Sådan laver du en momsafstemning

En momsafstemning er en kontrol af, om virksomhedens bogførte købsmoms, salgsmoms og øvrige momsoplysninger stemmer med de transaktioner, der skal indberettes til Skattestyrelsen.

Formålet er ikke kun at kontrollere det beløb, som regnskabssystemet foreslår. Virksomheden skal også sikre, at bilagene ligger i den rigtige momsperiode, at de korrekte momskoder er anvendt, og at handel med udlandet er placeret i de relevante felter.

En god momsafstemning sammenholder derfor:

• Bogføringen

• Momsrapporten

• Salgs- og købskonti

• Fakturaer og bilag

• Handel med udlandet

• Tidligere indberetninger

• Skattekontoen

Indtægter og udgifter skal som udgangspunkt medregnes i den momsperiode, hvor fakturaen er dateret, selv om fakturaen endnu ikke er betalt.

Kontrollér først, at perioden er færdigbogført. Afstem derefter salgsmoms til virksomhedens momspligtige salg, købsmoms til de fradragsberettigede køb og udenlandsk moms til de relevante konti og felter. Sammenhold til sidst indberetningen med Skattekontoen.

En momsafstemning dokumenterer, hvordan tallene i virksomhedens momsindberetning hænger sammen med bogføringen.

Den skal blandt andet kunne forklare:

• Hvordan salgsmomsen er beregnet

• Hvordan købsmomsen er beregnet

• Hvilke salg der er momsfrie

• Hvilke køb der ikke giver fuldt momsfradrag

• Om der er handel med udlandet

• Om tidligere perioder er rettet

• Hvorfor der eventuelt er forskel mellem momsrapporten og bogføringen

Virksomheden bør ikke nøjes med at kontrollere, om momsrapportens slutsaldo ser sandsynlig ud.

En momsrapport kan matematisk stemme, selv om enkelte bilag er bogført med forkert momskode eller i en forkert periode.

Salgsmoms

Salgsmoms er den moms, virksomheden opkræver hos sine kunder ved momspligtigt salg.

Hvis virksomheden sælger en ydelse for 10.000 kr. eksklusive moms, vil fakturaen normalt være:

• Salg eksklusive moms: 10.000 kr.

• Salgsmoms: 2.500 kr.

• Fakturabeløb: 12.500 kr.

De 2.500 kr. er ikke virksomhedens indtægt. Beløbet skal indgå i virksomhedens momsregnskab.

Købsmoms

Købsmoms er den moms, som virksomheden betaler ved køb af varer og ydelser.

Virksomheden kan som udgangspunkt få fradrag for moms på køb, der udelukkende anvendes til virksomhedens momspligtige drift.

Ved blandet privat og erhvervsmæssig anvendelse eller ved både momspligtige og momsfrie aktiviteter kan fradraget være begrænset.

Moms til betaling eller udbetaling

Virksomhedens moms beregnes overordnet som:

Salgsmoms minus fradragsberettiget købsmoms

Eksempel:

• Salgsmoms: 50.000 kr.

• Købsmoms: 30.000 kr.

• Moms til betaling: 20.000 kr.

Hvis købsmomsen er højere end salgsmomsen, kan virksomheden have moms til gode.

En momsafstemning kan opdage fejl, før tallene bliver indberettet.

Typiske fejl omfatter:

• Bilag med forkert momskode

• Salg uden beregnet moms

• Privat køb med momsfradrag

• Manglende kreditnota

• EU-køb behandlet som et dansk køb

• Importmoms bogført forkert

• Faktura placeret i forkert periode

• Moms bogført direkte på en momskonto

• Dobbeltbogføring

• Manglende salg fra et faktureringssystem

• Forkert moms på biler, restaurantbesøg eller repræsentation

Virksomheden skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for moms-, skatte- og afgiftsindberetninger.

Momsafstemningen bør foretages før hver momsindberetning.

Virksomheden kan afregne moms:

• Månedsvis

• Kvartalsvis

• Halvårligt

Intervallet afhænger af virksomhedens forhold og registrering.

Der bør også foretages momsafstemning:

• Ved årsafslutningen

• Ved skift af bogholder

• Ved oprydning i tidligere bogføring

• Før rettelse af en tidligere momsangivelse

• Hvis Skattekontoen ikke stemmer

• Hvis virksomheden begynder at handle med udlandet

• Hvis virksomheden får både momspligtige og momsfrie aktiviteter

• Ved køb eller salg af større aktiver

Trin 1: Kontrollér momsperioden

Start med at fastlægge:

• Periodens startdato

• Periodens slutdato

• Indberetningsfristen

• Om der er tidligere indberetninger eller rettelser

• Om virksomheden har skiftet momsperiode

Kontrollér også, at regnskabssystemets momsrapport omfatter præcis den periode, der skal indberettes.

