Hvad koster en bogholder?

Prisen på en bogholder afhænger blandt andet af virksomhedens størrelse, antallet af bilag, antallet af bankkonti og hvor mange økonomiopgaver bogholderen skal overtage.

En mindre virksomhed med få posteringer vil normalt betale mindre end en virksomhed med medarbejdere, flere betalingsløsninger, udenlandsk handel og behov for månedlig rapportering.

En ekstern bogholder kan enten afregnes efter timeforbrug eller gennem en fast månedlig aftale. En timebaseret løsning kan være relevant ved mindre og enkeltstående opgaver, mens en fast aftale ofte passer bedre til virksomheder, der har behov for løbende bogføring, afstemninger og momsindberetning.

Prisen bør dog ikke vurderes alene ud fra timeprisen. Det afgørende er, hvilke opgaver der er inkluderet, hvor effektivt arbejdet udføres, og om bogføringen løbende bliver kontrolleret og afstemt.

En ekstern bogholder koster ofte omkring 500–900 kr. eksklusive moms i timen. En fast månedlig aftale kan begynde omkring 1.000–2.000 kr. for en helt lille virksomhed, mens prisen stiger ved flere bilag, ansatte, udenlandsk handel, lønadministration og behov for rapportering.

Mange eksterne bogholdere arbejder med en timepris. På det danske marked ses ofte priser på omkring 500–900 kr. eksklusive moms pr. time, men prisen kan ligge både under og over dette niveau.

Timeprisen afhænger blandt andet af:

• Bogholderens erfaring og kompetencer
• Opgavens kompleksitet
• Om arbejdet udføres løbende eller som en hasteopgave
• Hvilke regnskabs- og lønsystemer der benyttes
• Om opgaven kræver særlig viden om moms, løn eller årsafslutning
• Om bogholderen også leverer økonomisk rapportering og rådgivning

En lav timepris er derfor ikke nødvendigvis ensbetydende med en lav samlet pris. En erfaren bogholder, der arbejder struktureret og anvender digitale arbejdsgange, kan ofte løse opgaven hurtigere og opdage problemer, før de udvikler sig.

En mindre virksomhed har behov for fem timers bogholderarbejde om måneden. Ved en timepris på 650 kr. vil den månedlige pris være:

5 timer × 650 kr. = 3.250 kr. eksklusive moms

Dertil kan komme udgifter til regnskabsprogram, lønsystem, årsafslutning eller andre opgaver, hvis de ikke er inkluderet.

Eksemplet er vejledende. Det faktiske tidsforbrug afhænger af virksomhedens bilag, systemer og arbejdsgange.

Ved en fast månedlig aftale betaler virksomheden en aftalt pris for bestemte økonomiopgaver.

Prisen kan begynde omkring 1.000–2.000 kr. eksklusive moms for helt små og enkle virksomheder, men vil typisk være højere, når flere opgaver skal håndteres.

En fast månedsaftale kan eksempelvis omfatte:

• Løbende bogføring
• Bankafstemning
• Afstemning af debitorer og kreditorer
• Momsafstemning og momsindberetning
• Kontrol af Skattekontoen
• Lønadministration
• Betaling af leverandører
• Fakturering og rykkerhåndtering
• Månedlig rapportering
• Klargøring til årsregnskabet
• Løbende support og rådgivning

Det er vigtigt at undersøge præcist, hvad den månedlige pris indeholder.

To tilbud på henholdsvis 2.000 og 4.000 kr. kan ikke sammenlignes direkte, hvis det billigste tilbud kun omfatter registrering af bilag, mens det andet også inkluderer afstemninger, moms og løbende rapportering.

Der findes ikke én standardpris, der passer til alle virksomheder. Prisen bliver normalt fastsat ud fra arbejdsmængden, kompleksiteten og den ønskede service.

Jo flere køb, salg og bankbevægelser virksomheden har, desto mere skal der som udgangspunkt bogføres og kontrolleres.

Antallet af bilag fortæller dog ikke hele historien. Hundrede ensartede digitale salgsbilag kan være lettere at håndtere end 30 ufuldstændige bilag fra forskellige systemer.

Bogholderen vil derfor ofte se på:

• Antal købsbilag
• Antal salgsfakturaer
• Antal banktransaktioner
• Antal kreditnotaer
• Antal manuelle posteringer
• Antal betalingsløsninger

Bogføring bliver dyrere, når bilag mangler, dokumenter afleveres sent, eller betalinger ikke kan identificeres.

