Hvad gør man, når bogføringen er kommet bagud?

Hvis bogføringen er kommet flere uger eller måneder bagud, bør virksomheden først skabe overblik, før der foretages tilfældige posteringer eller nye indberetninger.

Det første skridt er at fastlægge, hvilken periode der senest er bogført og afstemt korrekt.
Derefter skal bankbevægelser, bilag, salgsfakturaer, løn, moms og øvrige dokumenter samles for de manglende perioder.

Oprydningen bør gennemføres kronologisk og kontrolleret. Det er normalt en fejl blot at starte med den nyeste måned, hvis tidligere perioder ikke er afsluttet. Fejl i gamle perioder kan ellers blive ført videre i moms, debitorer, kreditorer og balancekonti.

Find den seneste korrekt afstemte dato, saml alt materiale fra den efterfølgende periode, bogfør måned for måned og afstem bank, moms, løn, debitorer, kreditorer og Skattekonto, før regnskabet betragtes som ajourført.

Bogføringen er bagud, når virksomhedens økonomiske transaktioner ikke bliver registreret og kontrolleret løbende.

Det kan eksempelvis betyde, at:

• Banktransaktioner ikke er bogført

• Købsbilag mangler

• Salgsfakturaer ikke er registreret korrekt

• Bankkonti ikke er afstemt

• Momsperioder ikke er kontrolleret

• Løn ikke er bogført

• Debitorer og kreditorer ikke stemmer

• Skattekontoen ikke er afstemt

• Virksomheden mangler overblik over resultat og likviditet

• Årsafslutningen bygger på ufuldstændige tal

En virksomhed kan godt have uploadet mange bilag uden at være ajourført. Bogføringen er først pålidelig, når de væsentlige konti er registreret, dokumenteret og afstemt.

Der kan være mange årsager. Det skyldes ikke altid manglende vilje eller kontrol.

Virksomheden vokser hurtigt

En ejer kan i begyndelsen selv håndtere bogføringen, men arbejdsmængden kan vokse hurtigere end de administrative processer.

Det kan ske, når virksomheden får:

• Flere kunder

• Flere leverandører

• Flere ansatte

• Flere betalingsløsninger

• Udenlandsk handel

• Flere selskaber

• Mere komplicerede momsforhold

• Behov for lagerstyring

• Flere bankkonti og kort

Bilag afleveres ikke løbende

Hvis kvitteringer, fakturaer og dokumenter samles i e-mails, tasker, mapper og forskellige systemer, bliver bogføringen vanskeligere.

Manglende bilag betyder ofte, at betalingerne ikke kan placeres korrekt.

Ansvarsfordelingen er uklar

Det kan være uklart:

• Hvem der uploader bilag

• Hvem der bogfører

• Hvem der afstemmer banken

• Hvem der indberetter moms

• Hvem der håndterer løn

• Hvem der følger op på manglende dokumenter

• Hvem der kontrollerer kommende frister

Når ansvaret ikke er tydeligt, kan alle tro, at en anden har udført opgaven.

Bogholderen mangler materiale

Bogføringen kan gå i stå, hvis virksomheden ikke afleverer:

• Bankadgang

• Bilag

• Løntimer

• Leverandørfakturaer

• Salgsoplysninger

• Leasingaftaler

• Lånedokumenter

• Oplysninger om private betalinger

• Dokumentation for udenlandske handler

Samarbejdet med bogholderen fungerer ikke

Bogføringen kan også være bagud, fordi den nuværende bogholder:

• Ikke har tilstrækkelig kapacitet

• Mangler adgang til systemerne

• Ikke følger op på manglende materiale

• Ikke har en fast proces

• Har misforstået arbejdsdelingen

• Ikke kommunikerer om forsinkelser

• Har afsluttet samarbejdet uden en ordentlig overdragelse

Problemet er blevet udskudt

Bogføringen kan vokse til en uoverskuelig opgave, hvis ejeren bliver ved med at udskyde den.

Jo længere tid der går, desto større bliver risikoen for:

• Manglende bilag

• Glemte forklaringer

• Forkerte indberetninger

• Uafklarede betalinger

• Overskredne frister

• En dyrere årsafslutning

Virksomheden bør ikke starte med at bogføre tilfældige bilag fra den seneste måned. Først skal omfanget kortlægges.