Trin 2: Sørg for, at perioden er færdigbogført

Momsafstemningen bør først færdiggøres, når alle relevante transaktioner er registreret.

Kontrollér blandt andet:

• Alle salgsfakturaer

• Alle kreditnotaer

• Alle leverandørfakturaer

• Kvitteringer

• Bankgebyrer

• Firmakort

• Private udlæg

• Kontantsalg

• Webshopsalg

• Betalingsløsninger

• Importdokumenter

• EU-køb og EU-salg

En betaling på bankkontoen er ikke altid tilstrækkelig dokumentation. Fakturaen eller bilaget skal normalt bruges til at vurdere moms, periode og erhvervsmæssigt formål.

Trin 3: Kontrollér periodiseringen

Fakturaens dato er som udgangspunkt afgørende for, hvilken momsperiode den tilhører.

Eksempel: En leverandørfaktura er dateret den 29. juni, men betales den 10. juli. Fakturaen skal som udgangspunkt medregnes i den momsperiode, der omfatter juni.

Kontrollér især:

• Fakturaer tæt på periodens slutdato

• Kreditnotaer

• Forudbetalinger

• Fakturaer modtaget efter periodens udløb

• Salg, der først er betalt i næste periode

• Bilag, som tidligere er bogført efter betalingsdato

Trin 4: Afstem salgsmomsen

Salgsmomsen skal sammenholdes med virksomhedens momspligtige salg.

Start med at udtrække:

• Omsætning med 25 procent dansk moms

• Omsætning med anden momsbehandling

• Momsfrit salg

• Eksportsalg

• EU-salg uden moms

• Kreditnotaer

• Privat udtagning, når det er relevant

• Salg af anlægsaktiver

En enkel kontrol ved almindeligt dansk salg kan være:

Momspligtigt salg eksklusive moms × 25 procent = forventet salgsmoms

Eksempel:

• Momspligtigt salg: 400.000 kr.

• Forventet salgsmoms: 100.000 kr.

Hvis den bogførte salgsmoms er 92.500 kr., er der en difference på 7.500 kr., som skal forklares.

Mulige forklaringer kan være:

• En del af salget er momsfrit

• Der er EU-salg uden dansk moms

• Kreditnotaer er medregnet

• Salg er bogført uden momskode

• Salget er bogført inklusive moms

• En faktura ligger i en forkert periode

• En salgskonto har forkert momsopsætning

Trin 5: Afstem salgssystemer til bogføringen

Salg kan være registreret i flere systemer:

• Faktureringssystem

• Regnskabsprogram

• Kassesystem

• Webshop

• Bookingplatform

• MobilePay

• Stripe

• PayPal

• Klarna

• Wolt eller Just Eat

• Brancheplatforme

Kontrollér:

• At alle salg er overført til regnskabet

• At gebyrer ikke reducerer omsætningen fejlagtigt

• At tilbagebetalinger og kreditnotaer er registreret

• At salgsmomsen er beregnet korrekt

• At udbetalinger fra betalingsudbydere er afstemt

Eksempel: En webshop sælger for 125.000 kr. inklusive moms. Betalingsudbyderen tilbageholder 3.000 kr. i gebyrer og overfører 122.000 kr. Virksomhedens omsætning er ikke 122.000 kr. Det fulde salg, salgsmomsen og gebyret skal behandles særskilt.

Trin 6: Afstem købsmomsen

Købsmomsen skal sammenholdes med de køb, der giver momsfradrag.

Kontrollér blandt andet:

• Om fakturaen er udstedt til virksomheden

• Om virksomheden er den reelle køber

• Om købet vedrører virksomhedsdriften

• Om momsen fremgår korrekt

• Om der er fuldt, delvist eller intet momsfradrag

• Om fakturaen er dansk eller udenlandsk

• Om bilaget er bogført i den rigtige periode

En overordnet kontrol kan være:

Køb med fuldt momsfradrag eksklusive moms × 25 procent = forventet købsmoms

Denne beregning kan ikke bruges ukritisk, hvis virksomheden har:

• Udgifter uden moms

• Begrænset momsfradrag

• Momsfrie aktiviteter

• Køb fra udlandet

• Biler

• Repræsentation

• Restaurantudgifter

• Private andele

• Forsikringer og renter

Trin 7: Kontrollér begrænset eller manglende momsfradrag

Ikke alle udgifter giver fuldt momsfradrag.