Hvis bogholderen løbende skal efterspørge dokumentation, finde private betalinger eller rette gamle fejl, øger det tidsforbruget.

Virksomheden kan ofte reducere prisen ved at:

• Aflevere bilag digitalt og løbende
• Bruge virksomhedens bankkonto til erhvervsmæssige betalinger
• Skrive en forklaring på usædvanlige køb
• Undgå at blande private og erhvervsmæssige udgifter
• Sende lønoplysninger inden den aftalte frist
• Bruge faste arbejdsgange for fakturaer og kvitteringer

Hver bankkonto skal normalt afstemmes med regnskabet. Det gælder også virksomhedens betalingskort, valutakonti og andre betalingsløsninger.

Virksomheder med eksempelvis MobilePay, Stripe, PayPal, Klarna eller webshopbetalinger kan have behov for yderligere afstemninger.

Beløbet, som kunden betaler, er ikke altid det samme som det beløb, der indsættes på bankkontoen. Gebyrer, tilbagebetalinger og flere ordrer kan være samlet i én udbetaling.

Det øger kompleksiteten og kan dermed påvirke prisen.

En virksomhed, der kun køber og sælger i Danmark, har ofte mere enkle momsforhold end en virksomhed, der handler med kunder eller leverandører i andre lande.

Prisen kan blandt andet påvirkes af:

• Køb og salg inden for EU
• Handel med lande uden for EU
• Omvendt betalingspligt
• Importmoms
• Momsfrie aktiviteter
• Blandet momspligtig og momsfri aktivitet
• Flere momsregistreringer
• Tidligere fejl i momsindberetninger

Forkert moms kan medføre både efterfølgende rettelser og ekstra tidsforbrug. Bogføringen bør derfor ikke kun registreres, men også afstemmes inden indberetningen.

Hvis bogholderen også skal håndtere løn, afhænger prisen blandt andet af antallet af medarbejdere og lønforholdenes kompleksitet.

Opgaven kan omfatte:

• Månedsløn og timeløn
• Feriepenge
• Pension
• ATP
• Tillæg og overarbejde
• Kørselsgodtgørelse
• Personalegoder
• Sygdom og barsel
• Refusion
• Afstemning til eIndkomst og regnskabet

En virksomhed med ti månedslønnede medarbejdere og få ændringer kan være lettere at administrere end en virksomhed med fem timelønnede medarbejdere, skiftende timer og forskellige tillæg.

Hvis bogholderen også skal håndtere løn, afhænger prisen blandt andet af antallet af medarbejdere og lønforholdenes kompleksitet.

Opgaven kan omfatte:

• Månedsløn og timeløn
• Feriepenge
• Pension
• ATP
• Tillæg og overarbejde
• Kørselsgodtgørelse
• Personalegoder
• Sygdom og barsel
• Refusion
• Afstemning til eIndkomst og regnskabet

En virksomhed med ti månedslønnede medarbejdere og få ændringer kan være lettere at administrere end en virksomhed med fem timelønnede medarbejdere, skiftende timer og forskellige tillæg.

Nogle virksomheder har kun behov for, at bilagene bliver bogført korrekt. Andre ønsker løbende økonomisk overblik og sparring.

En udvidet løsning kan eksempelvis indeholde:

• Månedlig resultatopgørelse
• Balance
• Likviditetsoversigt
• Budgetopfølgning
• Debitoroversigt
• Analyse af bruttoavance
• Nøgletal
• Møde med virksomhedens ledelse

Denne type økonomistyring koster mere en grundlæggende bogføring, men giver samtidig ledelsen et bedre grundlag for at træffe beslutninger.

Valget afhænger af virksomhedens behov og aktivitetsniveau.

Timepris kan være relevant, når:

• Virksomheden har meget få bilag
• Behovet varierer fra måned til måned
• Der er tale om en enkeltstående opgave
• Virksomheden selv udfører størstedelen af bogføringen
• Bogholderen primært skal kontrollere eller rette bestemte forhold

Fordelen er, at virksomheden kun betaler for den anvendte tid. Ulempen er, at den samlede pris kan være sværere at forudsige.

Fast månedlig pris kan være relevant, når:

• Bogføringen skal håndteres løbende
• Virksomheden ønsker en forudsigelig omkostning
• Moms og afstemninger skal udføres regelmæssigt
• Der er medarbejdere og lønadministration
• Virksomheden ønsker løbende support
• Bogholderen skal fungere som ekstern økonomifunktion

En fast pris giver større budgetsikkerhed, men aftalen bør præcist beskrive, hvilke opgaver og mængder der er inkluderet.