Find den seneste korrekt afsluttede periode

Fastlæg den seneste dato, hvor:

• Banken er afstemt

• Momsen stemmer

• Lønnen er bogført

• Debitorer og kreditorer er gennemgået

• Bilagene er registreret

• Balancekontiene er rimeligt dokumenteret

Det kan eksempelvis være, at bogføringen er afsluttet og afstemt til og med 31. januar, mens perioden fra 1. februar til 30. juni mangler.

Denne dato bliver udgangspunktet for oprydningen.

Lav en oversigt over de manglende perioder

Opret en enkel statusoversigt:

Oversigten gør det tydeligt, hvor arbejdet skal begynde.

Identificér kommende frister

Selv om gamle perioder mangler, kan der være nye frister, som ikke må overses.

Kontrollér blandt andet:

• Næste momsfrist

• Næste lønkørsel

• A-skat og AM-bidrag

• Pension

• ATP

• Årsrapport

• Oplysningsskema

• Leverandørbetalinger

• Afdragsordninger

• Indberetninger ved udenlandsk handel

Det kan være nødvendigt at arbejde parallelt med en akut frist og den langsigtede oprydning.

Undgå at fortsætte med upræcise tal

Virksomheden bør være forsigtig med at:

• Indberette moms ud fra et uafstemt system

• Udbetale udbytte på et usikkert grundlag

• Lave ledelsesrapportering på ufuldstændige tal

• Give banken regnskabstal uden forbehold

• Bogføre private hævninger tilfældigt

• Foretage store rettelser uden dokumentation

Oprydningen bliver lettere, hvis materialet indsamles systematisk.

Bankmateriale

Indsaml:

• Kontoudtog for alle bankkonti

• Kortkonti

• Valutakonti

• MobilePay

• Stripe

• PayPal

• Klarna

• Andre betalingsløsninger

• Lånekonti

• Leasingbetalinger

• Dokumentation for kontante betalinger

Kontoudtogene bruges ofte som den kronologiske rygrad i genopbygningen.

Købsbilag

Indsaml:

• Leverandørfakturaer

• Kvitteringer

• Abonnementer

• Kreditnotaer

• Toldpapirer

• Importdokumenter

• Udenlandske fakturaer

• Bilag ved private udlæg

• Dokumentation for firmakort

Salgsmateriale

Indsaml:

• Salgsfakturaer

• Kreditnotaer

• Ordreoversigter

• Kassesalg

• Webshopsalg

• Betalingsrapporter

• Abonnementssystemer

• Platformssalg

• Dokumentation for salg til udlandet

Lønmateriale

Indsaml:

• Lønsedler

• Lønkladder

• eIndkomst

• Pension

• ATP

• Feriepenge

• Timeregistreringer

• Tillæg

• Refusioner

• Personalegoder

• Medarbejderændringer

Skatte- og momsmateriale

Indsaml:

• Tidligere momsangivelser

• Skattekonto

• A-skat og AM-bidrag

• Selskabsskat

• Eventuelle rykkere

• Korrespondance med myndigheder

• Tidligere rettelser

• EU-salg uden moms

• Importmoms

Aftaler og dokumentation

Indsaml:

• Låneaftaler

• Leasingkontrakter

• Købsaftaler

• Forsikringsaftaler

• Huslejekontrakter

• Ansættelseskontrakter

• Generalforsamlingsreferater

• Udbyttebeslutninger

• Dokumentation for investeringer

• Koncerninterne aftaler

Oprydningen bør gennemføres i en fast rækkefølge.

Trin 1: Sikr adgang til alle systemer

Kontrollér adgang til:

• Regnskabsprogram

• Bank

• Skattestyrelsen

• Lønsystem

• Bilagsarkiv

• Faktureringssystem

• Betalingsløsninger

• Webshop

• Kasseløsning

• Pensionssystem

Det bør også kontrolleres, om gamle medarbejdere eller rådgivere fortsat har adgang.

Trin 2: Tag en sikkerhedskopi eller eksport

Inden større rettelser gennemføres, bør virksomheden sikre:

• Eksport af saldobalance

• Kontospecifikationer

• Bilagsoversigt

• Debitor- og kreditorlister

• Momsrapporter

• Kopi af bankafstemninger

• Kopi af tidligere indberetninger

Det gør det muligt at dokumentere udgangspunktet og forstå efterfølgende ændringer.

Trin 3: Bogfør kronologisk

Start fra den første manglende dag og arbejd fremad måned for måned.