Kontrollér især:

• Personbiler

• Varebiler med privat anvendelse

• Restaurantbesøg

• Repræsentation

• Gaver

• Boligudgifter

• Private køb

• Udgifter til både momspligtige og momsfrie aktiviteter

• Udgifter med privat og erhvervsmæssig anvendelse

Det afgørende er ikke kun, hvilken type vare eller ydelse der er købt, men hvordan den anvendes i virksomheden.

Trin 8: Kontrollér handel med EU-lande

Ved køb og salg i EU kan der være særlige felter og momskonti.

Ved køb fra andre EU-lande kan virksomheden blandt andet skulle indberette:

• Moms af varekøb i udlandet

• Moms af ydelseskøb i udlandet

• Købsmoms

• Værdien af varekøb i rubrik A

Ved visse salg til virksomheder i EU skal salget både medtages på den almindelige momsangivelse og indberettes som EU-salg uden moms. De relevante værdier skal stemme mellem indberetningerne.

Kontrollér:

• Kundens momsnummer

• Fakturatekst

• Dokumentation for kundens status

• Rubrik A, B og C, når de er relevante

• EU-salg uden moms

• At udenlandsk moms ikke fejlagtigt er bogført som dansk købsmoms

Trin 9: Kontrollér køb fra lande uden for EU

Ved import kan der være forskel på:

• Fakturabeløbet til leverandøren

• Toldværdi

• Told

• Importmoms

• Transport og andre omkostninger

• Oplysninger på importspecifikationen

Importmoms fremgår ikke nødvendigvis af leverandørens faktura og bør afstemmes til den relevante dokumentation.

Trin 10: Gennemgå momskontiene

Udtræk kontospecifikationer for:

• Salgsmoms

• Købsmoms

• Moms af køb i udlandet

• EU-erhvervelsesmoms

• Importmoms

• Momsafregning

• Tidligere momsperioder

• Eventuelle særskilte momskonti

Kontrollér især posteringer, der:

• Er bogført manuelt direkte på momskontiene

• Har usædvanligt store beløb

• Mangler bilagsnummer

• Har runde beløb

• Er bogført på periodens sidste dag

• Er tilbageført i næste periode

• Ikke stammer fra en normal momsberegning

Manuelle posteringer på momskontiene kan være korrekte, men de bør altid kunne dokumenteres.

Trin 11: Sammenhold momsrapporten med bogføringen

Udarbejd en afstemningsoversigt:

En dansk konsulentvirksomhed har i kvartalet:

• Dansk salg eksklusive moms: 600.000 kr.

• Salgsmoms: 150.000 kr.

• Køb med fuldt momsfradrag eksklusive moms: 200.000 kr.

• Købsmoms: 50.000 kr.

• Køb af softwareydelser fra EU: 40.000 kr.

• Beregnet dansk moms af EU-købet: 10.000 kr.

Momsopgørelsen kan overordnet se sådan ud:

EU-købet skal samtidig placeres i de relevante felter på momsangivelsen.

Eksemplet er forenklet. Den konkrete behandling afhænger af købet, dokumentationen og virksomhedens fradragsret.

Bilag er bogført med forkert momskode

En dansk leverandørfaktura kan eksempelvis være bogført:

• Uden moms

• Som EU-køb

• Med fuldt momsfradrag, selv om fradraget er begrænset

• Med købsmoms på hele beløbet inklusive moms

Bilag ligger i den forkerte periode

Hvis bogføringen følger betalingsdatoen i stedet for fakturadatoen, kan momsen være placeret i en forkert periode.

Salg mangler i regnskabet

Salg kan mangle, hvis:

• Faktureringssystemet ikke er integreret

• En faktura er slettet

• Kontantsalg ikke er bogført

• Webshopsalg kun er bogført efter bankudbetalingen

• En betalingsplatform ikke er afstemt

Kreditnotaer er behandlet forkert

En kreditnota skal reducere det oprindelige køb eller salg.

Fejl kan opstå, hvis kreditnotaen:

• Bogføres som en ny faktura

• Bogføres med forkert fortegn

• Ikke udlignes

• Placeres i en forkert periode

• Bogføres to gange

Udenlandsk handel er behandlet som dansk handel

En udenlandsk faktura kan fejlagtigt have:

• Dansk købsmoms

• Ingen beregnet erhvervelsesmoms

• Forkert rubrik

• Manglende EU-salg uden moms

• Udenlandsk moms behandlet som dansk moms

Private udgifter har fået momsfradrag

Private køb giver ikke momsfradrag. Ved blandet anvendelse kan fradraget være begrænset.