Inden virksomheden accepterer et tilbud, bør følgende være klart beskrevet:

1. Hvilke opgaver bogholderen udfører
2. Hvor ofte bogføringen ajourføres
3. Om bankkonti bliver afstemt
4. Om momsafstemning og indberetning er inkluderet
5. Om løn er inkluderet, og hvor mange medarbejdere aftalen dækker
6. Om årsafslutning og årsregnskab er inkluderet
7. Om kontakt med en statsautoriseret revisor er inkluderet
8. Hvilke systemomkostninger der kommer oveni
9. Hvordan ekstraarbejde afregnes
10. Hvilke frister virksomheden selv skal overholde
11. Om der er binding eller opsigelsesvarsel
12. Hvem der er virksomhedens faste kontaktperson

Det bør også fremgå, hvad der sker, hvis virksomhedens aktivitet ændrer sig betydeligt.

En fast pris baseret på 100 månedlige bilag kan naturligt skulle justeres, hvis virksomheden senere får 500 bilag om måneden.

Bogføring handler ikke kun om at registrere bilag. Der skal også være sammenhæng mellem regnskabet, banken, momsen, lønnen og virksomhedens øvrige dokumentation.

En meget billig løsning kan blive dyr, hvis:

• Bankkonti ikke bliver afstemt
• Moms bliver indberettet på et forkert grundlag
• Private udgifter bogføres som virksomhedsudgifter
• Løngæld ikke stemmer med indberetningerne
• Debitorer og kreditorer indeholder gamle fejl
• Dokumentation mangler ved årsafslutningen
• Der efterfølgende skal bruges ekstra tid på oprydning

Det betyder ikke, at en høj pris automatisk er lig med høj kvalitet.

Virksomheden bør vurdere arbejdsprocessen, kompetencerne, kommunikationen og omfanget af kontrollen – ikke kun timeprisen.

En struktureret virksomhed er normalt hurtigere og billigere at bogføre.

Brug digitale bilag

Bilag bør uploades direkte til regnskabssystemet eller den aftalte bilagsløsning. Det reducerer risikoen for manglende dokumentation og gør det lettere at finde bilaget senere.

Adskil privatøkonomi og virksomhedsøkonomi

Private køb bør som udgangspunkt ikke foretages fra virksomhedens bankkonto. En tydelig adskillelse reducerer behovet for efterfølgende forklaringer og rettelser.

Aflever oplysninger løbende

Når bilag og lønoplysninger afleveres umiddelbart efter, at de opstår, kan bogholderen arbejde løbende frem for at håndtere flere måneders materiale på én gang.

Automatiser de rigtige processer

Bankintegration, fakturafortolkning og integrationer mellem virksomhedens systemer kan reducere manuelt arbejde. Automatisering bør dog kombineres med kontrol. Et system kan godt foreslå en forkert konto eller momskode, selv om posteringen teknisk bliver behandlet automatisk.

Aftal en klar ansvarsfordeling

Virksomheden og bogholderen bør aftale:

• Hvem der sender fakturaer
• Hvem der godkender betalinger
• Hvem der følger op på debitorer
• Hvem der afleverer lønoplysninger
• Hvem der indberetter moms
• Hvem der kontakter en statsautoriseret revisor
• Hvornår materialet skal være afleveret

En klar arbejdsdeling reducerer fejl, forsinkelser og dobbeltarbejde.

Prisen på bogføring afhænger i høj grad af virksomhedens aktiviteter og arbejdsgange.

Mindre konsulentvirksomhed

Virksomheden har:

• Én bankkonto
• Ingen ansatte
• Få månedlige bilag
• Intet varelager
• Primært danske kunder
• Kvartalsvis moms

Behovet er relativt enkelt og vil typisk kunne håndteres gennem en mindre månedlig løsning.

Håndværksvirksomhed med medarbejdere

Virksomheden har:

• Flere ansatte
• Løbende køb af materialer
• Mange leverandørfakturaer
• Firmabiler
• Løn, pension og ferie
• Mange åbne kundefakturaer
• Behov for månedligt økonomioverblik

Her vil tidsforbruget og prisen normalt være højere, fordi flere områder skal bogføres og afstemmes.

Webshop med flere betalingsløsninger

Virksomheden har:

• Mange salgsordrer
• Shopify eller en anden webshopplatform
• Stripe, PayPal eller Klarna
• Salg til flere lande
• Returvarer
• Lager
• Valutagebyrer
• Hyppige udbetalinger fra betalingsudbydere

Selv om meget kan automatiseres, kræver afstemningen mellem webshop, betalingsudbydere, bank og regnskab en korrekt opsætning og løbende kontrol.

