankafstemninger

• Kreditkort

• Valutakonti

• Betalingsløsninger

• Kasseoptælling

• Kassekredit

• Deposita

Debitorer

• Debitorliste

• Betalinger efter balancedagen

• Kreditnotaer

• Inkassosager

• Tvister

• Vurdering af tab

Kreditorer

• Kreditorliste

• Leverandørkontoudtog

• Fakturaer modtaget efter balancedagen

• Kreditnotaer

• Betalinger efter balancedagen

Moms og skat

• Momsafstemninger

• Momsangivelser

• Skattekonto

• Acontoskat

• Tidligere underskud

• Skattemæssige reguleringer

• EU-salg

• Importmoms

Løn

• Årsoversigt fra lønsystem

• eIndkomst

• Pension

• ATP

• Feriepenge

• Personalegoder

• Bonus

• Refusioner

• Lønafstemning

Aktiver

• Anlægskartotek

• Fakturaer på større køb

• Salg af aktiver

• Leasingaftaler

• Lagerliste

• Lageroptælling

• Igangværende arbejder

Finansiering

• Låneaftaler

• Restgældsoversigter

• Afdragsplaner

• Renter

• Kautioner

• Sikkerhedsstillelser

• Leasingkontrakter

Ejer og selskab

• Ejerbog

• Vedtægter

• Generalforsamlingsreferater

• Udbyttebeslutninger

• Mellemregning med ejer

• Kapitalændringer

• Ledelsesændringer

Koncern

• Årsrapporter for øvrige selskaber

• Koncernoversigt

• Kapitalandele

• Koncernmellemregninger

• Sambeskatning

• Udbytte

• Koncerninterne aftaler

Øvrige forhold

• Budget

• Likviditetsbudget

• Retssager

• Garantier

• Væsentlige kontrakter

• Hændelser efter balancedagen

• Dokumentation for fortsat drift

• Udenlandske aktiviteter

Materialet bør afleveres samlet og struktureret.

Mappestruktur

1. Bank

2. Debitorer

3. Kreditorer

4. Moms og skat

5. Løn

6. Lager

7. Anlægsaktiver

8. Lån og leasing

9. Ejer og selskabsforhold

10. Koncern

11. Kontrakter

12. Årsafslutningsnoter

Eksempler på gode filnavne

• Bankafstemning_Nordea_31-12-2026.pdf

• Debitorliste_31-12-2026.xlsx

• Leasingaftale_Bil_2026.pdf

• Lageroptælling_31-12-2026.xlsx

• Generalforsamling_udbytte_2026.pdf

Undgå uspecifikke filnavne

• Dokument1

• Scan

• IMG0045

• Bilag

• Ny mappe

Ikke nødvendigvis, hvis bilagene allerede ligger korrekt i regnskabssystemets digitale arkiv.

Der kan dog være behov for særskilt dokumentation for:

• Store køb

• Lån

• Leasing

• Lager

• Mellemregninger

• Udenlandske handler

• Usædvanlige posteringer

• Retssager

• Kapitalændringer

• Udbytte

• Væsentlige kontrakter

Det bør aftales, om rådgiveren eller den statsautoriserede revisor har direkte adgang til bilagsarkivet.

Hvis dokumentationen mangler, kan det være nødvendigt at:

• Indhente fakturakopier

• Kontakte banken

• Kontakte leverandører

• Genopbygge afstemninger

• Foretage skøn

• Udskyde årsafslutningen

• Foretage yderligere kontrol

• Begrænse eller ændre den regnskabsmæssige behandling

Manglende dokumentation kan også påvirke en eventuel erklæring fra en statsautoriseret revisor.

Virksomheden bør begynde forberedelsen før regnskabsårets afslutning.

En til to måneder før balancedagen

• Gennemgå gamle debitorer

• Gennemgå gamle kreditorer

• Opdater anlægskartotek

• Gennemgå lån og leasing

• Planlæg lageroptælling

• Kontrollér mellemregninger

• Indhent manglende bilag

På balancedagen

• Optæl lager

• Optæl kasse

• Gem bank- og betalingssaldi

• Dokumentér væsentlige projekter

• Registrér igangværende arbejder

Umiddelbart efter balancedagen

• Afslut bogføringen

• Afstem bank

• Afstem moms

• Afstem løn

• Udarbejd debitor- og kreditorlister

• Saml kontrakter

• Oplys om hændelser efter balancedagen

Nordic Finans hjælper virksomheder med at klargøre og strukturere materialet til årsregnskabet.

Afhængigt af virksomhedens behov kan arbejdet blandt andet omfatte:

• Gennemgang af bogføringen

• Bankafstemning

• Momsafstemning

• Lønafstemning

• Debitorer og kreditorer

• Skattekonto

• Anlægskartotek

• Lån og leasing

• Mellemregninger

• Lager og igangværende arbejder

• Periodiseringer

• Skatteberegning

• Regnskabsspecifikationer

• Opstilling af årsregnskab

• Strukturering af dokumentation

• Koordinering af den samlede årsafslutning

Hvor virksomhedens forhold kræver revision, udvidet gennemgang, review eller en anden erklæringsopgave, indgår den statsautoriserede revisors arbejde som en særskilt del af processen.

Kontakt Nordic Finans for en vurdering af, hvilket materiale der mangler, og hvordan årsafslutningen kan forberedes mest effektivt.