Bankafstemning – sådan afstemmer du bank og regnskab

En bankafstemning er en kontrol af, om saldoen og bevægelserne på virksomhedens bankkonto stemmer med det, der er registreret i bogføringen.

Hvis banken viser 125.000 kr., men regnskabet viser 118.500 kr., er der en difference på 6.500 kr., som skal kunne forklares.

Forskellen kan eksempelvis skyldes:

• Manglende bogføring

• Dobbeltbogførte betalinger

• Bankgebyrer

• Kortbetalinger

• Overførsler mellem egne konti

• Kundeindbetalinger, der ikke er udlignet

• Leverandørbetalinger, der ikke er bogført

• Forkerte datoer

• Forkerte beløb

• Private betalinger

• Betalinger under behandling

En bankafstemning handler derfor ikke blot om at få to tal til at se ens ud. Formålet er at dokumentere, at bankens bevægelser er registreret korrekt i virksomhedens regnskab.

En korrekt bankafstemning betyder, at saldoen i bogføringen kan forklares og dokumenteres ud fra virksomhedens faktiske bankbevægelser. Eventuelle differencer skal identificeres og behandles – ikke blot bogføres væk.

Bankafstemning betyder, at virksomhedens bogførte bankkonto sammenholdes med bankens kontoudtog.

Man kontrollerer blandt andet:

• Startsaldoen

• Alle indbetalinger

• Alle udbetalinger

• Bankgebyrer

• Renter

• Korttransaktioner

• Overførsler

• Slutbalancen

Når afstemningen er færdig, skal det være muligt at forklare enhver forskel mellem banken og regnskabet.

Banken er ofte en af de mest centrale balanceposter i virksomhedens regnskab. Hvis banken ikke stemmer, kan det være et tegn på, at andre dele af regnskabet også er forkerte.

Manglende bankafstemning kan eksempelvis medføre:

• Forkert resultat

• Forkerte debitorer

• Forkerte kreditorer

• Forkert moms

• Manglende bilag

• Dobbeltbogføring

• Private betalinger i selskabet

• Forkert mellemregning med ejer

• Forkert årsregnskab

Derfor bør banken normalt afstemmes løbende og ikke først ved årsafslutningen.

Det afhænger af virksomhedens aktivitet.

Mange transaktioner

Virksomheder med mange daglige bevægelser kan have behov for bankafstemning:

• Dagligt

• Flere gange om ugen

• Ugentligt

Mindre virksomheder

En mindre virksomhed kan ofte afstemme:

• Ugentligt

• Månedligt

Minimum

Banken bør som minimum være fuldt afstemt:

• Før momsindberetning

• Ved månedsafslutning

• Ved kvartalsrapportering

• Ved årsafslutningen

Jo længere tid der går mellem afstemningerne, desto sværere kan det være at finde gamle differencer.

I eksemplet mangler bankgebyret at blive bogført.

Trin 4: Find manglende bankbevægelser

Hvis banken viser en bevægelse, som ikke findes i regnskabet, skal den undersøges. Det kan eksempelvis være:

• Bankgebyr

• Rente

• Kundeindbetaling

• Leverandørbetaling

• Kortbetaling

• Privat betaling

• Skat

• Moms

• Lån

• Afdrag

• Overførsel mellem konti

Find det relevante bilag og bogfør bevægelsen korrekt.

Trin 5: Find bogførte poster, der ikke findes i banken

Det modsatte kan også ske. Regnskabet viser eksempelvis en betaling på 10.000 kr., men den findes ikke på bankkontoen.

Mulige årsager:

• Betalingen er bogført, men aldrig gennemført

• Forkert bankkonto er anvendt

• Posteringen er dobbelt

• Beløbet ligger på en anden dato

• Betalingen er foretaget kontant

• Betalingen er gået via et andet betalingsmiddel

Posteringen skal undersøges og ikke blot slettes uden dokumentation.