Selve skiftet kan være enkelt, hvis de eksisterende bogføring er ajourført og afstemt.

Der kan dog komme en opstarts- eller gennemgangsomkostning, hvis den nye bogholder først skal:

• Kontrollere åbningsbalancen
• Afstemme bankkonti
• Gennemgå tidligere momsperioder
• Rette gamle posteringer
• Afklare debitorer og kreditorer
• Kontrollere løn og Skattekonto
• Opsætte systemer og integrationer
• Indhente manglende dokumentation

Virksomheden bør få afklaret, om overtagelsen er inkluderet i den månedlige pris, eller om den afregnes separat.

Pris er vigtig, men bør indgå sammen med andre forhold.

Spørg blandt andet bogholderen om:

• Hvilke virksomhedstyper arbejder I normalt med?
• Hvilke regnskabssystemer bruger I?
• Hvor ofte bliver bogføringen ajourført?
• Hvordan sikrer I, at banken og momsen bliver afstemt?
• Hvem bliver min faste kontaktperson?
• Hvordan håndteres frister og manglende materiale?
• Hvordan afregnes ekstraarbejde?
• Kan løsningen udvides, hvis virksomheden vokser?
• Hvordan samarbejder I med virksomhedens statsautoriserede revisor?

Den bedste løsning er ikke nødvendigvis den billigste eller mest omfattende. Den skal passe til virksomhedens aktuelle behov og kunne udvikle sig i takt med virksomheden.

Nordic Finans hjælper virksomheder med at skabe en struktureret og løbende økonomifunktion.

Opgaverne kan blandt andet omfatte:

• Bogføring
• Bankafstemninger
• Moms
• Lønadministration
• Debitor- og kreditorstyring
• Økonomisk rapportering
• Klargøring til årsafslutningen

Prisen fastsættes ud fra virksomhedens aktivitet, kompleksitet og den ønskede arbejdsdeling.

Det giver et mere retvisende tilbud end en standardpris, der ikke tager højde for virksomhedens konkrete forhold.

Kontakt Nordic Finans for en gennemgang af jeres nuværende bogføring og en vurdering af, hvilken løsning der passer til virksomheden.

Få en vurdering af dit bogholderibehov

Hvad tager en bogholder i timen?

En ekstern bogholder tager ofte omkring 500–900 kr. eksklusive moms i timen. Prisen afhænger af erfaring, opgavens kompleksitet og hvilke ydelser der er inkluderet. Specialiseret rådgivning eller hasteopgaver kan koste mere.

Hvad koster en bogholder om måneden?

En mindre virksomhed kan i nogle tilfælde få en enkel månedlig løsning fra omkring 1.000– 2.000 kr. eksklusive moms. Virksomheder med flere bilag, ansatte, betalingsløsninger eller behov for rapportering vil normalt betale mere.

Er en fast pris bedre end en timepris?

En fast pris er ofte relevant ved løbende bogføring, fordi virksomheden får en mere forudsigelig omkostning. Timepris kan passe bedre til enkeltstående opgaver eller virksomheder med et meget begrænset og varierende behov.

Er momsindberetning inkluderet i bogholderens pris?

Det afhænger af aftalen. Nogle løsninger omfatter kun registrering af bilag, mens andre også inkluderer momsafstemning og indberetning. Virksomheden bør kontrollere, om både afstemning og selve indberetningen er inkluderet.

Er årsregnskabet inkluderet i den månedlige pris?

Ikke nødvendigvis. Nogle bogholderaftaler inkluderer klargøring til årsafslutning, mens selve årsregnskabet afregnes separat. Det bør fremgå tydeligt af tilbuddet, hvilke årlige opgaver der er inkluderet.

Kan en bogholder spare virksomheden penge?

En struktureret bogholder kan reducere tidsforbruget internt, opdage fejl og sikre et bedre grundlag for moms, løn og årsafslutning. Det er dog ikke muligt at garantere en bestemt besparelse, da værdien afhænger af virksomhedens nuværende processer og behov.

Kan jeg selv bogføre og kun bruge en bogholder til kontrol?

Ja. For mindre virksomheder kan det være en relevant løsning, hvis ejeren har den nødvendige tid og forståelse. Det bør aftales præcist, hvad bogholderen kontrollerer, hvor ofte kontrollen gennemføres, og hvem der har ansvaret for indberetninger og frister.