Der er bogført direkte på momskontiene

Manuelle posteringer kan skabe forskel mellem momsrapporten og finanskontiene.

Åbningssaldoen er forkert

Hvis en tidligere momsperiode ikke er afsluttet eller overført korrekt, kan fejlen fortsætte ind i den aktuelle periode.

Hvis virksomheden opdager en fejl i en tidligere angivelse, skal fejlen knyttes til den periode, hvor den hører til.

Inden rettelsen bør virksomheden dokumentere:

• Den oprindelige indberetning

• Den korrekte indberetning

• Differencen

• Årsagen til fejlen

• De berørte bilag

• Bogføringsposteringen

• Eventuel rente eller betaling

En ændring, der flytter moms mellem perioder, kan medføre et betalingskrav i den ene periode og et tilgodehavende i den anden.

En momsregistreret virksomhed skal indberette for alle momsperioder.

Hvis virksomheden ikke har haft køb eller salg, skal der som udgangspunkt foretages en nulindberetning.

Hvis virksomheden ikke indberetter til tiden, kan Skattestyrelsen foretage en foreløbig fastsættelse og opkræve afgift og renter.

Aktuelle beløb og regler skal altid kontrolleres, da de kan ændre sig.

Ved årsafslutningen bør momskontiene stemme med:

• Sidste indberettede momsperiode

• Eventuel moms, der endnu ikke er indberettet

• Skattekontoen

• Moms til betaling

• Moms til gode

• Rettelser til tidligere perioder

Hvis regnskabsåret slutter midt i en momsperiode, kan balancen indeholde moms vedrørende den del af perioden, der endnu ikke er indberettet.

Momsafstemningen bør gemmes sammen med virksomhedens øvrige regnskabsmateriale.

Dokumentationen kan indeholde:

• Momsrapport

• Kontospecifikationer

• Afstemningsark

• Omsætningskontrol

• Kontrol af købsmoms

• Oversigt over handel med udlandet

• Forklaring på differencer

• Tidligere indberetning

• Kvittering for ny indberetning

• Udskrift fra Skattekontoen

• Navn på den person, der har udarbejdet og godkendt afstemningen

Før afstemningen

• Kontrollér momsperioden

• Kontrollér indberetningsfristen

• Bogfør alle salgsfakturaer

• Bogfør alle kreditnotaer

• Bogfør alle købsbilag

• Afstem bankkonti

• Afstem betalingsløsninger

• Indhent manglende dokumentation

Salgsmoms

• Afstem momspligtig omsætning

• Kontrollér momsfrit salg

• Kontrollér kreditnotaer

• Kontrollér salg af aktiver

• Kontrollér EU-salg

• Kontrollér eksport

• Kontrollér webshop og kassesystem

Købsmoms

• Kontrollér fakturakrav

• Kontrollér virksomhedens navn og oplysninger

• Kontrollér erhvervsmæssig anvendelse

• Kontrollér begrænset fradrag

• Kontrollér private udgifter

• Kontrollér biler og repræsentation

• Kontrollér EU-køb

• Kontrollér import

Afslutning

• Sammenhold momsrapport og finanskonti

• Forklar alle differencer

• Kontrollér tidligere indberetninger

• Indberet i TastSelv Erhverv

• Gem kvitteringen

• Afstem Skattekontoen

• Bogfør betaling eller udbetaling

• Gem dokumentationen

Nordic Finans hjælper virksomheder med bogføring, momsafstemning og klargøring af dokumentationen til momsindberetningen.

Afhængigt af virksomhedens behov kan arbejdet blandt andet omfatte:

• Gennemgang af momsperioden

• Kontrol af salgsmoms

• Kontrol af købsmoms

• Afstemning af omsætning

• Gennemgang af momskoder

• Kontrol af udenlandsk handel

• Afstemning af betalingsløsninger

• Gennemgang af tidligere momsangivelser

• Afstemning af Skattekontoen

• Dokumentation af differencer

• Rettelse af bogføringen

• Klargøring til indberetning

• Løbende bogføring og momsadministration

Hvis der opdages fejl fra tidligere perioder, kortlægges de relevante bilag, perioder og beløb, før der tages stilling til den videre behandling.

Kontakt Nordic Finans for en vurdering af virksomhedens momsregnskab og den nuværende afstemningsproces.