En almindelig rækkefølge kan være:

1. Banktransaktioner

2. Købsbilag

3. Salgsfakturaer

4. Kreditnotaer

5. Løn

6. Lån og leasing

7. Mellemregninger

8. Moms

9. Periodiseringer

10. Afstemninger

Kronologisk bogføring gør det lettere at følge betalinger og opdage mangler.

Trin 4: Afstem banken for hver periode

Når en måned er bogført, skal banken stemme.

Kontrollér:

• At alle bankbevægelser er registreret

• At beløbene er korrekte

• At der ikke er dubletter

• At betalinger er placeret på de rigtige konti

• At private køb er identificeret

• At kortbetalinger er håndteret

• At betalingsgebyrer er bogført

• At overførsler mellem egne konti ikke er bogført som indtægt eller omkostning

Fortsæt ikke flere måneder frem, hvis en væsentlig bankdifference ikke er forklaret.

Trin 5: Gennemgå debitorer

Kontrollér:

• Om alle salgsfakturaer er registreret

• Om betalinger er udlignet

• Om kreditnotaer er anvendt

• Om gamle fakturaer stadig er reelle

• Om enkelte kunder har betalt samlet

• Om tab bør vurderes

• Om inkassosager er dokumenteret

Trin 6: Gennemgå kreditorer

Kontrollér:

• Om alle leverandørfakturaer er bogført

• Om betalinger er udlignet

• Om kreditnotaer mangler

• Om gamle åbne poster er korrekte

• Om der er fakturaer i e-mail eller leverandørportaler

• Om fakturaer er bogført to gange

• Om gælden stemmer med leverandørens kontoudtog

Trin 7: Afstem løn

Lønnen bør stemme mellem:

• Lønsystem

• Regnskab

• Bank

• eIndkomst

• Skattekonto

• Pension

• ATP

• Feriepenge

Typiske fejl kan være:

• Nettoløn bogført som lønomkostning

• Manglende pension

• Forkert feriepengepost

• Manglende A-skat

• Dobbelt bogført løn

• Personalegoder ikke bogført

• Fratrådte medarbejdere ikke afstemt

Trin 8: Afstem moms

Moms bør kontrolleres for hver periode.

Kontrollér blandt andet:

• Salgsmoms

• Købsmoms

• EU-køb

• EU-salg

• Importmoms

• Omvendt betalingspligt

• Momsfrie aktiviteter

• Biler

• Repræsentation

• Kreditnotaer

• Private udgifter

• Tidligere rettelser

Momsangivelsen skal sammenholdes med den bogførte moms og Skattekontoen.

Trin 9: Afstem Skattekontoen

Skattekontoen kan indeholde:

• Moms

• A-skat

• AM-bidrag

• Selskabsskat

• Renter

• Gebyrer

• Modregninger

• Udbetalinger

• Betalinger

• Restancer

Saldiene skal placeres korrekt i regnskabet.

Trin 10: Gennemgå balancekonti

Når de løbende perioder er bogført, bør væsentlige balancekonti gennemgås.

Det kan blandt andet være:

• Bank

• Debitorer

• Kreditorer

• Moms

• Skat

• Løn

• Pension

• Feriepenge

• Lån

• Leasing

• Anlægsaktiver

• Varelager

• Mellemregning med ejer

• Koncernmellemregninger

• Forudbetalinger

• Skyldige omkostninger

Trin 11: Dokumentér væsentlige rettelser

For hver større rettelse bør det fremgå:

• Hvad der var forkert

• Hvilken periode fejlen vedrører

• Hvordan den er rettet

• Hvilket bilag eller grundlag der anvendes

• Om en tidligere indberetning skal ændres

• Hvem der har godkendt rettelsen

Trin 12: Etabler en fremtidig proces

Når bogføringen er ajourført, bør virksomheden undgå at havne samme sted igen.

Aftal:

• Hvornår bilag afleveres

• Hvor ofte der bogføres

• Hvornår banken afstemmes

• Hvornår moms gennemgås

• Hvem der leverer lønoplysninger

• Hvornår ledelsen modtager rapportering

• Hvem der følger op på mangler

• Hvordan ferie og sygdom håndteres

Virksomhedens transaktioner skal dokumenteres og registreres korrekt. Det betyder som udgangspunkt, at gamle bilag ikke blot kan springes over, fordi de er vanskelige at finde.