Trin 6: Kontrollér overførsler mellem egne bankkonti

Overførsler mellem virksomhedens egne konti er en almindelig kilde til fejl.

Eksempel: Virksomheden flytter 100.000 kr. fra driftskontoen til opsparingskontoen. Bogføringen skal vise: Driftskonto: -100.000 kr. Opsparingskonto: +100.000 kr.

Overførslen påvirker ikke virksomhedens resultat. Hvis kun den ene side bogføres, vil bankafstemningen blive forkert.

Trin 7: Kontrollér kreditkort og firmakort

Korttransaktioner kan være vanskelige, fordi:

• Købsdato

• Bogføringsdato

• Afregningsdato ikke nødvendigvis er den samme.

Hvis virksomheden har et separat firmakort, bør kortkontoen afstemmes særskilt. Kontrollér:

• Alle kortkøb

• Tilbagebetalinger

• Gebyrer

• Valutakurser

• Private køb

• Kortafregningen til banken

Trin 8: Kontrollér betalingsplatforme

Virksomheder, der modtager betaling gennem eksempelvis Stripe, Nets eller Wolt, får ofte ikke hele kundens betaling direkte ind på banken.

Eksempel: Kunde betaler: 1.000 kr. Stripe trækker: 30 kr. i gebyr Banken modtager: 970 kr.

Hvis virksomheden kun bogfører de 970 kr. som omsætning, bliver omsætningen forkert. Den korrekte struktur kan overordnet være:

• Omsætning: 1.000 kr.

• Gebyr: 30 kr.

• Bank: 970 kr.

Betalingsplatformens saldo og gebyrer bør derfor afstemmes særskilt.

Trin 9: Kontrollér kundeindbetalinger

Når en kunde betaler en faktura, bør betalingen udligne den korrekte debitorpost.

Eksempel: Faktura: 25.000 kr. Kunden betaler: 25.000 kr.

Hvis betalingen bogføres direkte som ny omsætning, vil virksomheden få dobbelt omsætning. Den skal normalt udligne kundens tilgodehavende.

Kontrollér derfor:

• Kunden

• Fakturanummer

• Betalt beløb

• Betalingsdato

• Eventuelle delbetalinger

Trin 10: Kontrollér leverandørbetalinger

Det samme gælder leverandører. Hvis en leverandørfaktura allerede er bogført som gæld, skal betalingen normalt udligne kreditoren. Betalingen skal ikke bogføres som en ny omkostning.

Ellers risikerer virksomheden:

• Dobbelt omkostning

• Forkert kreditor

• Forkert moms

• Forkert resultat

Trin 11: Kontrollér bankgebyrer og renter

Bankgebyrer og renter er meget almindelige afstemningsdifferencer.

Det kan blandt andet være:

• Månedlige bankgebyrer

• Kortgebyrer

• Negative renter

• Positive renter

• Valutagebyrer

• Overførselsgebyrer

• Finansieringsomkostninger

Disse bliver ofte først opdaget ved bankafstemningen.

Trin 12: Kontrollér moms og skat

Betalinger til Skattestyrelsen bør bogføres på de korrekte balancekonti.

Det kan eksempelvis være:

• Moms

• A-skat

• AM-bidrag

• Selskabsskat

• Renter

• Gebyrer

En momsbetaling skal normalt ikke blot bogføres som en almindelig driftsomkostning. Den skal afstemmes mod den relevante momsgæld.

Trin 13: Kontrollér private betalinger

I et ApS skal ejerens privatøkonomi holdes adskilt fra selskabet. Hvis selskabets bankkonto er blevet brugt til en privat udgift, skal betalingen identificeres.

Den kan eksempelvis påvirke:

• Mellemregning med ejer

• Løn

• Udbytte

• Aktionærlån

Private betalinger bør ikke skjules i almindelige omkostningskonti.

Trin 14: Kontrollér saldoen

Når alle bevægelser er gennemgået, sammenholdes slutbalancen.

Eksempel: Bankens saldo: 145.250 kr. Bogføringens saldo: 145.250 kr. Difference: 0 kr.