Hvis et bilag mangler, bør virksomheden forsøge at indhente:

• Kopi fra leverandøren

• Ordrebekræftelse

• Betalingskvittering

• Abonnementsoversigt

• Kreditkortkvittering

• Told- eller importdokument

• Intern forklaring med relevant dokumentation

Et bankudtog viser, at en betaling er foretaget, men dokumenterer ikke nødvendigvis:

• Hvad der er købt

• Om udgiften er erhvervsmæssig

• Om der er momsfradrag

• Hvilken periode udgiften vedrører

• Om betalingen dækker flere fakturaer

Manglende bilag bør samles på en særskilt liste.

Betalingen bør ikke tildeles en tilfældig omkostningskonto med moms uden dokumentation.

Hvis momsen er indberettet på baggrund af ufuldstændig eller forkert bogføring, skal perioden først afstemmes korrekt.

Derefter vurderes:

• Om angivelsen er korrekt

• Om der er en difference

• Hvor stor differencen er

• Hvilke bilag den vedrører

• Om den tidligere indberetning skal rettes

• Hvordan rettelsen dokumenteres

Virksomheden bør ikke blot udligne en gammel momsfejl i en tilfældig senere periode uden at forstå konsekvensen.

Hvis en frist er overskredet, bør virksomheden reagere hurtigt.

Den bør:

1. Fastlægge, hvilken periode der mangler
2. Samle materialet
3. Bogføre og afstemme perioden
4. Gennemføre den nødvendige indberetning
5. Kontrollere Skattekontoen
6. Håndtere eventuelle renter, gebyrer eller foreløbige fastsættelser
7. Dokumentere forløbet

Ved tvivl om myndighedsbehandlingen bør virksomheden få konkret rådgivning.

Lønnen skal ikke blot bogføres som det beløb, der er udbetalt til medarbejderen.

Der skal normalt skelnes mellem:

• Bruttoløn

• Nettoløn

• A-skat

• AM-bidrag

• ATP

• Pension

• Feriepenge

• Personalegoder

• Andre lønrelaterede poster

Lønsystemets rapporter bør afstemmes mod bank, eIndkomst og regnskab.

Private udgifter betalt gennem virksomheden bør identificeres og behandles korrekt.

Behandlingen afhænger blandt andet af:

• Virksomhedsformen

• Hvem der har foretaget købet

• Om beløbet skal tilbagebetales

• Om det vedrører løn, udbytte eller mellemregning

• Om der er selskabsretlige eller skattemæssige konsekvenser

Private udgifter bør ikke skjules som almindelige driftsomkostninger.

Ved større eller gentagne hævninger i et selskab kan der være behov for særskilt faglig vurdering.

En bankdifference bør undersøges systematisk.

Typiske årsager er:

• Manglende banktransaktion

• Dobbeltbogføring

• Forkert bankkonto

• Forkert beløb

• Betaling bogført på forkert dato

• Overførsel mellem egne konti

• Kortbetaling uden bilag

• Gebyr

• Valutakursdifference

• Betaling udlignet mod forkert faktura

• Forkert åbningsbalance

Differencen bør ikke blot bogføres som en tilfældig omkostning for at få saldoen til at stemme.

Fejlene bør først kortlægges og opdeles efter betydning.

Mindre registreringsfejl

Eksempler:

• Forkert omkostningskonto

• Forkert tekst

• Forkert afdeling

• Manglende udligning

Momsfejl

Eksempler:

• Forkert momsfradrag

• Manglende EU-moms

• Forkert salgsmoms

• Importmoms behandlet forkert

Lønfejl

Eksempler:

• Manglende pension

• Forkert feriepengepost

• Fejl i A-skat

• Manglende personalegode

Balancefejl

Eksempler:

• Banken stemmer ikke

• Gamle debitorer

• Forkert leverandørgæld

• Uforklaret mellemregning

• Forkert restgæld

• Manglende aktiv

Der bør udarbejdes en oversigt over:

1. Fejlens karakter

2. Berørt periode

3. Beløb

4. Anbefalet rettelse

5. Behov for ændret indberetning

6. Manglende dokumentation

7. Forventet arbejdsomfang

Det afhænger af fejlens karakter og væsentlighed.

En fejl kan være:

• En mindre klassifikationsfejl

• En momsfejl

• En skattefejl

• En væsentlig fejl i årsrapporten

• En fejl i åbningsbalancen

• En fejl med betydning for egenkapitalen

• En fejl i lån eller ejerforhold

Væsentlige fejl fra tidligere år kan kræve særlig regnskabsmæssig, skattemæssig eller juridisk vurdering.

Ja. En ny bogholder kan godt overtage en uafsluttet eller mangelfuld bogføring.

Det bør dog aftales klart:

• Hvilken periode den nye bogholder overtager

• Hvad der allerede er udført

• Hvilke saldi der kan stoles på

• Hvilket materiale der mangler

• Om tidligere arbejde skal kontrolleres

• Hvordan oprydningen afregnes

• Hvornår den løbende aftale begynder

Tidsforbruget afhænger ikke kun af antallet af måneder.

Det afhænger blandt andet af:

• Antal banktransaktioner

• Antal bilag

• Kvaliteten af materialet

• Antal bankkonti

• Antal ansatte

• Momsforhold

• Udenlandsk handel

• Lager

• Lån og leasing

• Antal selskaber

• Tidligere fejl

• Hvor hurtigt virksomheden besvarer spørgsmål

Tre måneders velorganiseret bogføring kan være hurtigere at behandle end én måned med mange manglende bilag og uafklarede betalinger.

Prisen afhænger af opgavens omfang og kan normalt ikke fastsættes alene ud fra antallet af måneder.

Prisen påvirkes blandt andet af:

• Antal posteringer

• Antal manglende bilag

• Bankafstemninger

• Momsfejl

• Løn

• Debitorer og kreditorer

• Skattekonto

• Lån og leasing

• Mellemregninger

• Behov for rettelse af tidligere perioder

• Hastegrad

Oprydning kan afregnes:

• Efter timeforbrug

• Som en fast pris efter gennemgang

• Som en kombination af grundpris og ekstraarbejde

• Som en del af en efterfølgende fast bogholderaftale

Virksomheden bør bede om en indledende vurdering, før hele opgaven sættes i gang.

Tilbuddet bør beskrive:

1. Hvilken periode der omfattes

2. Hvilke systemer der gennemgås

3. Om alle bankkonti afstemmes

4. Om moms kontrolleres

5. Om tidligere momsangivelser vurderes

6. Om løn afstemmes

7. Om debitorer og kreditorer gennemgås

8. Om Skattekontoen afstemmes

9. Om fejl fra tidligere år er inkluderet

10. Hvordan manglende bilag håndteres

11. Hvad virksomheden selv skal levere

12. Hvordan ekstraarbejde afregnes

13. Hvornår den løbende bogføring overtages

14. Hvordan resultatet dokumenteres

Når oprydningen er afsluttet, bør virksomheden etablere en fast bogføringskalender.

Ugentligt

• Upload bilag

• Gennemgå banktransaktioner

• Send salgsfakturaer

• Følg op på manglende dokumentation

Månedligt

• Bogfør perioden

• Afstem bank

• Afstem betalingsløsninger

• Gennemgå debitorer

• Gennemgå kreditorer

• Bogfør og afstem løn

• Opdater ledelsesrapportering

Ved hver momsperiode

• Afstem moms

• Kontrollér EU-handel

• Kontrollér import

• Gennemgå usædvanlige posteringer

• Indberet

• Afstem Skattekonto

Kvartalsvist

• Gennemgå likviditet

• Gennemgå gamle åbne poster

• Kontrollér mellemregninger

• Opdater anlægskartotek

• Gennemgå lån og leasing

• Følg op på budget

Før årsafslutningen

• Afstem alle balancekonti

• Gennemgå varelager

• Gennemgå igangværende arbejder

• Saml kontrakter

• Opdater ejer- og koncernforhold

• Klargør materiale til årsregnskabet

Nordic Finans hjælper virksomheder med at kortlægge og bringe mangelfuld bogføring ajour.

Afhængigt af virksomhedens situation kan arbejdet blandt andet omfatte:

• Gennemgang af regnskabssystemet

• Fastlæggelse af seneste korrekt afsluttede periode

• Indsamling og strukturering af bilag

• Bogføring af manglende perioder

• Bankafstemning

• Momsafstemning

• Gennemgang af tidligere momsangivelser

• Afstemning af Skattekonto

• Lønafstemning

• Gennemgang af debitorer og kreditorer

• Kontrol af lån og leasing

• Gennemgang af mellemregninger

• Dokumentation af væsentlige saldi

• Klargøring til årsafslutningen

• Etablering af fremtidige arbejdsgange

• Løbende bogføring og rapportering

Opgaven begynder normalt med en gennemgang af materialet, så omfang, risici og manglende dokumentation kan kortlægges.

Kontakt Nordic Finans for en vurdering af, hvad der mangler, og hvordan bogføringen kan bringes ajour på en struktureret måde.