Banken er afstemt.

Hvis der stadig er en difference, skal den findes systematisk.

Start med at beregne: Bankens saldo – regnskabets saldo = difference

Eksempel: Bank: 150.000 kr. Regnskab: 147.500 kr. Difference: 2.500 kr.

Undersøg derefter, om der findes:

• En enkelt post på 2.500 kr.

• Flere poster, der tilsammen giver 2.500 kr.

• Dobbeltbogføring

• Forkert fortegn

• Forkert dato

• Forkert bankkonto

Manglende bogføring

En bankbevægelse er aldrig kommet ind i regnskabet.

Dobbeltbogføring

Samme betaling er registreret to gange.

Forkert beløb

Eksempel: Bank: 12.950 kr. Bogføring: 12.590 kr. Difference: 360 kr.

Forkert fortegn

En indbetaling er bogført som en udbetaling eller omvendt.

Forkert bankkonto

En transaktion tilhører bank A, men er bogført på bank B.

Betaling under behandling

Betalingen er bogført, men banken har endnu ikke gennemført den.

Betalingsplatform

Beløbet ligger midlertidigt hos Stripe, Nets eller en anden udbyder.

Privat betaling

Ejeren har brugt virksomhedens konto privat.

Manglende gebyr

Bankens gebyr er ikke bogført.

Nej.

En uforklaret bankdifference bør ikke blot bogføres på:

• Diverse omkostninger

• Afrunding

• Bankgebyrer

• Tab

for at få kontoen til at stemme.

Først skal det undersøges, hvad differencen reelt skyldes. Hvis man blot bogfører differencen væk, risikerer man at skjule den egentlige fejl.

Regnskabets bank viser: 200.000 kr. Banken viser: 198.000 kr. Bogholderen bogfører: 2.000 kr. i bankgebyr Nu stemmer banken.

Men banken har aldrig opkrævet et gebyr på 2.000 kr. Den egentlige årsag var en privat betaling foretaget af ejeren.

Resultatet er nu:

• Banken stemmer teknisk

• Omkostningerne er for høje

• Mellemregningen med ejer er forkert

• Skattebehandlingen kan være forkert

En bankkonto kan derfor godt “stemme” og stadig være forkert afstemt.

Bogføring handler om at registrere virksomhedens økonomiske transaktioner.

Bankafstemning er kontrollen af, om bogføringen faktisk stemmer med bankens virkelige bevægelser.

Man kan derfor godt have bogført hele måneden uden at have afstemt banken.

Men uden afstemningen ved man ikke nødvendigvis, om:

• Alt er med

• Noget er dobbelt

• Noget ligger forkert

• Banken stemmer

Mange regnskabssystemer kan automatisk hente banktransaktioner. Det reducerer manuelt arbejde, men fjerner ikke behovet for kontrol.

Automatikken kan stadig:

• Matche forkert

• Bogføre på forkert konto

• Oprette dubletter

• Mangle bilag

• Fejlfortolke betalinger

• Matche mod forkert faktura

En automatiseret bankintegration er derfor et værktøj – ikke en garanti for korrekt bogføring.

Banken bør være så opdateret som muligt, før momsindberetningen gennemgås.

Bankafstemningen kan blandt andet afsløre:

• Manglende leverandørfakturaer

• Manglende salg

• Dobbeltbogførte udgifter

• Private køb

• Forkerte betalinger

Alle disse fejl kan påvirke momsafstemningen.

Ved årsafslutningen skal bankens saldo dokumenteres pr. balancedagen.

Hvis regnskabsåret slutter 31. december, bør man kunne dokumentere:
Bankens saldo 31. december
og
Regnskabets saldo 31. december

Eventuelle åbne poster omkring årsskiftet skal kunne forklares.

Det kan eksempelvis være:

• Betalinger sendt 31. december

• Kortbetalinger bogført senere

• Overførsler mellem egne konti

• Valutakursdifferencer

Bankafstemningen er derfor en central del af dokumentationen til årsregnskabet.

Hvis virksomheden har:

• Nordea

• Danske Bank

• Lunar

• Revolut

• Valutakonti

skal hver konto normalt afstemmes separat.

Det er ikke tilstrækkeligt kun at kontrollere virksomhedens samlede likviditet.

Hver bogført bankkonto skal kunne matches til sin konkrete eksterne saldo.

Valutakonti kan give yderligere differencer.

Eksempel: Virksomheden har en EUR-konto.

Saldo: 10.000 EUR

Den regnskabsmæssige værdi i danske kroner kan ændre sig på grund af valutakursen.

Der kan derfor være behov for:

• Kursregulering

• Dokumentation af anvendt kurs

• Afstemning af valuta og DKK-værdi

En kursdifference er noget andet end en almindelig manglende bankpost.

Hvis virksomheden også har en kontant kasse, bør denne afstemmes separat. Det kræver typisk en fysisk optælling.

Eksempel: Regnskabet viser:
Kasse: 12.000 kr.

Fysisk optælling: 9.500 kr.

Difference: 2.500 kr.

Differencen skal undersøges. En kontantbeholdning kan ikke afstemmes ud fra et bankudtog

En bankafstemning bør kunne dokumentere:

• Bankkonto

• Periode

• Bankens slutsaldo

• Regnskabets slutsaldo

• Eventuelle åbne poster

• Forklaring på differencer

• Hvem der har lavet afstemningen

• Hvornår den er gennemført

Ved årsafslutningen bør det være muligt for en anden person at forstå afstemningen uden at skulle gætte.

Banken afstemmes kun én gang om året

Gamle differencer bliver meget sværere at finde.

Differencer bogføres væk

Det skjuler fejlen i stedet for at løse den.

Kortbetalinger glemmes

Kortkontoen bør ofte afstemmes separat.

Stripe og andre betalingsplatforme bogføres netto

Det kan give forkert omsætning og gebyrer.

Kundeindbetalinger bogføres som nyt salg

Det kan fordoble omsætningen.

Leverandørbetalinger bogføres som ny omkostning

Det kan fordoble udgiften.

Overførsler mellem egne konti påvirker resultatet

Interne bankoverførsler er ikke omsætning eller omkostning.

Private betalinger skjules i driften

Det kan skabe skatte- og mellemregningsproblemer.

• Stemmer startsaldoen?

• Er alle banktransaktioner importeret?

• Er alle indbetalinger bogført?

• Er alle udbetalinger bogført?

• Er kundeindbetalinger udlignet korrekt?

• Er leverandørbetalinger udlignet korrekt?

• Er bankgebyrer registreret?

• Er renter registreret?

• Er overførsler mellem egne konti korrekte?

• Er kreditkort afstemt?

• Er betalingsplatforme afstemt?

• Er skat og moms bogført korrekt?

• Er private betalinger identificeret?

• Er alle bankkonti afstemt?

• Stemmer slutsaldoen med banken?

• Er eventuelle differencer dokumenteret?

Nordic Finans hjælper virksomheder med løbende bogføring og afstemning af bankkonti.

Afhængigt af virksomhedens behov kan arbejdet blandt andet omfatte:

• Bankafstemning

• Bogføring af manglende transaktioner

• Gennemgang af gamle differencer

• Debitorafstemning

• Kreditorafstemning

• Afstemning af firmakort

• Afstemning af betalingsplatforme

• Momsafstemning

• Skattekonto

• Mellemregning med ejer

• Oprydning i bogføring

• Månedlig regnskabsafslutning

• Klargøring til årsregnskabet

• Etablering af faste afstemningsprocedurer

Hvis banken ikke har været afstemt i længere tid, bør arbejdet normalt gennemføres kronologisk, så fejl ikke trækkes videre fra måned til måned.

Kontakt Nordic Finans for en gennemgang af virksomhedens bogføring og bankafstemning.